Al enviar o recibir pagos, usted tiene varias opciones. Entre esas opciones, puede utilizar efectivo, cheques o pagos electrónicos. La mayoría de las organizaciones prefieren esta última opción, también conocida como depósito directo. De hecho, a veces es obligatorio utilizar el depósito directo. Afortunadamente, es una opción de pago segura y económica para todas las partes implicadas.
¿Qué es el depósito directo?
El depósito directo es un pago electrónico de una cuenta bancaria a otra. Por ejemplo, el dinero puede pasar de la cuenta bancaria de un empleador a la cuenta bancaria de un empleado, aunque hay varias otras formas de utilizar el depósito directo. Para completar las transferencias, los bancos utilizan la red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), que coordina estos pagos entre las instituciones financieras.
Transacciones totalmente automáticas
Cuando reciba fondos a través de un depósito directo, el saldo de su cuenta aumentará automáticamente cuando llegue el pago. No necesita aceptar el pago ni depositar fondos en su cuenta, lo que sería necesario si recibiera efectivo o un cheque. Del mismo modo, cuando paga con el depósito directo, el saldo de su cuenta corriente disminuirá automáticamente cuando el pago salga de su banco.
Método de pago común
El depósito directo se ha vuelto cada vez más popular porque elimina el papeleo innecesario. Miles de millones de pagos ACH tienen lugar cada año. Por ejemplo, ramas del gobierno como la Administración de la Seguridad Social, ya no imprimen cheques. En su lugar, requieren que se reciban los fondos electrónicamente, ya sea a través de un depósito directo en su cuenta corriente o a través de una tarjeta de débito recargable. Los empleadores de todos los tamaños disfrutan de la facilidad de hacer pagos tanto a los empleados como a los proveedores a través de los depósitos directos.
Razones para hacer el cambio
Hay varias razones para que tanto las empresas como los consumidores utilicen el depósito directo.
Los depósitos automáticos son convenientes
Cuando se reciben fondos por depósito directo, los fondos se agregan a su cuenta sin ninguna acción requerida de su parte. Tanto si está fuera de la ciudad como si está demasiado ocupado para ir al banco, su cuenta será abonada.
Pasarse a lo digital ahorra dinero y recursos
Con los pagos electrónicos, no es necesario imprimir cheques ni pagar para enviarlos por correo. Esto ahorra dinero a la empresa al tiempo que preserva los recursos asociados a la impresión de cheques y su transporte. Por lo general, es gratuito recibir pagos, y el envío de fondos por ACH suele ser menos costoso que otras opciones.
Los registros electrónicos no llenan los archivadores
Con una transacción de depósito directo, todos tienen un registro del pago. Es fácil ver lo que ocurrió en el historial de transacciones de su cuenta corriente. Esa transacción estará ahí siempre que necesite consultarla. No es necesario anotar manualmente los detalles de los pagos, ni guardar los talones de pago en un archivador, ni hacer un seguimiento del papeleo.
Los pagos digitales son más seguros
Nadie puede robar un cheque, alterarlo o intentar cobrarlo cuando el pago se entrega digitalmente. Los fondos pasan sin problemas de una cuenta corriente a otra. Cuando se trata de llevar el dinero de una cuenta bancaria a otra, los depósitos directos están entre las formas más seguras de completar la transacción.
Los depósitos directos completan rápidamente las transacciones
Los que reciben el pago a través de un depósito directo a menudo reciben su pago antes que los que reciben el pago a través de un cheque en papel. El depósito directo puede llegar a la cuenta de un beneficiario antes de que otro beneficiario reciba un cheque en papel en el correo. Incluso si llegan al mismo tiempo, el beneficiario del cheque en papel tendrá que dar el paso adicional de depositar el cheque y esperar a que esos fondos se compensen.
Configuración del depósito directo para recibir pagos
Para recibir los pagos electrónicamente, necesita proporcionar la información de la cuenta bancaria a la organización que le está pagando. Es posible que le exijan que utilice un formulario concreto (como el de depósito directo) o que le pidan que proporcione un cheque anulado. En algunos casos, tendrá que proporcionar la información de su cuenta en línea.
Para recibir los pagos, tendrá que proporcionar los siguientes datos a la organización que le pagará.
