21 Outils gratuits que votre petite entreprise devrait utiliser aujourd’hui

Gérer une petite entreprise peut être une entreprise coûteuse. Vous faites peut-être partie de ces entrepreneurs chanceux qui peuvent se permettre de prendre des risques, mais il est plus réaliste de penser que vous êtes comme la plupart des propriétaires de petites entreprises, c’est-à-dire que vous examinez soigneusement toutes les décisions critiques que votre équipe veut prendre. Choisir et utiliser le meilleur logiciel pour votre entreprise n’est pas différent. Pour vous aider, nous avons établi une liste de 21 outils gratuits que votre petite entreprise devrait utiliser. Heureusement, tous les logiciels mentionnés proposent des plans premium (lire : payants) auxquels vous pouvez accéder une fois que votre petite entreprise a dépassé les plans gratuits. Alors ne soyez pas timide : assurez-vous de vérifier les produits de cette liste, même si vous prévoyez de sortir un jour de la catégorie des petites entreprises.

Constructeur de site Web de Wix

Si votre petite entreprise a besoin d’un site Web (et la réponse à cela pour la plupart des entreprises est un retentissant  » oui, elle en a besoin « ) et que vos besoins en matière de construction de site Web sont basiques, alors essayez d’utiliser un constructeur de site Web gratuit tel que Wix, qui offre un compte gratuit. Wix peut vous aider à créer un site Web complet, adapté aux téléphones portables, sans grever votre budget. Après avoir utilisé le plan gratuit pendant un certain temps, si vous vous rendez compte que votre entreprise bénéficierait vraiment de toutes les fonctionnalités qu’un fournisseur d’hébergement Web peut vous offrir, vous pouvez alors opter pour un service d’hébergement Web payant tel que l’hébergement Web HostGator.

Réseau privé virtuel de CyberGhost

Les petites entreprises soucieuses de la sécurité (et vous devriez l’être) doivent mettre en place des services de réseau privé virtuel (VPN) personnels. Ces services cachent l’activité en ligne des fouineurs et limitent qui peut et ne peut pas accéder au contenu du réseau. La plupart des VPN sont payants, mais il existe quelques services, comme CyberGhost , qui vous offrent un peu de protection gratuitement.

CyberGhost est le meilleur service VPN gratuit du marché. Il offre des vitesses de connexion fiables et une excellente sécurité réseau, et il fonctionne en outre sur la plupart des systèmes d’exploitation (OS) modernes. Il est un peu difficile à configurer, surtout pour les très petites entreprises ; et si vous avez besoin d’un support Mac ou Linux, vous devrez passer à la version payante. Mais si vous avez juste besoin de quelque chose de simple, facile et gratuit, alors CyberGhost est un excellent outil.

Protection des points de terminaison d’Avast

À quoi bon développer une entreprise si elle peut être arrêtée par des virus ou des pirates ? La protection des points de terminaison d’Avast se décline en une version gratuite et une version premium, qui protègent toutes deux bien votre réseau.

Si vous optez pour la version gratuite, gardez à l’esprit que vous n’aurez pas accès à des contrôles proactifs, à un pare-feu ou à un broyage des données. Cependant, vous aurez toujours accès à un solide blocage des logiciels malveillants, à une analyse de sécurité et à une fonctionnalité de disque de secours, qui vous seront tous utiles à un moment ou à un autre.

Gestion de projet de Wrike

La solution de gestion de projet de Wrike est l’une des meilleures du marché, quel que soit le niveau que vous choisissez. La version gratuite prend en charge jusqu’à cinq utilisateurs, un nombre illimité de collaborateurs et 2 Go de stockage gratuit. Avec ce plan, vous pouvez gérer des tâches, partager des fichiers et surveiller les activités de votre groupe dans un flux en temps réel.

Si vous avez besoin de personnalisations et de rapports, vous devrez passer à un niveau supérieur. Mais si vous débutez et que votre équipe est petite, l’outil de gestion de projet gratuit sera parfait pour vous.

Vidéoconférence de join.me

Si vous cherchez à vous connecter avec des clients, des prospects et des travailleurs à distance, vous aurez besoin d’une solution de vidéoconférence fiable pour vous aider à accomplir votre travail. Join.me propose un plan gratuit qui vous permet d’inviter jusqu’à 10 participants vidéo, de partager des écrans et de prendre en charge jusqu’à cinq flux vidéo.

