La mayoría de las empresas venden a sus clientes a crédito. Es decir, entregan los bienes y servicios de inmediato, envían una factura y cobran unas semanas después. Las empresas hacen un seguimiento de todo el dinero que les deben sus clientes utilizando una cuenta en sus libros llamada cuentas por cobrar.
Aquí repasaremos cómo funcionan las cuentas por cobrar, en qué se diferencian de las cuentas por pagar y cómo la gestión correcta de sus cuentas por cobrar puede hacer que le paguen más rápido.
¿Qué son las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar son todo el dinero que le deben sus clientes por los bienes o servicios que le compraron en el pasado. Este dinero suele cobrarse al cabo de unas semanas y se registra como un activo en el balance de su empresa. Las cuentas por cobrar se utilizan como parte de la contabilidad de devengo.
¿Dónde encuentro las cuentas por cobrar?
Puede encontrar las cuentas por cobrar en la sección de «activos corrientes» de su balance o plan de cuentas. Las cuentas por cobrar se clasifican como un activo porque proporcionan valor a su empresa. (En este caso, en forma de un futuro pago en efectivo.)
¿Cuál es la diferencia entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar?
Las cuentas por cobrar son una cuenta de activo, que representa el dinero que sus clientes le deben.
Las cuentas por pagar, por otro lado, son una cuenta de pasivo, que representa el dinero que usted debe a otra empresa.
Digamos que usted envía al negocio de su amigo Keith, Keith’s Furniture Inc, una factura por 500 dólares a cambio de un logotipo que usted diseñó para ellos.
Cuando Keith reciba su factura, la registrará como una cuenta por pagar en sus libros, porque es dinero que tiene que pagar a otra persona.
Usted la registrará como una cuenta por cobrar en su extremo, porque representa dinero que recibirá de otra persona.
¿Las cuentas por cobrar cuentan como ingresos?
Las cuentas por cobrar son una cuenta de activo, no una cuenta de ingresos. Sin embargo, según la contabilidad de devengo, se registran los ingresos al mismo tiempo que se registra una cuenta por cobrar.
Para el ejemplo anterior, usted haría el siguiente asiento en sus libros en el momento en que factura a Muebles Keith:
| Cuenta | Debito | Abono |
|---|---|---|
| Cuentas por cobrar-Keith’s Furniture Inc. | 500 dólares | – |
| Ingresos | – | 500$ |
(Si quieres entender por qué estamos haciendo dos entradas para registrar una transacción aquí, echa un vistazo a nuestra guía sobre la contabilidad por partida doble.)
Pero recuerda: bajo la contabilidad de caja, no hay cuentas por cobrar. Bajo ese sistema, una transacción no cuenta como una venta hasta que el dinero llega a su cuenta bancaria.
¿Qué es la cuenta de «provisión para cuentas incobrables»?
Si usted hace negocios durante el tiempo suficiente, eventualmente se encontrará con clientes que pagan tarde, o no pagan. Cuando un cliente no paga y no podemos cobrar sus cuentas por cobrar, lo llamamos una deuda incobrable.
Las empresas que llevan tiempo en el mercado suelen estimar el total de sus deudas incobrables con antelación para asegurarse de que las cuentas por cobrar que aparecen en sus estados financieros no son irrealmente altas. Para ello, establecen lo que se denomina «provisión para cuentas incobrables».
Digamos que sus ventas totales para el año se esperan que sean de 120.000 dólares, y que ha descubierto que en un año normal, no cobrará el 5% de las cuentas por cobrar.
Para estimar sus deudas incobrables para el año, podría multiplicar las ventas totales por el 5% (120.000 dólares * 0,05). Luego acreditaría la cantidad resultante ($6,000) a la «reserva para cuentas incobrables», y debitaría el «gasto por deudas incobrables» por la misma cantidad:
| Cuenta | Debito | Abono |
|---|---|---|
| Gastos por deudas incobrables | 6,000 | – |
| Provisión para cuentas incobrables | – | 6.000$ |
¿Qué pasa si mis clientes no pagan?
Cuando está claro que una cuenta por cobrar no se va a pagar, tenemos que darla de baja como gasto de incobrabilidad.
Por ejemplo, digamos que después de unos meses de espera, de llamarle al móvil y de hablar con sus familiares, queda claro que Keith ha desaparecido y no va a pagar esa factura de 500 dólares que le enviaste.
En este caso, cargarías la «provisión para cuentas incobrables» por 500 dólares, para disminuirla en 500 dólares.
¿Por qué?
Recuerda que la cuenta de provisión para cuentas incobrables es sólo una estimación de cuánto no vas a cobrar a tus clientes. Una vez que queda claro que un cliente específico no pagará, ya no hay ninguna ambigüedad sobre quién no pagará.
