Para conseguir que se emita una citación duces tecum, normalmente se sigue un procedimiento similar al siguiente: Adjunte al formulario de citación cumplimentado una declaración jurada en la que declare «bajo pena de perjurio» por qué necesita el material escrito. Prepare tres copias de todos los documentos y, después de conseguir que el secretario emita la citación, entréguesela al testigo mediante una notificación personal. Al igual que con una citación normal, el testigo tiene derecho a pedir una tarifa. La prueba de notificación se encuentra en el reverso del formulario de citación; debe rellenarse y devolverse al secretario.
Las normas para las citaciones varían de un estado a otro. Las normas técnicas sobre la presentación y entrega de documentos, así como el pago de las tasas de los testigos, varían considerablemente de un estado a otro. Asegúrese de saber lo que se requiere. Además, antes de citar documentos, asegúrese de preguntar si la otra parte se limitará a darle fotocopias por adelantado.
Una citación duces tecum debe dirigirse a la persona que está a cargo de los documentos, libros o registros que usted quiere que se presenten en el tribunal. Puede ser necesario realizar algunas llamadas telefónicas para averiguar quién es. Asegúrese de obtener esta información con exactitud. Si en la citación duces tecum aparece alguien que no tiene nada que ver con los documentos, no los obtendrá. Cuando se trata de una gran empresa, una empresa de servicios públicos o un gobierno municipal, es aconsejable incluir a la persona que está a cargo del departamento donde se guardan los documentos. Por lo tanto, si quiere registros relacionados con las multas de una biblioteca pública, o relacionados con las tasas de las licencias comerciales del departamento de impuestos y licencias de la ciudad, no debe incluir al director de la ciudad o al alcalde, sino que debe incluir al jefe de la biblioteca o al director de la oficina de impuestos y licencias.
Ejemplo: La ciudad le ha demandado en nombre de la biblioteca pública por 800 dólares por ocho libros raros que, según ellos, usted no devolvió. Usted sabe que devolvió los libros, pero no consigue hacérselo entender a la biblioteca, que insiste en tratarle como un ladrón. Te enteras de que cada abril la biblioteca hace un inventario anual de todos los libros de sus estanterías. Crees que si consigues acceder a ese inventario, podrás averiguar dónde ha extraviado la biblioteca los libros, o al menos demostrar que un porcentaje significativo de los demás libros de la biblioteca no están contabilizados, lo que hace suponer que son ellos, y no tú, los que han perdido los libros.
Tu primer paso es pedir a la biblioteca que te abra voluntariamente el inventario. Si se niegan, es muy posible que quieras citarlo. A continuación te explicamos cómo:
- 1. Rellene el formulario de citación.
- 2. Prepare una declaración bajo pena de perjurio. Describa brevemente los documentos que necesita y por qué son necesarios para probar cuestiones relacionadas con el caso. Si quiere que el custodio de los registros se presente en persona, dé una razón. No argumente los méritos de su caso.
- 3. Haga que el secretario de reclamaciones de menor cuantía emita una citación. A continuación, entregue la citación al bibliotecario jefe, y no olvide rellenar correctamente la prueba de notificación y devolverla al secretario.
Pida examinar los documentos antes de su audiencia en el tribunal. Los documentos que ha citado se enviarán por correo o se presentarán al tribunal, no a usted. Probablemente querrá tener la oportunidad de examinarlos y deberá solicitarlo al juez, que puede dejarle verlos allí mismo, en la sala, mientras otros casos siguen su curso. O, si es necesario, el juez puede aplazar el caso durante unos días y disponer que usted examine los documentos en el lugar de la empresa donde normalmente se guardan los registros.