Join.me n’est pas l’offre la plus robuste du marché, mais c’est définitivement un concurrent de taille parmi les solutions gratuites. Si vous n’avez pas d’argent à dépenser et que vous avez besoin de la crème de la crème des solutions gratuites, essayez join.me.

Le suivi des candidats de Zoho Recruit

Les petites entreprises qui n’ont pas souvent d’offres d’emploi adoreront Zoho Recruit . Cet outil de suivi des candidats vous donne accès à un recruteur et à un maximum de cinq postes ouverts à la fois. Vous pourrez saisir, publier et suivre les offres d’emploi jusqu’à ce que vous trouviez le bon candidat pour les besoins spécifiques de votre entreprise.

Vous pourrez également envoyer des e-mails aux candidats via cinq modèles d’e-mails gratuits, ce qui vous facilitera la vie si vous devez envoyer les mêmes messages (ou des messages similaires) encore et encore.

Gestion des ressources humaines avec Deputy

Une fois que vous aurez trouvé le bon candidat, vous devrez suivre son évolution via un outil de gestion des ressources humaines (RH). Deputy propose un plan de démarrage qui ne coûte qu’un dollar par employé et par mois. Oui, je sais, ce n’est pas gratuit. Mais à seulement 1 $ par mois, c’est un investissement incroyablement solide.

Deputy vous permettra de planifier les quarts de travail des employés, de faire des annonces de l’entreprise et de gérer les tâches, le tout dans un seul outil facile à utiliser. Malheureusement, à ce niveau de prix, vous ne pourrez pas ajouter de feuilles de temps ou d’intégration de la paie. Pour cela, vous devrez dépenser 2 $ supplémentaires par employé et par mois.

Comptabilité de Wave

Vos employés veulent certainement être payés. Il en va de même pour votre propriétaire et votre fournisseur de services publics. Pour que vos comptes soient équilibrés, vous pouvez utiliser Wave . Avec la version gratuite de Wave, vous recevrez des fonctionnalités de comptabilité et de rapports, vous pourrez créer et numériser des factures, et vous pourrez numériser des reçus directement dans le système.

Non, il ne s’agit pas d’un guichet unique pour tous vos besoins en matière de comptabilité. Mais si vous gardez les choses simples, vous serez en mesure d’aller assez loin en utilisant ce service de base. Pour des choses comme les paiements et l’intégration automatique avec la paie par dépôt direct, vous devrez payer 19 $ par mois.

Planification d’entreprise d’EquityNet

Si votre entreprise cherche encore à attirer des investisseurs, EquityNet propose une plateforme de crowdfunding gratuite qui vous aidera à planifier, analyser et partager votre plan d’affaires avec des investisseurs. Vous créerez votre plan à l’aide du logiciel de plan et d’analyse d’EquityNet, puis vous le publierez sur le site web et le partagerez avec tous ceux qui sont prêts à lire votre pitch.

Bien qu’il s’agisse davantage d’un outil de financement que d’un outil de planification, le logiciel est suffisamment bon pour vous faire passer les étapes initiales de l’idéation (et, qui sait, vous pourriez même avoir de la chance et trouver un investisseur au portefeuille bien rempli).

L’écoute des médias sociaux de HootSuite

La plupart des petites entreprises n’ont pas besoin d’une méga plateforme d’écoute sociale. Un tableau de bord gratuit et facile à utiliser qui vous permet de rester à jour sur ce que disent vos clients devrait suffire. Heureusement, Hootsuite propose une version gratuite de son logiciel qui est suffisamment bonne pour faire l’affaire.

Avec HootSuite Free, vous pourrez gérer plusieurs réseaux sociaux, programmer des posts et interagir avec vos followers. Vous pourrez également suivre le nombre de followers que vous avez sur chacun de vos réseaux sociaux et surveiller les posts qui génèrent le plus de clics. Si votre entreprise se développe, vous pouvez passer à l’un des trois plans premium, qui vous donnent accès à des profils supplémentaires, à des analyses et à plusieurs utilisateurs.

