¿Quieres ayudar a los empleados a completar las tareas mejor y de forma más eficiente? Las ayudas de trabajo son grandes herramientas de trabajo que entregan justo la información correcta en el momento adecuado a los empleados. Cuando están bien escritas, ahorran tiempo, aumentan la precisión y mejoran el rendimiento laboral.
Siga leyendo para aprender a crear y mejorar ayudas de trabajo eficaces, incluso si nunca ha hecho una antes.
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Las plantillas de Snagit son la forma más rápida de crear ayudas de trabajo de aspecto profesional. Ahorre tiempo, aumente la precisión y mejore el rendimiento del trabajo en minutos.
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¿Qué son exactamente las ayudas para el trabajo?
Las ayudas para el trabajo son instrucciones sencillas y claras sobre cómo hacer algo en el trabajo. Pueden incluir hojas de trucos, recordatorios, folletos, herramientas de apoyo al rendimiento, listas de direcciones y mucho más. Esencialmente, cualquier cosa diseñada para reducir los errores evitables en el trabajo puede considerarse una ayuda para el trabajo.
Las ayudas para el trabajo tienen muchos nombres y se utilizan en todo tipo de industrias como potenciadores del rendimiento. Son lo suficientemente útiles como para que, si las empresas no las proporcionan automáticamente, los empleados tiendan a crear ayudas de trabajo por su cuenta.
¿Has visto alguna vez tarjetas de instrucciones de 3 x 5 escritas a mano y pegadas en la pared junto a una impresora? ¿Y qué hay de las notas adhesivas que salpican el perímetro de una pantalla de ordenador? Ambos son tipos de ayudas de trabajo informales que los empleados han hecho ellos mismos.
Independientemente de si se les paga por hora o por proyecto, o son asalariados, la gente quiere saber la mejor manera de hacer las cosas de forma rápida y eficiente. Nadie quiere perder el tiempo buscando instrucciones.
Por lo general, las ayudas de trabajo son documentos impresos de una página o menos. Los encontrarás cerca de todo tipo de áreas de trabajo, desde líneas de montaje hasta instituciones financieras. Pueden colgarse en una pared o en un cubículo. Pueden ser una tarjeta plastificada cerca de la recepción, o un póster cerca en el almacén. En ocasiones, las ayudas de trabajo son digitales: una imagen o un archivo PDF en un ordenador, una aplicación para smartphone o un vídeo corto.
«Pero ya tenemos archivos de ayuda en línea. ¿Por qué necesito una ayuda de trabajo aparte?», puede preguntarse. Los empleados no quieren desplazarse por múltiples páginas de texto para encontrar lo que necesitan. Esto es especialmente cierto cuando las instrucciones están aparentemente «enterradas» dentro del programa que ya están utilizando.
A menudo, puede ser mejor tener instrucciones claras separadas del propio programa. A medida que las tareas del lugar de trabajo se vuelven más digitales, incluso las ayudas de trabajo impresas siguen siendo formas sólidas y eficaces de compartir información precisa.
Las principales formas en que las ayudas de trabajo mejoran el rendimiento
Hay tres formas principales en que las ayudas de trabajo ayudan a los empleados a hacer las cosas más rápido (y mejor). Cuando necesitan:
- Recordar cómo hacer algo
- Resolver un problema
- Aprender qué hacer cuando algo cambia
La formación sólo llega hasta cierto punto, y sólo permanece en la memoria de una persona durante poco tiempo. Cuando la sesión de coaching presencial de hace unas semanas ya se está quedando anticuada y se oye: «¿Cómo hago esa tarea otra vez?», es cuando las ayudas para el trabajo brillan. Están disponibles bajo demanda con la información exacta que los empleados necesitan, cuando la necesitan.
Tanto los empresarios como los empleados tienen mejores días cuando las respuestas están disponibles de inmediato. En lugar de tener que perseguir a alguien para obtener ayuda, los empleados tienen una ayuda de trabajo que les muestra los pasos necesarios para completar un proceso. No es necesario hojear capas de documentación para encontrar las instrucciones exactas: una ayuda de trabajo está justo al lado de su estación de trabajo para que los empleados puedan completar la tarea correctamente la primera vez.
Las ayudas para el trabajo no sólo son estupendas para ayudar a los empleados a recordar lo que han aprendido en una formación (como los procesos que sólo tienen que hacer ocasionalmente y no necesitan memorizar), sino que también son útiles cuando algo cambia: para la resolución de problemas, por ejemplo, o para recorrer los pasos de un flujo de trabajo ligeramente diferente de las nuevas versiones de software.
