Empezando un negocio
Una empresa utiliza un doing business as (DBA) cuando el nombre con el que opera es diferente de su nombre legal y registrado.
En la vida y en los negocios, las cosas no son siempre como parecen. Y eso está bien. Algunas personas cambian sus nombres por razones personales o profesionales. Un segundo nombre, un nombre abreviado o un apodo pueden resultar más naturales y adecuados. No hay nada malo en tener un nombre que todo el mundo conozca, y un nombre que pertenezca a un certificado de nacimiento y a un pasaporte.
La versión comercial de esto se llama hacer negocios como (DBA).
En este artículo, los desglosaremos para que pueda decidir si un DBA es adecuado para usted. También le diremos cómo presentar un DBA para que tenga muy claro cómo funciona y qué responsabilidades tiene.
¿Qué es exactamente hacer negocios como?
En los Estados Unidos, un DBA permite al público saber quién es el verdadero propietario de un negocio. El DBA también se denomina nombre comercial ficticio o nombre comercial supuesto. Se originó como una forma de protección del consumidor, para que los propietarios de negocios deshonestos no pudieran tratar de evitar problemas legales operando bajo un nombre diferente.
Cuando alguien presenta un DBA, normalmente se difunde en algún tipo de periódico (tal vez haya notado todas esas entradas de «nombre de negocio ficticio» en los clasificados locales). Permite a la comunidad saber exactamente quién está detrás de un negocio.
¿Por qué una pequeña empresa necesita un nombre DBA?
En general, hay dos razones por las que un negocio en los EE.UU. necesitaría obtener un DBA:
Para propietarios únicos
Si usted está operando su negocio como propietario único, tendrá que presentar un DBA si su negocio tiene un nombre diferente al suyo. Por ejemplo, si el propietario único Gordon Flanders quisiera llamar a su tienda de jardinería Green Thumbs McGee’s, tendría que presentar un DBA.
En algunos casos, no necesita un DBA si el nombre de su negocio es una combinación de su nombre y una descripción de su producto o servicio. En el caso de Gordon, si su negocio se llamara Gordon Flanders’s Gardening Services, no necesitaría un DBA. Pero, si sólo es su nombre de pila, (es decir, Gordon’s Gardening Service), entonces se requiere un DBA porque no es su nombre legal completo.
Si no está seguro de si necesita o no presentar un DBA, póngase en contacto con la oficina del secretario de su localidad (ciudad o condado) y pregúnteles si es necesario.
Para Corporaciones y Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLCs)
Un rápido repaso a lo que constituye una corporación y una LLC:
Cuando usted incorpora su negocio, está creando una entidad legal que está separada de usted. Esto significa que usted será absuelto de cualquier responsabilidad personal asociada con su negocio.
Una LLC es un híbrido de una corporación y una propiedad única. Al igual que una corporación, los propietarios de una LLC no serán personalmente responsables de los pasivos, pero la empresa no vivirá si un propietario muere o el negocio se declara en bancarrota.
Si usted ha presentado para convertirse en una corporación o LLC, ya ha registrado su nombre comercial y no necesita un DBA. Sin embargo, necesitará obtener un DBA si planea llevar a cabo el negocio utilizando un nombre que es diferente al nombre presentado con su documentación de LLC/corporación.
Por ejemplo, si Gordon incorporó su negocio como Green Thumbs McGee’s Gardening Centre, su negocio necesitaría presentar un DBA para poder operar también bajo «SpringFlowersGardening.com» o «Spring Flowers ‘R’ Us». Del mismo modo, si abriera otra tienda de jardinería, necesitaría un DBA para «Spring Flowers Garden Shop».
En resumen, necesita un DBA para operar con cualquier tipo de variación de su nombre original.
Por qué un Doing Business As puede ser una buena estrategia de negocio
Registrar un DBA suena como un montón de papeleo superfluo, sin embargo, en realidad hay razones importantes para tener sus DBAs en orden:
1. Es la forma más fácil de registrar su nombre
Si usted es un propietario único, la presentación de un DBA es la forma más sencilla y menos costosa de utilizar un nombre comercial. Puede crear una identidad de negocio profesional separada sin tener que formar una LLC o corporación.