Marketing par e-mail de MailChimp

MailChimp est l’une des meilleures et des plus populaires plateformes de marketing par e-mail du marché. Les niveaux de service sont tarifés en fonction du nombre d’emails que vous envoyez par mois. Si votre entreprise envoie moins de 12 000 courriels par mois à moins de 2 000 abonnés, vous adorerez absolument le plan Forever Free de MailChimp.

Cette aubaine vous permet d’utiliser des formulaires d’inscription intégrés pour rassembler des abonnés à travers le Web. Vous pouvez utiliser le concepteur de glisser-déposer de MailChimp et les modèles d’email pour élaborer le message parfait. Vous n’aurez pas de rapports robustes sur le plan Forever Free, mais vous pourrez vérifier les taux d’ouverture et les comparer à la moyenne des entreprises de votre secteur. Pas mal pour zéro dollar.

Visualisation de données à partir de Tableau Public

Si vous avez besoin d’un outil de visualisation de données mais que vous n’avez pas la pièce à dépenser pour Tableau Desktop , alors vous devriez essayer Tableau Public. Public est essentiellement le même que le produit complet Tableau Desktop, sauf que vous ne pourrez pas tirer des informations d’autant de sources de données que la version payante, et tout ce que vous créerez sera enregistré dans une version publique du cloud de Tableau.

Ce produit vous donne accès à des tableaux de bord en direct, à des visuels réactifs qui peuvent être créés et vus sur des appareils mobiles, et à l’accès aux gestionnaires de documents Google et Microsoft. Vous pouvez même partager vos visuels sur Facebook, LinkedIn et Twitter.

La veille économique de Microsoft Power BI

Microsoft Power BI est disponible en version payante et gratuite pour la veille économique (BI) en libre-service. La version gratuite vous limite à 1 Go par utilisateur, que vous pouvez payer pour augmenter à 10 Go. Avec ce plan, vos données seront rafraîchies quotidiennement, vous pourrez analyser 10 000 lignes de données par heure et vous pourrez publier sur le web.

Pour consommer des sources de données en direct, analyser des millions de lignes de données ou accéder à des données sur un serveur physique, vous devrez passer à Power BI Pro, qui reste raisonnable à 10 $ par utilisateur et par mois. La version Pro de ce logiciel vous offre également des moyens de collaborer avec des collègues sur des visualisations à travers des environnements tels que Microsoft Office 365.

Gestion de documents de Zoho Docs

Zoho Docs est une solution de gestion de documents idéale pour les petites entreprises dont la charge de travail documentaire est légère. En plus des plug-ins pour le reste de l’écosystème logiciel de Zoho, le plan gratuit de Zoho Docs est disponible pour un maximum de 25 utilisateurs et comprend 5 Go de stockage par utilisateur.

Le plan gratuit comprend également le partage illimité de fichiers et de dossiers, la synchronisation du bureau, les outils d’édition, la gestion des utilisateurs et l’historique des versions. Vous pourrez également intégrer Dropbox et activer l’authentification à deux facteurs (2FA) pour plus de sécurité. De plus, chaque document vous offre un chat dans l’application pour que vous puissiez collaborer en temps réel.

Le logiciel d’assistance de Zoho Desk

Zoho figure également dans la liste avec son logiciel d’assistance Zoho Desk, riche en fonctionnalités . La version gratuite offre à votre équipe de service différents modes de travail, un centre d’aide personnalisable, une base de connaissances, des forums communautaires et la possibilité de changer les visuels en fonction des besoins de votre entreprise.

Si vos besoins en matière de helpdesk sont un peu plus complexes, vous voudrez alors passer à la version Pro à 12 $ par utilisateur et par mois ou à la version Enterprise à 25 $ par utilisateur et par mois, qui ajoute des fonctionnalités destinées aux grandes organisations.

Les logiciels de commerce électronique de X-Cart

Pour les entreprises qui ont des produits à vendre mais qui n’ont pas beaucoup d’argent pour concevoir un panier d’achat en ligne complexe, X-Cart est une solution puissante. X-Cart 5, qui est le nom de la version gratuite, offre des fonctionnalités avancées telles que les newsletters, le partage social-commerce et un sitebuilder pour peaufiner les thèmes. X-Cart propose des mises à jour gratuites du noyau et des extensions gratuites telles que ShipStation pour générer des étiquettes d’expédition, Magic Slideshow pour créer un diaporama sur le site, et Diib Analytics.