Estas eficiencias se suman. Según Peregrine Performance Group, las empresas con las que trabajan han sustituido un curso de formación de una semana por un día de formación más una ayuda para el trabajo. No sólo se necesita menos formación, sino que la competencia ha aumentado en un 50%. Cuando se toma el tiempo para escribir una ayuda de trabajo eficaz, puede esperar este tipo de beneficios:
- Ahorrar tiempo al conseguir que las tareas de trabajo se realicen más rápidamente
- Evitar cometer errores, gracias a tener instrucciones claras
- Menos estrés de los empleados
- Reducir las solicitudes de ayuda innecesarias de ida y vuelta
- Mejor control de los procesos/normas al compartir el mismo conocimiento con todos a la vez
- Menos formación y reciclaje
- Mejor experiencia de los empleados y los clientes
- ¿Escucha menos preguntas repetitivas de los empleados?
- ¿Se están completando las tareas con mayor precisión?
- ¿Qué pasa con las puntuaciones de satisfacción de los clientes?
Además, son rápidas: las ayudas al trabajo pueden desplegarse un 75% más rápido que la formación tradicional, y a un coste mucho menor, para un retorno de la inversión mucho mejor.
Cuando no hay tiempo para ver una. En algunos casos, los empleados necesitan conocer los procesos y procedimientos de memoria. No hay tiempo para mirar una tarjeta, por muy convenientemente situada que esté. A veces, la tarea requiere que el empleado mantenga toda su atención y su mirada en la tarea que está realizando (como en un entorno sanitario con un paciente, o en la fabricación con una pieza de maquinaria). En estos casos, los empleados deben memorizar los pasos y ser capaces de reaccionar inmediatamente, sin la ayuda de instrucciones externas.
Cuando puede reducir la credibilidad. Especialmente en las funciones de cara al cliente, hacer que los empleados se remitan a una ayuda para el trabajo puede no ser la imagen que se quiere dar. En algunas situaciones, los clientes esperan que los empleados ya conozcan cierta información. Incluso si las instrucciones adicionales fueran útiles, podría ser mejor evitarlas.
Cuando cada tarea es diferente. Si no hay coherencia en las tareas del trabajo, las ayudas para el trabajo no son útiles.
Como sustituto de toda la formación. Las ayudas para el trabajo no se sostienen por sí solas. Los empleados todavía se desempeñan mejor con un nivel básico de capacitación, con ayudas de trabajo como complementos.
Cómo crear una ayuda de trabajo (guía paso a paso)
Con los pasos correctos, usted puede crear fácilmente y de manera asequible una ayuda de trabajo que dispara el rendimiento de su equipo.
Reúne información sobre la tarea
Habla con los empleados que ya realizan este proceso. Cómo hacen para completarlo? Qué pasos siguen y en qué orden? Asegúrese de hablar con una serie de empleados – los experimentados que han hecho este trabajo una y otra vez, así como los novatos. ¿En qué se diferencian sus puntos de vista? Intente hacer el trabajo usted mismo y tome nota de la información que necesita.
Elija una estructura
Las ayudas para el trabajo caen naturalmente en una de estas tres categorías:
Lista de comprobación
Esto funciona cuando hay muchas cosas que hacer, pero sin un orden determinado. Por ejemplo, mantener la coherencia para las inspecciones de los equipos y el papeleo de las nuevas contrataciones.
Paso a paso
Utilícelo cuando las cosas deban hacerse en un orden determinado. Un diagrama de flujo (como este de diagnóstico para los proveedores de atención médica) o un árbol de decisiones si-entonces puede tener sentido para exponer el proceso de una manera lógica. Si necesita que los empleados registren la información a medida que avanzan (por ejemplo, si anotan las temperaturas en una sala de servidores o cuentan los productos en un almacén), puede hacer que la ayuda para el trabajo se pueda rellenar o utilizar una aplicación interactiva.
Referencia
Esto es mejor cuando no hay pasos concretos y no se necesita toda la información a la vez. Los empleados pueden echar un vistazo a esto cuando necesitan encontrar un número de referencia popular, compartir un número de teléfono con otro departamento o localizar un almacén en un mapa regional.
A veces una ayuda de trabajo tendrá muchas secciones, cada una con una estructura diferente. No se deje abrumar por las distintas opciones. El mejor formato será obvio una vez que empiece a escribir. Al final, a nadie le importa realmente cuál elija, siempre y cuando la ayuda para el trabajo ayude a realizar la tarea más rápido y mejor.
