Cómo establecer, lograr y hacer un seguimiento de los OKR en Trello

¿Así que tu equipo quiere llegar a algún sitio?

Resulta que el equipo de Buffer también. A través de los OKRs, han sido capaces de hacer precisamente eso.

Lo sabemos, lo sabemos, ¿OK-qué? Pues bien, OKR son las siglas de Objetivos y Resultados Clave. Los Objetivos son los resultados deseados que quieres, y los Resultados Clave son las formas medibles de saber que estás en camino de alcanzarlos.

Para definirlos de otra manera…

  • Un Objetivo ayuda a responder a la pregunta, «¿A dónde quiero ir?»
  • Un Resultado Clave ayuda a responder, «¿Cómo sabré que estoy llegando allí?»
  • Los grandes planes requieren grandes acciones, ¿verdad? Entonces, ¿cómo ha utilizado el equipo de Buffer los OKRs de la empresa?

    Escucha al vicepresidente de marketing de Buffer, Kevan Lee, mientras desglosa cómo la estrategia de la empresa mezclada con los OKRs puede llevarte a algunos de tus mejores resultados el próximo trimestre.

    OKRs: Objetivos y resultados clave-¿Qué son?

    Los objetivos y resultados clave conducen a una mejor gestión del rendimiento mediante el seguimiento de su progreso a través de la fijación de objetivos. Puedes utilizarlos con grupos y equipos, y se establecen durante un período de tiempo específico para que puedas seguir tu progreso.

    Suena fácil, ¿verdad?

    En Buffer tenemos grandes planes para construir una herramienta de medios sociales que sea tan omnipresente para los vendedores sociales como lo es Google Analytics para los propietarios de sitios web. ¡Es un objetivo grande, aterrador y audaz! ¿Cómo empezamos a establecer objetivos y a trabajar para conseguir algo así?

    Es difícil alinear nuestros objetivos y mantener el rumbo con la gestión de proyectos. Cómo priorizamos cuando cada objetivo es tan emocionante y, bueno, tan grande?

    ¿Te suena familiar? Imagina tener una forma de alcanzar los objetivos que te propones (por muy grandes que sean), y mantenerte en el camino durante todo el trayecto. Eso es lo que queríamos hacer.

    Nuestra solución es centrarnos en los OKR, un método riguroso de fijación de objetivos y seguimiento del progreso mediante el uso de objetivos y resultados clave que hemos descubierto que tiene un gran impacto en nuestro enfoque, entusiasmo y resultados.

    Así es como se ven los objetivos y los resultados clave en la práctica:

    ¿Qué tipos de empresas utilizan los OKR?

    Los OKR de las empresas llegaron originalmente a Google en 1999 cuando el VC John Doerr se los presentó a Larry Page y Sergey Brin. Se han utilizado en Google desde entonces, y parece que a Google le ha ido bastante bien con el crecimiento desde los años 90. Para ver cómo la empresa implementa sus procesos de OKR, Rick Klau, de Google Ventures Startup Lab, describe cómo son los objetivos (utilizando referencias de los 49ers de San Francisco) y cómo Google piensa en establecerlos y hacer su seguimiento:

    Y Google no es la única empresa de renombre que ha utilizado los OKR. Muchas empresas han utilizado OKRs con éxito en un momento u otro (o lo siguen haciendo a día de hoy), incluyendo Twitter, Intel, Sears, LinkedIn, Oracle y Jira.

    ¿Por qué debería tu equipo establecer OKRs?

    Hemos pasado por muchos estilos de trabajo diferentes en Buffer, experimentando para encontrar la forma en que todos trabajamos mejor y más felices. Estos son los que hemos hecho:

    • Teal (basado en el libro Reinventing Organizations)
    • Sin jefes, estructura muy plana, casi Holacracia
    • Sin objetivos
    • Muchos objetivos
    • OKRs
    • Al mismo tiempo, hemos crecido bastante rápido. El equipo era de 17 personas cuando me incorporé hace tres años. Ahora somos 82.

