Écrire un email de suivi efficace mais poli qui obtient une réponse peut être un défi. Vous voulez obtenir une réponse mais vous ne voulez pas être perçu comme trop insistant.
Que vous écriviez un courriel de suivi poli parce que vous faites un suivi après avoir rencontré quelqu’un lors d’un événement de réseau, après avoir envoyé une facture ou après avoir envoyé un courriel sans réponse, nous partagerons comment des conseils pour vous aider à augmenter vos chances d’obtenir une réponse.
D’abord, parlons des 3 erreurs courantes que les gens font lorsqu’ils rédigent un email de suivi poli afin que vous sachiez quoi corriger lors de la rédaction de votre prochain email.
Puis nous partagerons quelques exemples de ce que vous voulez faire pour améliorer votre email de suivi ainsi qu’un tas d’exemples pour vous aider à personnaliser votre propre message !
Les erreurs commises dans les emails de suivi polis et ce qu’il faut faire à la place
Il y a trois erreurs communes souvent commises lors de la rédaction d’emails de suivi polis. Parlons de chacune de ces erreurs afin que vous puissiez les éviter lors de la rédaction d’un email de suivi poli et de ce qu’il faut faire à la place.
Erreur n°1 : utiliser « suivi » dans l’objet de l’email
Lors de la rédaction d’un email de suivi poli, la plupart des gens ont tendance à utiliser naturellement « suivi » dans l’objet. Bien que cet email soit un suivi, cette ligne d’objet n’ajoute aucune valeur et sera probablement ignorée. Elle peut également donner au lecteur l’impression que vous pointez du doigt parce que vous n’avez pas répondu, ce qui ne le fait pas se sentir très bien ou intéressé à lire votre email.
Au lieu de cela, écrivez une ligne d’objet qui est pertinente par rapport au sujet ou à l’objectif de l’email. Pour ce faire, demandez-vous quel est le sujet de l’email ou ce que vous voulez qu’ils fassent. Continuez à lire pour des exemples de lignes d’objet d’emails de suivi polis.
Mistake #2 : Commencer par « juste un suivi » et ne pas ajouter de valeur
Une autre erreur courante commise lors de la rédaction d’un email de suivi poli est de commencer par « juste un suivi » et d’envoyer un email qui n’ajoute aucune valeur. Les gens sont occupés et n’ont pas le temps de lire un email dont ils doivent déchiffrer le sens ou l’action requise.
Au lieu de cela, lorsque vous rédigez votre courriel de suivi poli, concentrez-vous sur l’ajout de valeur. Par exemple, donnez-leur des options, partagez comment vous pouvez les aider à résoudre leur problème ou ce que vous pouvez faire pour eux, ou ajoutez plus de détails ou de contexte.
Erreur n°3 : ne pas inclure un appel à l’action
La dernière erreur, et la plus courante, lors de la rédaction d’un email de suivi poli est d’oublier d’inclure un appel à l’action.
Au lieu de cela, lorsque vous rédigez un email de suivi poli, soyez clair sur ce que vous voulez que la personne fasse après avoir lu votre email. Voulez-vous qu’elle réponde ? Qu’elle vous rappelle ? Qu’elle remplisse un formulaire ? Soyez clair et précis afin que la personne sache ce que vous attendez d’elle. Vous pouvez le faire tout en restant poli. Continuez à lire pour voir les échantillons d’emails de suivi polis et apprendre comment incorporer cela dans vos emails de suivi.
Mistake #4:Ne pas faire un suivi rapide
Au lieu d’attendre 10+ jours pour faire un suivi, envisagez d’envoyer un rappel plus tôt comme 3 jours. Cela permet de s’assurer que le destinataire a encore le sujet et la demande à l’esprit. Si vous attendez trop longtemps, il y a des chances qu’il ait déjà oublié votre appel à l’action et les mesures que vous lui avez demandé de prendre. À titre d’exemple, si vous êtes un agent immobilier, vous savez que le temps est crucial ! Il est donc préférable de n’attendre que quelques jours et d’envoyer un rappel poli et doux pour soit répondre avec un calendrier, soit une assurance que la tâche a été accomplie.
