Pour obtenir une assignation duces tecum, vous suivez normalement une procédure du type suivant : Joignez au formulaire d’assignation rempli un affidavit indiquant « sous peine de parjure » pourquoi vous avez besoin des documents écrits. Préparez trois copies de tous les documents et, après avoir obtenu du greffier qu’il délivre l’assignation, signifiez-la au témoin par signification à personne. Comme pour une assignation à comparaître ordinaire, le témoin a le droit de demander une indemnité. La preuve de signification se trouve au dos du formulaire d’assignation ; elle doit être remplie et renvoyée au greffier.
Les règles relatives aux assignations à comparaître varient d’un État à l’autre. Les règles techniques relatives au dépôt et à la signification des documents, ainsi qu’au paiement des indemnités de témoin, varient considérablement d’un État à l’autre. Assurez-vous de savoir ce qui sera exigé. En outre, avant d’assigner des documents, assurez-vous de demander si la partie adverse se contentera de vous donner des photocopies à l’avance.
Une assignation duces tecum doit être adressée à la personne qui est en charge des documents, livres ou dossiers que vous voulez voir produits au tribunal. Il faudra peut-être passer quelques coups de téléphone pour savoir de qui il s’agit. Assurez-vous d’obtenir cette information avec exactitude. Si vous indiquez sur l’assignation duces tecum une personne qui n’a rien à voir avec les documents, vous ne les obtiendrez pas. Lorsqu’il s’agit d’une grande entreprise, d’un service public ou d’une administration municipale, il est sage d’indiquer la personne qui est globalement responsable du service où sont conservés les documents. Ainsi, si vous voulez des dossiers ayant trait aux amendes de bibliothèque d’une bibliothèque publique, ou ayant trait aux frais de licence d’entreprise du service des impôts et des licences de la ville, vous ne devriez pas énumérer le directeur de la ville ou le maire, mais plutôt le bibliothécaire en chef ou le directeur du bureau des impôts et des licences.
EXEMPLE : Vous êtes poursuivi par la ville au nom de la bibliothèque publique pour 800 $ pour huit livres rares qu’ils affirment que vous n’avez pas rendu. Vous savez que vous avez rendu les livres, mais vous n’arrivez pas à le faire comprendre à la bibliothèque, qui insiste pour vous traiter comme un voleur. Vous apprenez que chaque année, en avril, la bibliothèque fait l’inventaire de tous les livres sur ses étagères. Vous pensez que si vous pouvez avoir accès à cet inventaire, vous pourrez peut-être découvrir où la bibliothèque a égaré les livres, ou au moins montrer qu’un pourcentage important des autres livres de la bibliothèque n’est pas comptabilisé, ce qui soulève l’implication qu’ils, et non vous, ont perdu les livres.
Votre première étape est de demander à la bibliothèque de vous ouvrir volontairement l’inventaire. Si elle refuse, vous pourriez bien vouloir l’assigner à comparaître. Voici comment faire :
- 1. Remplissez le formulaire d’assignation à comparaître.
- 2. Préparez une déclaration sous peine de parjure. Décrivez brièvement les documents dont vous avez besoin et pourquoi ils sont nécessaires pour prouver les questions en jeu dans l’affaire. Si vous voulez que le dépositaire des documents se présente en personne, donnez une raison. N’argumentez pas sur le fond de votre affaire.
- 3. Faites délivrer une assignation par le greffier des petites créances. Remettez ensuite l’assignation au bibliothécaire en chef, et n’oubliez pas de remplir correctement la preuve de signification et de la renvoyer au greffier.
Demandez à examiner des documents avant votre audience au tribunal. Les documents que vous avez assignés à comparaître seront envoyés par la poste ou présentés au tribunal – et non à vous. Vous voudrez probablement avoir la possibilité de les examiner et devriez en faire la demande au juge, qui pourrait bien vous laisser les examiner sur place, dans la salle d’audience, pendant que d’autres affaires se poursuivent. Ou, si nécessaire, le juge peut reporter l’affaire de quelques jours et s’arranger pour que vous puissiez examiner les documents sur le lieu de l’entreprise où les dossiers sont normalement conservés.