Escoge un formato
¿Será un papel laminado impreso de 8,5×11 colgado en una pared, o un JPG digital en la red? ¿Será una aplicación interactiva? Elija el formato con antelación para asegurarse de que la información encaja. La mayoría de las guías de empleo tienen una página o menos, o son visibles en una pantalla sin necesidad de desplazarse.
Según una investigación de TechSmith y Cebr, dos tercios (67%) de las personas entienden mejor la información cuando se comunica con elementos visuales. En lugar de un muro de texto, sustituye las palabras escritas por imágenes en la medida de lo posible: utiliza fotos, gráficos y cualquier otro elemento visual que se adapte a tu formato.
Cómo escribir una ayuda para el trabajo
Cuando se trata de elaborar una ayuda para el trabajo, menos contenido es definitivamente más. Nos encanta usar Snagit para las ayudas de trabajo porque hace que tomar capturas de pantalla y añadir anotaciones sea rápido y fácil. A continuación se explica cómo crear una ayuda de trabajo utilizando Snagit:
1. Haz tus capturas de pantalla
Abre Snagit y haz clic en el gran botón rojo de Captura. Desde ahí, podrás seleccionar el área de tu pantalla que quieras capturar. El editor de Snagit se abrirá automáticamente y cargará tu imagen. Aquí es donde empieza realmente la diversión:
2. Anotar
Si la ayuda de trabajo describe una tarea física, toma fotos y márcalas con flechas, etc., para señalar lo que hay que hacer. Para las tareas digitales, haz capturas de pantalla. Snagit no sólo le permite tomar y editar capturas de pantalla, sino que también puede añadir formas, resaltar y mostrar los pasos de un proceso dentro del mismo programa.
La herramienta de pasos automatiza la numeración: haga clic alrededor de la captura de pantalla para añadir pasos secuenciales.
Si las instrucciones abarcan varias pantallas o fotos, combínelas en un solo documento y añada cualquier texto alrededor o encima de las imágenes.
Para un formato digital, grabe un vídeo corto (nos gusta Camtasia) con una tabla de contenidos en la que se pueda hacer clic.
Tenga una apariencia consistente
Elija un esquema de colores y un estilo, y manténgalo a lo largo de su(s) ayuda(s) de trabajo. Utilice fuentes, tamaños, colores y la marca de la empresa de forma coherente siempre que sea posible. Los mejores editores de imágenes tienen plantillas y recursos que le permiten mantener un aspecto uniforme.
Hágalo multilingüe
Una ayuda de trabajo no funciona cuando la gente no puede leerla. Asegúrese de que su ayuda de trabajo esté localizada en tantos idiomas como sea necesario para sus empleados.
Prueba y revisa
Ahora que ha creado su ayuda para el trabajo, vea cómo funciona en la vida real. Busque a un compañero de trabajo servicial, coja algo para tomar notas y observe cómo intenta hacer la tarea utilizando la ayuda para el trabajo.
No les guíes, simplemente siéntate y observa lo que hacen de forma natural, y si la ayuda para el trabajo ayuda o no. Tome notas, haga preguntas de seguimiento, luego busque a otro compañero de trabajo y repita. Vuelve a escribir la ayuda de trabajo con lo que has aprendido.
Comparta y registre los comentarios
Una vez perfeccionada la ayuda para el trabajo, colóquela donde sea necesario: en una pared, cerca de los escritorios de las personas o donde tenga sentido para el formato elegido. Asegúrese de que los empleados saben que la ayuda para el trabajo está ahí para ellos. Recuérdales lo necesario y anímales a utilizarla. Si ha hecho un gran trabajo al crearlo, los empleados estarán más que agradecidos de tener algo que les ayude a hacer su trabajo más rápido y mejor.
Mantén los ojos abiertos para ver los resultados a largo plazo, tanto cualitativos como cuantitativos. Asegúrese de hacerse estas preguntas:
Utilice esta información continua para medir el éxito e inspirar actualizaciones para la próxima vez.
Bonus: plantillas de Snagit
¿Aún no sabes cómo empezar con las ayudas al trabajo? Deja que las plantillas de Snagit hagan el trabajo por ti
Primero, haz clic en el botón Crear y elige Imagen de la plantilla o selecciona imágenes de la bandeja de Capturas recientes, luego haz clic con el botón derecho y elige combinar en plantilla. Puede seleccionar las plantillas que mejor se adapten a las necesidades de su ayuda de trabajo.
Entonces, simplemente arrastre y suelte sus imágenes y ajústelas dentro de la plantilla. ¡Es así de fácil! Para ver un tutorial completo sobre cómo hacer una ayuda de trabajo con Snagit, mira este gran video a continuación:
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