Ne perdez pas de vue : Vous aurez besoin d’un peu de prouesses techniques pour démarrer avec X-Cart 5. Ce n’est pas un outil de commerce électronique prêt à l’emploi, alors assurez-vous d’avoir un informaticien à portée de main pour vous guider dans votre configuration.

La création de cours eLearning à partir de H5P

Bien que H5P ne soit pas l’outil de création de cours eLearning le plus puissant du marché, ce logiciel open-source est une excellente option de démarrage si vous ne faites que tremper votre orteil dans le domaine de la création de contenu, ou si vous n’avez pas de budget à consacrer à un outil plus puissant.

La création de cours peut se faire via 20 architectures de création de cours différentes. Cependant, la seule architecture de cours de forme libre est l’option Présentation de cours. Celle-ci s’apparente à une architecture Microsoft PowerPoint, même si, contrairement aux autres outils, elle n’utilise pas le format exact de Microsoft PowerPoint. Vous pourrez insérer du texte, des images, des vidéos et des questions. Les boutons sont clairement indiqués et les étapes suivantes sont clairement articulées. Il s’agit de l’un des outils les plus faciles à utiliser pour créer un cours (même en utilisant le format le plus complexe, à savoir l’architecture de présentation du cours). Parmi les autres types de contenu, citons les points chauds d’image, les vidéos interactives, les résumés, les chronologies et plusieurs formats de quiz, notamment les quiz arithmétiques, sur carte mémoire, à choix multiples et à réponse courte.

Scannable de Evernote

Scannable , qui est une nouvelle application d’Evernote , numérise rapidement des piles de cartes de visite, les notes d’une réunion et des documents en n’utilisant rien d’autre que votre smartphone et son appareil photo. Lorsque vous numérisez plusieurs documents en une seule session, chacun d’entre eux est traité comme une note distincte dans Evernote plutôt que comme une seule note avec plusieurs images intégrées. C’est une excellente idée pour les reçus et l’organisation des cartes de visite.

L’application se connecte également à LinkedIn pour un contexte de réseautage supplémentaire, car elle analyse extrêmement bien le texte. Comme l’outil se connecte au cloud, le partage de documents est aussi facile que le partage d’une photo sur le disque dur de votre téléphone.

Les logiciels de sondage en ligne de SurveyGizmo

Il n’y a pas de meilleur moyen de prendre la température proverbiale de votre clientèle qu’avec un outil de sondage en ligne. Le plan gratuit de SurveyGizmo ne pose aucune limite au nombre de sondages, de questions ou de réponses que vous gérez, ce qui constitue une valeur énorme.

Vous aurez accès à 25 types de questions différents, à des outils de visualisation des données et vous n’aurez jamais à fournir d’informations (sauf si vous prévoyez de passer à un plan payant).

Gestion de la relation client d’Apptivo CRM

Les outils de gestion de la relation client (CRM) sont souvent complexes, coûteux et inondés de fonctionnalités dont vous n’aurez jamais besoin. Apptivo CRM propose un plan Starter gratuit pour un maximum de trois utilisateurs, conçu pour vous faciliter l’accès au monde compliqué des données clients.

Avec le plan Starter, vous aurez accès à des rapports détaillés, à 500 Mo de données et à des fonctionnalités de gestion de projet telles que le suivi des jalons et les modèles de projet. Vous pourrez également connecter votre CRM gratuit à des outils gratuits de helpdesk, de gestion financière et d’approvisionnement, ce qui est particulièrement utile si vous êtes une startup qui ne fait que tremper son orteil dans le monde des services cloud.

Gestion des contrats d’Agiloft

Si vos besoins en matière de gestion des contrats sont basiques, essayez Agiloft . Le plan gratuit prend en charge 10 utilisateurs enregistrés et vous aurez accès à 30 jours de service client.

Bien que la version gratuite de l’outil soit principalement utilisée comme source d’évaluation pour les grandes organisations, elle peut également être utilisée par les petites entreprises qui sont capables de faire face à quelques limitations. Par exemple, les règles basées sur une minuterie ne fonctionnent que par intervalles de 48 heures. Vous ne bénéficierez pas de la sauvegarde automatique des données, de l’accès à l’API Rest, ni de votre propre portail pour les employés. Si vous pouvez gérer ces problèmes, alors le plan gratuit est tout ce dont vous aurez vraiment besoin.

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