En la oficina, tu escritorio es tu centro de mando. Y los expertos dicen que lo bien organizado que esté puede ayudar a establecer el tono y el nivel de productividad en el trabajo.
«Las encuestas muestran que la persona promedio pierde una hora al día por la desorganización», dijo Lisa Zaslow, organizadora profesional en la ciudad de Nueva York. «Se necesita mucho menos tiempo para organizarse y mantenerse organizado. Piensa en lo frenético y estresado que estás cuando no puedes encontrar algo».
Así es como los expertos sugieren organizar tu escritorio para lograr la máxima eficiencia y productividad:
Disponga bien de su disposición. Tu monitor debe estar frente a ti a la altura de los ojos y a unos 17 centímetros de tu cuerpo, según Zaslow.
Ponga los elementos de uso frecuente, como el teléfono o los suministros, en su lado dominante para evitar tener que alcanzarlos.
Cuidado con el material de oficina. Los suministros que se utilizan todos los días pueden ir en el escritorio. Los artículos que se utilizan un par de veces a la semana deben ir en un cajón debajo o a un lado del escritorio.
«Levantarse aunque sea una vez al día a por un lápiz o un clip es desconectar el cerebro de un proyecto en el que estás trabajando y tendrás que volver a centrarte», dice Amy Trager, organizadora profesional de Chicago.
También es mejor agrupar los artículos similares. «Todo tu material de oficina debe estar junto, no dividido en varios cajones», dijo Andrew Mellen, organizador profesional.
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No te pases con los recordatorios. Cuando se trata de notas adhesivas, la moderación es la clave.
Enmarcar tu monitor con notas no es lo más efectivo. «En ese momento han perdido su utilidad», dice Trager. Utilízalas para recordatorios importantes a corto plazo.
No te pases con las chucherías personales. Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida privada es difícil, especialmente en su escritorio. Las fotos familiares, los recuerdos de las vacaciones y otras baratijas pueden proporcionar sentimientos positivos durante la jornada laboral, pero demasiados recuerdos pueden ser una distracción.
«Nuestros ojos tiran de cada cosa que tenemos delante y nuestro cerebro la procesa… aunque no nos demos cuenta», explica Zaslow. Un escritorio lleno de cosas significa «que es mucho trabajo y edición para ti».
Recomendó no tener más de tres objetos personales en un escritorio.
Controlar la bandeja de entrada. El correo electrónico es una forma cómoda de comunicarse, pero también puede ser una gran distracción.
Si se convierte en una distracción excesiva, Trager recomendó designar ciertos periodos de tiempo a lo largo del día para comprobar y responder al correo electrónico. «El resto del tiempo es para trabajar».
Tampoco hay que tener miedo de desactivar los avisos emergentes de nuevos correos si interrumpen el flujo de trabajo.
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Abraza el espacio en blanco. Mantenga un espacio libre del tamaño de un papel a su lado dominante como un espacio de trabajo designado para facilitar la revisión o la firma de documentos.
Prioriza tu flujo de trabajo. Mantenga sólo los proyectos y documentos relevantes y activos en su escritorio.
Cuando el trabajo se acumula, es fácil abrumarse y estancar la productividad, por lo que a continuación Trager recomienda agrupar los proyectos para priorizar:
1) Importantes y urgentes
2) Urgentes, pero no necesariamente importantes
3) Importantes, sin urgencia
4) No urgentes, y no importantes
Añadió que los archivadores verticales ayudan a evitar que se apilen las carpetas unas encima de otras y se pasen por alto las que no están arriba.
Revisa con frecuencia. Mantener un escritorio organizado requiere un mantenimiento y evaluaciones frecuentes, así que asegúrate de hacer una revisión semanal de tu escritorio para asegurarte de que todo sigue mereciendo un lugar en tu espacio de trabajo.
«La gente ni siquiera ve , tiene un impacto pero se desensibiliza ante ello», dijo Mellen.