Una vez que haya terminado de ajustar las cuentas incobrables, entonces acreditaría «cuentas por cobrar-Keith’s Furniture Inc.» en 500 dólares, disminuyéndola también en 500 dólares. Como hemos decidido que la factura que enviaste a Keith es incobrable, ya no te debe esos 500 dólares.
Así que el asiento resultante sería:
| Cuenta | Debito | Abono | |
|---|---|---|---|
| Provisión para cuentas incobrables | 500$ | – | |
| Cuentas por cobrar-Keith’s Furniture Inc. | – | 500$ |
¿Qué pasa si me acaban pagando después de todo?
Digamos que pasan unos meses más y aparece en tu buzón un misterioso sobre sin remitente. Es un cheque de Keith’s Furniture Inc. por 500 dólares: ¡al final te ha pagado!
Para registrar esta transacción, primero cargarías «cuentas por cobrar-Keith’s Furniture Inc.» por 500 dólares de nuevo para tener la cuenta por cobrar de nuevo en tus libros, y acreditarías los ingresos por 500 dólares.
| Cuenta | Debito | Abono |
|---|---|---|
| Cuentas por cobrar-Keith’s Furniture Inc. | 500$ | – |
| Ingresos | – | 500$ |
Finalmente, para registrar el pago en efectivo, debitarías tu cuenta de «efectivo» en $500, y acreditarías «cuentas por cobrar-Keith’s Furniture Inc.» en 500 dólares de nuevo para cerrarlo de una vez por todas.
| Cuenta | Debito | Crédito | |
|---|---|---|---|
| Efectivo | 500 dólares | – | |
| Cuentas por cobrar-Keith’s Furniture Inc. | – | 500$ |
¿Por qué son importantes las cuentas por cobrar?
Tener muchos clientes es genial. Pero si algunos de ellos le están pagando tarde, o no están pagando en absoluto, venderles podría estar perjudicando su negocio. La morosidad de los clientes es una de las principales razones por las que las empresas tienen problemas de tesorería.
Una de las mejores maneras de hacer un seguimiento de la morosidad y asegurarse de que no se le va de las manos es calcular el ratio de rotación de cuentas por cobrar de su negocio.
¿Qué es el ratio de rotación de cuentas por cobrar?
El ratio de rotación de cuentas por cobrar es un sencillo cálculo financiero que te muestra la rapidez con la que tus clientes pagan sus facturas.
Lo calculamos dividiendo las ventas netas totales entre el promedio de cuentas por cobrar.
Utilicemos como ejemplo las finanzas de una empresa ficticia XYZ Inc. para el año 2018.
Digamos que a principios de 2018 (1 de enero), XYZ Inc. tenía un total de cuentas por cobrar de 2.500 dólares. Digamos también que al final de 2018 (31 de diciembre) su total de cuentas por cobrar era de $1,500. También tuvo ventas netas totales de exactamente $60,000 para 2018.
Para obtener el promedio de cuentas por cobrar de XYZ Inc. para ese año, sumamos los montos de las cuentas por cobrar iniciales y finales y los dividimos entre dos:
$2,500 + $1,500 / 2 = $2,000
Para calcular el índice de rotación de cuentas por cobrar, entonces dividimos las ventas netas ($60,000) entre el promedio de cuentas por cobrar ($2,000):
$60,000 / $2,000 = 30
Esto significa que XYZ Inc. tiene un índice de rotación de cuentas por cobrar de 30. Cuanto más alto sea este ratio, más rápido le están pagando sus clientes.
Treinta es un ratio de rotación de cuentas por cobrar realmente bueno. A modo de comparación, en el cuarto trimestre de 2018 Apple Inc. tuvo un ratio de rotación de 15,02.
Para calcular el periodo medio de crédito de ventas -el tiempo medio que tardan tus clientes en pagarte- dividimos 52 (el número de semanas de un año) entre el ratio de rotación de cuentas por cobrar (30):
52 semanas / 30 = 1.73 semanas
Esto significa que en 2018, los clientes de XYZ Inc. tardaron una media de 1,73 semanas en pagar sus facturas. Bastante bien!
¿Qué es un calendario de vencimiento de cuentas por cobrar?
Si tienes muchos clientes diferentes, hacer un seguimiento de exactamente quién está atrasado en los pagos puede ser complicado. Algunas empresas crean un calendario de vencimiento de cuentas por cobrar para resolver este problema.
Aquí hay un ejemplo de calendario de vencimiento de cuentas por cobrar para la empresa ficticia XYZ Inc.