- Número de cuenta bancaria
- Número de ruta
- Tipo de cuenta (normalmente una cuenta corriente)
- Nombre y dirección del banco-puede utilizar cualquier sucursal del banco o cooperativa de crédito que utilice
- Nombre(s) de los titulares de la cuenta
Puede encontrar la mayoría de esa información en cualquier cheque personal.El número de ruta suele aparecer en el anverso del cheque, en la parte inferior izquierda. El número de cuenta estará justo a su derecha. Como alternativa, puede llamar a su banco y pedir información sobre el depósito directo. Los detalles también suelen estar disponibles en Internet, pero es mejor que acceda a su cuenta para obtener información precisa.
Los números de ruta y de cuenta de su banco son información sensible, así que no facilite esos números a nadie a menos que confíe realmente en ellos.
La configuración del depósito directo puede tardar entre unos días y unas semanas. Pregunte a su empleador qué puede esperar para no buscar sus pagos en el lugar equivocado.
Una vez que todo esté configurado, sus pagos llegarán a su cuenta bancaria automáticamente. Asegúrese de comprobar el saldo disponible en su cuenta corriente antes de intentar gastar ese dinero. Los pagos del gobierno, como los reembolsos de impuestos y los beneficios de la Seguridad Social, suelen estar disponibles de inmediato, al igual que los pagos de los empleadores, aunque depende de su banco. Otros pagos pueden ser retenidos durante unos días.
Envío de pagos con depósito directo
Para enviar pagos electrónicamente, necesita una relación con una institución financiera que proporcione pagos ACH. Las cuentas bancarias empresariales, los servicios de contabilidad populares y los proveedores de nóminas pueden ofrecer ese servicio, así que pregunte a los proveedores con los que ya está trabajando antes de buscar nuevos recursos.
Una vez que tenga una forma de enviar pagos ACH, sólo tiene que reunir información sobre sus empleados. Incluya cualquier información requerida por las leyes locales y federales en su comunicación con los beneficiarios. Si no está seguro de las regulaciones de su área, consulte con su contador.
Otros usos para el depósito directo
Hay muchos usos para el depósito directo, aparte de recibir cheques de pago o pagar a los empleados.
Contratistas independientes
Su negocio puede pagar a los contratistas independientes con el depósito directo. Su software de contabilidad o su actual proveedor de nóminas debería ser capaz de acomodar esos pagos con bastante facilidad, aunque el coste puede ser mayor que el de pagar a los empleados W-2.
Beneficios de la Seguridad Social
A partir de 2013, la Administración de la Seguridad Social requirió que los beneficiarios recibieran los pagos electrónicamente. Para inscribirse en los pagos electrónicos, visite el sitio web Go Direct del Tesoro de los Estados Unidos. También puede cambiar las instrucciones de depósito directo existentes en www.SSA.gov.
Manutención de los hijos y alimentos
Para recibir o enviar los pagos de manutención de los hijos y alimentos electrónicamente, póngase en contacto con el departamento de su estado responsable de gestionar esos pagos.
Reembolsos de impuestos
Recibirá su dinero más rápido si utiliza el depósito directo para los reembolsos de impuestos. Dígale a su preparador de impuestos que prefiere el depósito directo, o proporcione la información de su cuenta bancaria al gobierno cuando presente sus declaraciones. Incluso puede dividir su reembolso para que el dinero vaya a varias cuentas, lo que facilita el ahorro de parte del dinero de su reembolso. Para dar instrucciones de depósito directo, utilice la sección de reembolso (línea 21b-d) del formulario 1040. También puede dividir su depósito directo entre varias cuentas utilizando el formulario 8888.
Es una buena idea configurar alertas para recibir un correo electrónico o un mensaje de texto cada vez que haya un depósito o una retirada en cualquiera de sus cuentas.
Pagar facturas
Como consumidor, puedes utilizar la misma tecnología para evitar el uso de cheques, el pago de los gastos de envío y que las facturas lleguen a tiempo al correo. Para ello, puedes configurar el pago de facturas en línea con tu banco o establecer pagos ACH con quien tengas que pagar.
Compruebe sus depósitos directos periódicamente
Incluso después de haber recibido o enviado depósitos directos con éxito, vale la pena comprobar periódicamente sus cuentas bancarias. De esta manera, detectará cualquier error o señal de robo de identidad. Si está pasando de un registro de cheques en papel, tendrá que adaptarse al cambio de ver todo en línea, pero no hay ninguna razón por la que no pueda seguir equilibrando sus cuentas como lo ha hecho en el pasado.