2. Puede operar múltiples negocios
Para las LLCs o corporaciones, un DBA le permitirá operar más de un negocio sin tener que formar una LLC o corporación separada para cada uno.
Digamos que Gordon quiere entrar en el diseño de jardinería, la contratación, el mantenimiento de árboles y la remoción de nieve. Puede crear una corporación con un nombre relativamente genérico y utilizar un DBA para cada negocio individual. Sus sub-DBAs podrían incluir «Green Thumbs McGee’s Landscape Design», «Green Thumbs McGee’s Tree Maintenance», etc. Esto reducirá su papeleo y sus gastos cuando esté operando múltiples proyectos.
3. Los DBAs mantienen su negocio en conformidad
Si su negocio es una LLC o corporación, usted disfruta de ciertas protecciones legales. Sin embargo, estas protecciones pueden ser invalidadas si usted está operando bajo un nombre diferente y no presentó un DBA. Por ejemplo, Gordon puede haber incorporado Green Thumbs McGee’s, pero si firmó un contrato con un cliente simplemente bajo Green Thumbs (o alguna otra variación), ese contrato puede no sostenerse en la corte.
4. Usted no quiere operar un negocio bajo su propio nombre
Muchos propietarios únicos prefieren la simplicidad de iniciar un negocio bajo su nombre personal. Pero otros quieren algo de privacidad y separación entre ellos y su negocio. La presentación de un DBA bajo un nombre diferente significa que usted no tendrá que tener su nombre personal en el registro público cada vez que se menciona su negocio.
5. Quiere un nombre de empresa creativo o distintivo
Gordon Flanders es un nombre perfectamente correcto, pero Green Thumbs McGee’s evoca una imagen vívida de verdor e industria. Muchas empresas dan a sus negocios un nombre que coincide con el producto o servicio que ofrecen.
¿Quién puede culpar a Elon Musk por nombrar su negocio en honor al ingeniero pionero Nikola Tesla, o a Sara Blakely por el ingenioso y extrañamente evocador nombre del negocio Spanx? Pero si hubieran empezado con «Los coches eléctricos de Elon» o «Ropa interior constrictiva para mujeres», podrían haber utilizado un DBA para seguir dirigiendo sus negocios originales con sus nuevos y mejorados nombres.
6. Su banco le pide un DBA para abrir una cuenta comercial
Muchos bancos exigen a los propietarios únicos y a las sociedades que tengan un DBA antes de abrir una cuenta bancaria comercial. Muchos bancos piden ver la presentación del DBA o el certificado de nombre asumido como prueba del registro del nombre.
7. Usted quiere capturar un mercado diferente bajo un nuevo nombre de dominio
Las ventas en línea pueden ser enormes para cualquier negocio. En lugar de tratar de hacer que un sitio web sea todo para todos, puede segmentar su mercado en línea mediante la presentación de DBA para diferentes subconjuntos de productos o servicios.
De esta manera, puede crear sitios web separados dirigidos específicamente a clientes con diferentes necesidades, (por ejemplo, LandscapingTools.com, SnowRemoval.com). Puede tener tantos nombres ficticios como desee (dentro de lo razonable), todos bajo el mismo techo empresarial.
8. Para reclamar el nombre de su empresa
Cuando presenta un DBA, también está anunciando al mundo el nombre que ha elegido al ponerlo en el registro público. En algunos estados, la presentación de un DBA no impide que otra empresa registre el mismo nombre, pero vale la pena comprobar si ese es el caso en su estado. Podría ahorrarle muchos problemas más adelante.
¿Todavía no está seguro de si hacer negocios como es lo adecuado para usted?
Si se pregunta si un DBA es ventajoso para su negocio, consulte a un abogado que pueda ayudarle a conocer los posibles beneficios.