8 Exemples de courriels de suivi polis
Vous trouverez ci-dessous huit exemples de courriels de suivi polis pour divers scénarios ainsi que des conseils et des suggestions que vous pouvez utiliser pour rédiger votre propre courriel.
Scénario 1 : Suivi après une rencontre lors d’un événement de réseautage
L’objet du courriel :
Travaillons sur
Hi ,
C’était génial de vous rencontrer à ! C’était vraiment intéressant d’entendre parler de . J’aimerais beaucoup vous aider pour que vous puissiez .
Etes-vous disponible la semaine prochaine pour discuter ?
Réponds-moi par e-mail et fais-moi savoir quand cela te convient.
J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles,
Conseil : incluez une intro qui déclenche leur mémoire. Incluez comment vous pouvez ajouter de la valeur en offrant quelque chose qu’ils veulent/ont besoin ou en résolvant un problème qu’ils ont. Terminez ensuite par un appel à l’action en leur faisant savoir ce que vous voulez qu’ils fassent.
Scénario 2 : Suivi après avoir été présenté (ex : recommandation)
Ligne d’objet du courrier électronique :
Discutons de
Hi ,
mentionné que vous recherchez . J’aimerais beaucoup discuter de et comment je peux vous aider .
Voici quelques .
Etes-vous libre la semaine prochaine pour discuter ? Faites-moi savoir quel jour vous convient le mieux.
Merci,
Conseil : Lorsque vous effectuez un suivi dans ce scénario, assurez-vous de leur faire savoir qui vous a référé à eux et ce que vous pouvez faire pour eux. Concentrez-vous sur la valeur que vous pouvez apporter et sur l’ajout de crédibilité, comme vos comptes de médias sociaux ou le portfolio de votre site Web. Assurez-vous de terminer en incluant un appel à l’action pour les prochaines étapes.
Scénario 3 : Suivi après une réunion ou un appel pour passer aux prochaines étapes pour faire des affaires ensemble
L’objet du courriel :
Prochaines étapes pour
Hi ,
C’était génial de vous rencontrer l’autre jour et de discuter de . J’aimerais beaucoup commencer à travailler sur pour que vous puissiez .
J’ai joint un formulaire à remplir avec vos informations de base pour que nous puissions commencer.
Veuillez remplir ce formulaire et le renvoyer dès que possible pour que nous puissions passer à l’étape suivante.
Au plaisir de travailler avec vous,
Tip : Incluez quelque chose de personnel et donnez-leur un contexte sur qui vous êtes. Les gens sont souvent si occupés que le simple fait de voir votre nom dans leur boîte de réception peut ne pas être suffisant pour leur rappeler qui vous êtes. Concentrez-vous sur la valeur ajoutée en rappelant un problème que vous pouvez résoudre pour eux ou un avantage/objectif que vous pouvez les aider à atteindre. Terminez par un appel à l’action en leur disant ce que vous avez besoin qu’ils fassent et pourquoi c’est important.
Scénario 4 : Faire un suivi après avoir envoyé quelque chose qui nécessite une action et attendre une réponse
L’objet du courrier électronique :
Formulaire pour
Salut ,
J’espère que vous passez une excellente semaine !
Avez-vous eu l’occasion d’examiner le formulaire que je vous ai envoyé la semaine dernière ?
Avez-vous des questions à son sujet ?
Dites-moi si vous avez besoin que je vous envoie une autre copie ou si vous avez besoin de plus de temps ou avez des questions.
Merci,
Tip : Gardez le courriel de suivi bref. Demandez-leur s’ils ont examiné la chose que vous leur avez envoyée et s’ils ont des questions pour confirmer qu’ils l’ont reçue et qu’ils comprennent ce qui est nécessaire. Terminez en incluant un appel à l’action sur ce que vous voulez qu’ils fassent.
Scénario 5 : Suivi après avoir envoyé une facture et n’avoir pas reçu de paiement
L’objet de l’e-mail :
Facture en souffrance pour
Salut ,
J’espère que vous allez bien.