      A medida que crecíamos y soñábamos trimestralmente, pensamos que un sistema podría ser útil para ayudarnos a estar todos en la misma página con los grandes objetivos que queríamos para la empresa. Hemos utilizado los OKR para trazar nuestro camino hacia estos objetivos, estableciéndolos trimestralmente desde 2016 hasta 2021. Esto es lo que hemos encontrado más valioso:

      Los objetivos y resultados clave aumentan la claridad de los objetivos

      Uno de los mayores beneficios es que los OKRs proporcionan estructura y claridad para que una organización trabaje hacia objetivos comunes. Me encanta cómo lo describe la gente de Weekdone:

      El objetivo principal de los OKRs es conectar los objetivos de la empresa, del equipo y personales con los resultados medibles, haciendo que la gente se mueva junta en la dirección correcta.

      Y cuando consigues que un equipo de docenas o cientos de personas se muevan como uno solo, ¡consigues unos resultados increíbles!

      Sentí esta claridad enseguida con nuestros primeros objetivos trimestrales (de enero a marzo) en Buffer. Estaba trabajando con los miembros del equipo para crear estudios de casos de clientes, que es una tarea estupenda y divertida por sí misma, y se convirtieron en algo aún más primordial con la perspectiva obtenida de los OKR. Podía trazar una línea desde mi OKR de estudios de casos hasta el OKR de toda la empresa para los ingresos:

      • Los estudios de casos conducen a …
      • tráfico en el túnel intermedio y en el túnel inferior, lo que conduce a …
      • tasas de conversión más altas, que conducen a … (un OKR de todo el marketing)
      • más inicios de pruebas, lo que significa ….
      • Un aumento de los ingresos recurrentes mensuales, o MRR (un OKR de toda la empresa)
        • Los OKRs aumentan el enfoque del equipo

          Entre las mejores prácticas para los objetivos de la empresa está el revisarlos regularmente-no trimestralmente, sino idealmente cada semana. Incluso me he encontrado revisándolos a diario para mis propias revisiones de rendimiento personal.

          Cada vez que me enfrentaba a una nueva tarea o me sentía a la deriva con mi trabajo, me detenía y me preguntaba:

          «¿Me acerca esto al cumplimiento de mis objetivos?»

          Entonces, con seguridad, sacaba mi tablero de OKR Trello (más sobre ese software de OKR más adelante) y comprobaba si mis tareas actuales se alineaban con mis objetivos establecidos. Si las cosas estaban alineadas, podía volver al trabajo y sentirme seguro de que me estaba moviendo en la dirección correcta. Si había un conflicto, tendría una excusa incorporada para pasar a otras tareas.

          Los OKRs aumentan la colaboración del equipo

          Esta es probablemente una buena lección para aprender temprano (¡gracias, OKRs!) – necesito todas las manos en la cubierta.

          Muchos de mis OKRs personales dependían de la participación de mis compañeros de equipo o del compromiso de los empleados. No pude poner en marcha una nueva página de aterrizaje porque no tengo habilidades de desarrollo front-end. No podía crear de tres a cinco nuevas infografías porque no sé diseñar una. Reevalué todo.

          Nos dimos cuenta de que estos acuerdos eran comunes en todo Buffer, así que nos aseguramos de incluir un período de negociaciones antes de finalizar cualquier OKR.

          Simplemente te ponías en contacto con las personas con las que necesitarías trabajar en estos proyectos y encontrabas un punto en común con ellos para que el trabajo terminara en la lista de OKR de cada persona.

          Cómo ayudan los OKR a los embudos de marketing y ventas

          En Buffer tenemos muchas capas diferentes de OKR. Hay objetivos de toda la empresa y resultados clave que son establecidos por Joel y Leo, nuestros cofundadores. Luego, hay buenos OKRs para cada área de Buffer-Marketing, Producto, Felicidad, Ingeniería, Datos, Sistemas, Comunidad, Desarrollo de Clientes, Gente, Ops, etc.