Los pormenores de la presentación de un DBA
Las normas, requisitos, formularios y tarifas asociadas a la presentación de un DBA son diferentes en cada estado y condado. La SBA de EE.UU. ofrece una tabla que detalla la presentación de un DBA en cada estado. En algunos estados, los propietarios únicos y las sociedades generales se presentan en una oficina, mientras que las corporaciones, las LLC y otras entidades estatutarias se presentan en otra. Los formularios DBA también pueden ser diferentes. El tiempo que se tarda en tramitar un DBA también varía. Es mejor aprender cómo opera su estado o condado.
Aquí hay alguna información adicional sobre la presentación de un DBA:
Buena situación
Si usted está incorporado o tiene una LLC, se le puede pedir una prueba de que su negocio está en buen estado. Usted puede solicitar un Certificado de Vigencia de la Secretaría de Estado. Hay varias empresas que preparan y presentan los formularios necesarios para usted. (Si busca en Google «Certificate of Good Standing» podrá reducir la lista.)
No puede usar Inc. o Corp.
Recuerde que no puede añadir Inc. o Corp. al final de su DBA (por ejemplo, Green Thumbs McGee’s, Inc.) si su negocio no está incorporado. Lo mismo ocurre con una LLC.
Anunciando su DBA
Su estado o condado puede pedirle que anuncie su DBA poniendo un anuncio en un periódico local para que el público pueda estar al tanto de su presentación.
Los métodos de pago y presentación varían
Los métodos de pago y presentación de DBA varían según el estado/condado. Algunos permiten pagar con débito o crédito; otros requieren un giro postal o un cheque de caja. En algunos estados, la presentación puede realizarse en línea, mientras que en otros es necesario enviar los documentos notariados por correo a sus oficinas. Consulte con la oficina de su estado/condado para estar seguro.
Considere la posibilidad de solicitar un número de identificación de empleador
Para evitar el uso de su número de seguridad social para identificar su negocio, considere la posibilidad de solicitar un número de identificación de empleador. Esto ayuda a mantener sus asuntos personales y de negocios separados.
Los DBAs necesitan ser renovados
En muchos estados, un registro DBA debe ser renovado cada cinco años más o menos. Haga una nota para presentar la renovación antes de que caduque para que pueda seguir operando legalmente su DBA.
Los cambios que haga pueden afectar a su DBA
Si la información en su presentación de DBA cambia (por ejemplo, usted incorpora o se convierte en una LLC, reubica su negocio o nombra a un nuevo socio, funcionario o miembro), es posible que tenga que revisar su DBA. Algunos estados requieren que las empresas presenten una enmienda. Otros requieren un registro completamente nuevo. Asegúrese de mantener su DBA al día.
Piense dos veces antes de saltarse el paso del DBA
Si todo esto parece una molestia, y quiere seguir adelante y usar un nombre ficticio sin registrarse, piénselo de nuevo. Es ilegal operar un negocio bajo un nombre ficticio no registrado. Algunos estados imponen duras sanciones por no registrar un nombre DBA, incluyendo civiles y penales.
Una manera de hacer el proceso de presentación de DBA más fácil es contratar un servicio de presentación de documentos legales para ayudar a asegurarse de que usted está siguiendo su condado y los requisitos del estado perfectamente. Sea cual sea el método que elija, no podrá comenzar a utilizar su DBA hasta que reciba un certificado de nombre ficticio.
Pensamientos finales sobre el DBA
Su nombre comercial es más que un simple nombre. Un DBA puede ser una parte poderosa de su estrategia de negocios.
Considere las formas en que un nombre ficticio puede ayudarle a construir, ramificar o incluso simplificar la forma en que opera. Puede optar por consultar a un abogado o a un consultor de negocios para que le ayude a pensar en las ventajas de un DBA. Y asegúrese de que se presenten y renueven correctamente.
¡Feliz nombramiento!
Este post fue actualizado en noviembre de 2020.
acerca del autor
Freelancer & Cliente de FreshBooksHeather Hudson ha sido escritora independiente durante más de 17 años. Como propietaria de una pequeña empresa, entiende los triunfos y desafíos de la vida como empresaria. Y como cliente de FreshBooks desde hace mucho tiempo, siempre está buscando maneras de trabajar de forma más inteligente, no más difícil. Puedes saber más sobre su trabajo en heatherhudson.ca.