Avez-vous eu le temps de regarder la facture que je vous ai envoyée ? Je sais que cette saison est chargée pour vous.
Dites-moi si vous avez besoin que je vous la renvoie ou si vous avez des questions sur l’un des postes.
Merci,
Conseil : soyez bref mais direct. Posez une question au lieu de souligner l’évidence que vous n’avez pas reçu le paiement, en demandant par exemple de confirmer qu’ils l’ont reçu et s’ils ont des questions à ce sujet. Terminez par un appel à l’action leur indiquant ce que vous voulez qu’ils fassent.
Scénario 6 : Suivi après l’envoi d’un devis/devis
L’objet du courrier électronique :
Cité pour
Salut ,
J’espère que vous allez bien.
Avez-vous eu l’occasion de regarder le devis que je vous ai envoyé pour ? J’adorerais commencer pour que vous puissiez .
Mettez-moi au courant si vous avez des questions sur le devis.
Merci,
Conseil : soyez bref et posez une question au lieu de dire que vous ne faites qu’un suivi de la facture. Rappelez-leur la valeur que vous pouvez ajouter ou le problème que vous pouvez résoudre pour insister sur ce qu’ils y gagnent. Terminez par un appel à l’action en étant clair sur ce qu’ils doivent faire ensuite.
Scénario 7 : Suivi après avoir demandé à quelqu’un de faire quelque chose et pas de réponse
Hi ,
J’espère que vous allez bien.
Avez-vous eu la chance de ? Une fois que je l’aurai, je pourrai .
Dites-moi s’il y a quelque chose sur lequel vous aviez des questions ou si vous avez besoin de plus de détails.
Merci,
Conseil : soyez bref. Soyez poli en demandant s’ils l’ont examiné plutôt que d’accuser ou de souligner que vous ne l’avez pas encore reçu. Ajoutez de la valeur en leur donnant le contexte de l’urgence si nécessaire ou de l’urgence concernant les prochaines étapes. Terminez par un appel à l’action pour qu’ils sachent ce que vous voulez qu’ils fassent et pourquoi c’est important.
Scénario 8 : Suivi après l’absence de réponse au dernier courriel
Hi ,
J’espère que vous allez bien. Je n’ai pas eu de réponse de votre part au sujet de .
Est-ce que vous avez été trop occupé pour revenir ?
Est-ce que vous avez trouvé un autre ?
C’est juste que ce n’est pas le bon moment ?
Dites-moi si vous préférez que je vous recontacte à un autre moment ou si vous avez trouvé un autre et n’avez plus besoin de mes services.
Merci,
Conseil : Lorsque vous avez effectué un suivi et que vous n’avez pas eu de réponse préalable, soyez bref et demandez-leur pourquoi, tout en leur facilitant la réponse en leur donnant des options. Terminez par un appel à l’action en leur faisant savoir ce que vous voulez qu’ils fassent.
Résumé
En espérant que ces exemples de courriels de suivi polis vous seront utiles pour rédiger vos propres courriels de suivi. Les principales choses à garder à l’esprit lors de la rédaction d’un courriel de suivi poli sont d’être bref, de se concentrer sur l’ajout de valeur et d’inclure un appel à l’action. Si vous suivez ces conseils, vous pourrez éviter de perdre du temps à envoyer des suivis qui n’obtiennent pas de réponses et commencer à obtenir des réponses !
Conseils rapides
- Pour plus de conseils sur la rédaction d’emails de suivi, consultez notre autre post Comment écrire un email de suivi chaleureux .
- Si vous avez du mal à rester au courant de vos suivis, une bonne idée est d’envisager l’utilisation d’un CRM pour petites entreprises. Si vous utilisez un Mac, consultez Daylite.
- Nous recommandons également de regarder un outil comme MailChimp pour vous aider à suivre les taux d’ouverture et de clics de vos emails pour voir comment vous vous en sortez !
- Une fois que vous commencez à obtenir des réponses à vos emails, essayez Acuity Scheduling pour faciliter la prise de tous vos nouveaux rendez-vous !
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