Cuando se le ha elegido para actuar como fideicomisario de un fideicomiso, debe manejar tanto el dinero como las personas. Puede que le preocupe más la parte financiera, pero las personas pueden resultar el mayor reto. Su trabajo como fiduciario será infinitamente más fácil (y será mucho más eficaz) si, desde el principio, tiene un trato cordial con los beneficiarios del fideicomiso, es decir, las personas que se benefician del dinero del fideicomiso. He aquí algunos consejos. (Para obtener información básica sobre cómo actuar como fideicomisario, consulte el artículo de Nolo Trusts: ¿Debe usted actuar como fideicomisario?)
Comuníquese bien y con frecuencia con los beneficiarios
La mayoría de los beneficiarios no están familiarizados con el proceso de administración del fideicomiso y están preocupados por su falta de control. Esta combinación es la receta perfecta para el miedo y la paranoia. Puede que lo esté haciendo todo bien desde el punto de vista técnico, pero si los beneficiarios no saben lo que está haciendo -o por qué lo está haciendo- no es probable que consiga su cooperación o apoyo. Y, sin él, es probable que tu trabajo dure más tiempo y sea más difícil de lo necesario.
La mejor manera de aliviar las preocupaciones de los beneficiarios es:
- ponerse en contacto con los beneficiarios desde el principio
- educarlos sobre su papel
- ayudarles a formarse unas expectativas realistas sobre el tiempo que les llevará administrar el fideicomiso
- tratar sus preguntas como oportunidades para involucrarlos (en lugar de como molestas intrusiones), y
- no ocultarles el documento del fideicomiso ni los activos.
- mantener muy buenos registros
- nunca utilizar los activos del fideicomiso para su propio uso, y
- si se paga a sí mismo una compensación, esté preparado para justificar lo que ha cobrado y qué servicios ha prestado al fideicomiso.
Estás obligado (por ley) a mantener a los beneficiarios razonablemente informados sobre cómo se gestionan los activos del fideicomiso. Algunos estados exigen que envíes periódicamente a los beneficiarios determinados tipos de avisos e información. Piense en estos requisitos como el mínimo que debe hacer. Le irá mejor si supera estos requisitos y se asegura de que todos los beneficiarios sepan exactamente lo que posee el fideicomiso y lo que está haciendo con los activos. Cuanta más transparencia haya durante la administración de un fideicomiso, más contentos estarán los beneficiarios.
Contacta pronto con los beneficiarios
Si todos los beneficiarios viven cerca, una buena manera de empezar podría ser convocar una reunión familiar y sentarse juntos para repasar el proceso de administración del fideicomiso. Puede responder a las preguntas básicas de los beneficiarios sobre el fideicomiso y sus términos y darles una visión general de lo que debe suceder antes de que pueda entregarles los activos del fideicomiso. Limite el alcance de la reunión a una discusión sobre lo que dice el instrumento de fideicomiso y cómo funciona la administración del fideicomiso.
El abogado que le está ayudando en su papel de fideicomisario también puede estar en esa primera reunión (para más información sobre si debe contratar un abogado, consulte el artículo de Nolo El trabajo del fideicomisario: Los primeros seis meses). El abogado puede responder a preguntas sobre el fideicomiso y sus responsabilidades. Pero los beneficiarios deben entender que el abogado está ahí para representarle a usted en su calidad de fiduciario y que el abogado no puede dar a los beneficiarios asesoramiento legal. Los beneficiarios descontentos pueden conseguir sus propios abogados para que les ayuden a abogar por ellos en el proceso de administración del fideicomiso, aunque si usted los mantiene informados y comprometidos, no deberían necesitarlo.
Si una reunión cara a cara no es práctica, envíe a cada beneficiario una carta para notificarles que usted es el fiduciario, dar su información de contacto y proporcionar una visión general del proceso de administración del fideicomiso. Esta carta debe ser adicional a las notificaciones que la ley de su estado requiera.
Manténgase en contacto con los beneficiarios
Cuando tome una acción como fiduciario o descubra información que afecte a los beneficiarios, asegúrese de hacérselo saber. Usted tiene la obligación legal de dar a los beneficiarios la información que puedan necesitar para proteger sus intereses. Usted proporcionará informes periódicos por escrito (llamados «rendiciones de cuentas») en los que se detallan todas las transacciones financieras, pero es una buena idea mantener abiertas también líneas de comunicación informales. Un breve correo electrónico para informar a los beneficiarios de que ha recibido una oferta por unos bienes inmuebles del fideicomiso que quiere vender o de los problemas que ha tenido con la liquidación de una cuenta de corretaje hará que los beneficiarios sepan lo que está ocurriendo, y que los está teniendo en cuenta.
Si cree que un beneficiario podría dudar de usted en el futuro, por ejemplo, si quiere vender unas acciones propiedad del fideicomiso pero sabe que un beneficiario quiere conservarlas, podría ser prudente ir un paso más allá y pedir la aprobación de los beneficiarios antes de actuar. En la mayoría de los estados, si los beneficiarios dan su consentimiento por escrito a una actividad propuesta, no pueden demandarle posteriormente si la decisión resulta ser un error. Si un beneficiario se opone a algo que has propuesto, puedes ir al tribunal local y preguntar al juez qué hacer.
Muestra a los beneficiarios los términos del fideicomiso
En algunos estados, los beneficiarios tienen derecho a ver una copia del propio documento del fideicomiso. En otros estados, los beneficiarios no tienen derecho legal a ver todo el instrumento de fideicomiso, por lo que, si lo desea, puede darles solo la información suficiente para que puedan salvaguardar sus intereses. Puede decidir revelar sólo las disposiciones que se aplican directamente a un beneficiario en particular.
En muchos casos – como cuando todos los hermanos reciben una parte igual del fideicomiso – puede tener sentido dar a cada uno una copia completa del instrumento de fideicomiso en sí, incluso si no es requerido por la ley estatal.
Pero en algunas situaciones, compartir todo el documento de fideicomiso con todos los beneficiarios puede desencadenar malos sentimientos. Si la parte de un beneficiario se mantiene en un fideicomiso debido a la incapacidad pasada de ese beneficiario para administrar el dinero, o si un beneficiario está recibiendo más que otros, es posible que no quiera ofrecer el instrumento de fideicomiso completo. Puede proporcionarlo si un beneficiario se lo pide.
Si usted también es beneficiario
Es bastante común ser a la vez fiduciario y beneficiario de un fideicomiso. El cónyuge superviviente, por ejemplo, es casi siempre el fideicomisario y beneficiario sucesor de un fideicomiso familiar. Y es bastante común que un hijo adulto sea el fideicomisario y que todos los hermanos sean beneficiarios de los fideicomisos de sus padres. Esta puede ser una posición difícil porque, como fiduciario, tu trabajo es ser justo con todos y nunca beneficiarte a ti mismo a costa de otro beneficiario.
Si estás en esta posición, no seas descuidado sólo porque todo queda en familia. A la hora de llevar un registro y tomar decisiones, haga como si no conociera a los beneficiarios: trátelos como si fueran extraños, no como si fueran sus hermanos o hijos. Eso significa asegurarse de:
Para una guía paso a paso de todo lo que necesita saber para gestionar un fideicomiso, consiga The Trustee’s Legal Companion de Liza Hanks y Carol Elias Zolla (Nolo).