          Más allá de estos, cada individuo en cada equipo tiene sus OKRs individuales, ¡lo que realmente ayuda a estirar las metas! Nuestro sistema de OKR se parece un poco a este diagrama de BetterWorks:

          Un par de semanas antes del comienzo de un nuevo trimestre, todos nos tomamos un tiempo para reflexionar sobre lo que queremos lograr en los próximos meses. Joel y Leo ayudarán a establecer los OKRs de arriba hacia abajo en toda la compañía, luego trabajaremos juntos como equipo de marketing para negociar cómo podrían ser los OKRs en nuestra área.

          Aquí hay una lista rápida de algunos de nuestros principales consejos para establecer OKRs en Buffer:

          • Los objetivos deben ser ambiciosos y deben sentirse ligeramente incómodos.
          • Los resultados clave son medibles; deben tener un número.
          • En principio, sólo alcanzarás el 70% de tus OKRs.
          • Conseguir el 100% significa que tus OKRs no son lo suficientemente ambiciosos.
          • Las calificaciones bajas no deben ser castigadas.
          • Ten cuidado de no establecer demasiados. Generalmente, un máximo de cinco objetivos con un máximo de cinco resultados clave cada uno es suficiente.
          • Nuestra mayor lección con los OKRs: Pueden (y deben) cambiar durante el trimestre. Especialmente en una startup de SaaS, las cosas suceden rápido, aprendemos rápido, y los objetivos que establecemos pueden no ser los correctos dentro de unas semanas después de nuestros procesos del día a día.

            Nuestros OKRs de marketing para el segundo trimestre (de abril a junio) incluían cinco objetivos diferentes que nos entusiasmaban, cada uno con tres a cinco resultados clave adjuntos. Este es uno de los OKR de lo que esperábamos hacer en Medium el último trimestre:

            (Puedes ver la lista completa de OKR aquí.)

            Establecerlos es realmente divertido. Es una oportunidad para soñar a lo grande, reflexionar sobre dónde estás y hacia dónde quieres ir, y hacer una lluvia de ideas sobre cómo llegar allí.

            ¿También es bastante divertido? ¡Hacer un seguimiento de los mismos! He encontrado mucha alegría en el sistema que utilizamos para nuestros OKRs de marketing: Trello.

            Cómo hacer un seguimiento de los OKRs en Trello

            En Buffer, tenemos la libertad de hacer un seguimiento de nuestros OKRs como mejor nos parezca. Hay algunas grandes herramientas por ahí para el seguimiento robusto de OKR. Encontré todo lo que necesitaba en un tablero de Trello, y hace un gran equipo de gestión de software. Aquí es cómo armé el tablero para los OKRs de marketing de Buffer:

            Configuración del seguimiento de OKR

            El diseño básico se organiza así:

            • Cada Objetivo se resume en un título de lista
            • Cada Resultado Clave obtiene su propia tarjeta bajo su lista de Objetivos
            • Cada tarjeta tiene una rica descripción de los detalles del OKR
            • Las etiquetas muestran el estado del Resultado Clave
            • Uno de mis mayores objetivos con el tablero de Trello era hacerlo a) usable, b) escaneable, y c) bonito. Afortunadamente, ¡los tres deseos estaban muy bien unidos!

              Sabía que no podía encajar todo un Objetivo en el título de una lista. Algo como: «Cuando la gente piensa en las empresas que son algunas de las mejores en Medium, deberían nombrar a Buffer como la marca número 1 que les viene a la mente» no encajaría muy bien.

              Así que resumí. El nombre de cada lista de Trello es una sinopsis de alto nivel del Objetivo, a veces plasmada en tan solo una o dos palabras.