Calendario de vencimiento de cuentas por cobrar
XYZ Inc, a partir del 22 de julio, 2019
| Nombre del cliente | 1-30 días | 30-60 días | 60+ días | Total | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Keith’s Furniture Inc. | 500 dólares | 1.000 dólares | 500 dólares | 2 dólares,000 | |||||
| Joe’s Fencing | 500$ | 100$ | 700$ | ||||||
| ABC Paint Supply | 1,000 | $200 | $0 | $1,200 | |||||
| Learner Farms | $1,000 | $0 | $100 | $1,100 | Nina’s Pizza | $2,000 | 50$ | 0$ | 2,050$ |
| Total | 5,000$ | 1,350$ | 700$ | 7$,050 |
Un rápido vistazo a este calendario puede decirnos quién está en camino de pagar en 30 días, quién está atrasado y quién está realmente atrasado.
Por ejemplo, puede ver inmediatamente que Keith’s Furniture Inc. está teniendo problemas para pagar sus facturas a tiempo. Es posible que desee llamarlos y hablar con ellos para que vuelvan a pagar.
¿Qué puedo hacer para que la gente pague más rápido?
El seguimiento de los clientes que pagan tarde puede ser estresante y consumir tiempo, pero abordar el problema a tiempo puede ahorrarle muchos problemas en el futuro. Esto es lo que puede hacer para animar a los clientes a pagar a tiempo.
Desarrolle una política de crédito clara
Cuando está hambriento de ventas, puede ser tentador aflojar las reglas que tiene para extender el crédito a sus clientes (también conocido como su política de crédito). No lo haga. Esta es una solución a corto plazo, suele causar más problemas de los que resuelve y puede llevar a su empresa por una pendiente resbaladiza.
En su lugar, desarrolle directrices muy claras sobre cuándo puede y cuándo no puede conceder crédito a sus clientes y no dude en hacerlas cumplir, incluso si esto significa rechazar a algunas personas a corto plazo.
Vetar a los nuevos clientes, pedir depósitos por adelantado en los pedidos grandes e instituir el pago de intereses por los pagos atrasados. Cuando un nuevo cliente se registre y vea estas condiciones, entenderá desde el principio que usted se toma en serio lo de cobrar.
Déles un incentivo económico
Una forma de conseguir que la gente le pague antes es hacer que merezca la pena. Ofrecerles un descuento por pagar sus facturas con antelación -un 2% de descuento si paga en 15 días, por ejemplo- puede hacer que le paguen más rápido y que disminuyan los costes de su cliente.
Llámelos y programe recordatorios periódicos
A menudo, el simple hecho de hablar por teléfono con un cliente y recordarle un retraso en el pago puede ser suficiente para que pague. Enviar recordatorios por correo electrónico a intervalos regulares -por ejemplo, a los 15, 30, 45 y 60 días- también puede ayudar a refrescar la memoria de sus clientes.
¿Y si no pagan?
Digamos que ha hecho todo lo anterior y todavía no ha recibido el dinero. ¿Qué hacer ahora?
Cortar a los clientes morosos
Muchas empresas dejarán de suministrar servicios o bienes a un cliente si tiene facturas con más de 120, 90 o incluso 60 días de retraso. Cortar a un cliente de esta manera puede enviar una señal de que usted se toma en serio el cobro, y que no hará negocios con personas que rompen las reglas.
Convierta su cuenta por cobrar en un pagaré a largo plazo
Si tiene una buena relación con el cliente que paga tarde, podría considerar convertir su cuenta por cobrar en un pagaré a largo plazo. En esta situación, usted reemplaza la cuenta por cobrar en sus libros con un préstamo que vence en más de 12 meses, y por el cual le cobra intereses al cliente.
Contratar una agencia de cobros
Si no puede contactar a su cliente y está convencido de que ha hecho todo lo posible para cobrar, puede contratar a alguien más para que lo haga por usted.
Antes de decidir si contratar o no a un cobrador, contacte al cliente y déle una última oportunidad para hacer su pago. Las agencias de cobros suelen llevarse una enorme tajada del importe a cobrar -a veces hasta el 50%- y, por lo general, sólo merece la pena contratarlas para recuperar grandes facturas impagadas. Llegar a algún tipo de acuerdo con el cliente es casi siempre la opción que lleva menos tiempo y es menos costosa.
Cuándo llamar a algo «deuda mala»
Si los costes de cobro de la deuda empiezan a acercarse al valor total de la propia deuda, puede ser el momento de empezar a pensar en dar por perdida la deuda, es decir, la deuda que ya no tiene valor para usted. Las deudas incobrables también pueden ser el resultado de que un cliente se declare en bancarrota y sea financieramente incapaz de pagar sus deudas.
El IRS dice que las deudas incobrables incluyen «préstamos a clientes y proveedores», «ventas a crédito a clientes» y «garantías de préstamos comerciales», y que una empresa «deduce sus deudas incobrables, en su totalidad o en parte, de los ingresos brutos al calcular su renta imponible.»
La guía de gastos empresariales del IRS ofrece información detallada sobre qué tipos de deudas incobrables puede deducir en sus impuestos.