              De forma similar, cada Resultado Clave recibe su propia tarjeta de Trello, con una descripción muy abreviada en la parte delantera:

              Después, dentro de la tarjeta, entro en más detalles sobre el Objetivo y el Resultado Clave completos:

              También utilizo un sistema de etiquetas muy sencillo, que muestra en qué punto estamos con cada Resultado Clave:

              • Planificación: «¡Aún no hemos empezado, pero seguro que estamos pensando mucho en ello!»
              • En proceso: «¡Actualmente estamos trabajando en ello!». (Esta es nuestra etiqueta más utilizada)
              • Hecho: «¡Éxito!»
              • Hecho (por ahora): Una bonita forma de decir: «no llegamos a este… pero algún día podríamos».
                • Listas de control avanzadas

                  Una de las mejores formas que hemos encontrado para hacer un seguimiento del progreso de los Resultados Clave es utilizar las Listas de control avanzadas. Estas tienen mucho sentido para los resultados que definimos como «lograr x número de cosas», como las publicaciones del blog, los experimentos y similares. Incluso podemos asignar miembros del equipo y una fecha límite a cada subtarea y verlas a vista de pájaro en la Vista de Calendario.

                  Aquí está nuestra Lista de Control Avanzada para el objetivo del Calendario Editorial:

                  Gráficos de Cascada

                  Hemos establecido una serie de objetivos con plazos para el trimestre, cosas como «aumentar las sesiones de nuestros nuevos posts en un 30% en los primeros 28 días» o «llegar a 150.000 sesiones al mes en el blog de Open».

                  ¡Estos objetivos son emocionantes para estirar! Y una cosa que me interesa asegurar es que no estemos en un lugar en el que establezcamos el OKR en abril y no nos demos cuenta hasta finales de junio de que ni siquiera estamos en el parque de pelota.

                  Lo que hemos encontrado que funciona bien aquí es un gráfico de cascada. Puedes verlos adjuntos a una serie de tarjetas en nuestro tablero, y los hemos configurado para que sean la cubierta completa de la tarjeta para una vista aún más bonita:

                  Un gráfico de cascada es un par de gráficos de líneas, uno que muestra dónde estás cuando estableces tu objetivo y dónde quieres estar al final del período del objetivo, y la otra línea que muestra tu progreso a lo largo del período.

                  Hemos adoptado el nuestro de una guía de Mike Volpe de HubSpot. Los fundamentos funcionan así:

  1. Establezca un objetivo, basado en un período de tiempo;
  2. Determine cuánto progreso diario necesita hacer para alcanzar el objetivo;
  3. Escriba este progreso en un gráfico de líneas;
  4. Siga su progreso diario; y,
  5. Agregue este progreso al gráfico de líneas, también.

Es tan sencillo (y complicado) como eso. Aquí tienes una plantilla que utilizamos.

Las variaciones que hemos añadido al gráfico vienen de una constatación que hicimos en el primer trimestre. La idea de los OKRs es establecer objetivos agresivos y ambiciosos para alcanzar, con el entendimiento de que se espera que alcances sólo el 70 por ciento de tus OKRs en un trimestre. Así que añadimos este elemento a nuestras cascadas, que ahora incluyen tres líneas de crecimiento diferentes:

  • 70% – En camino
  • 85% – Vaya, va de maravilla
  • 100% – ¡Home run! Fuegos artificiales!
  • Así que este es el aspecto de un gráfico nuestro a principios del trimestre:

    ¿Y cómo lo añadimos en Trello?

    Simple (y hacky): Hago una captura de pantalla del gráfico en una hoja de cálculo de Google Sheets, y lo añado a la tarjeta de Trello, asegurándome de que el último gráfico sea la portada de la tarjeta.

    Establezca y aplaste las metas del equipo con los objetivos y los resultados clave

    Si está buscando una manera de poner en marcha la productividad de su equipo, su enfoque y sus resultados, hemos encontrado que un sistema de fijación de objetivos como los OKR es un verdadero impulso. ¡Puede haber mucho que investigar con los OKRs, aunque hemos encontrado que sólo estos fundamentos pueden ser suficientes para poner en marcha la pelota hacia el logro de grandes cosas:

  1. Establezca objetivos ambiciosos con resultados medibles.
  2. Colóquelos en Trello.
  3. Compruebe regularmente para ver su progreso.
  4. También puede copiar esta plantilla OKR y hacerla suya!

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *