Vous cherchez à aider les employés à accomplir des tâches mieux et plus efficacement ? Les aides au travail sont de formidables outils de travail qui fournissent juste la bonne information au bon moment aux employés. Lorsqu’ils sont bien rédigés, ils permettent de gagner du temps, d’accroître la précision et d’améliorer les performances professionnelles.
Poursuivez votre lecture pour apprendre à créer et à améliorer des aides au travail efficaces, même si vous n’en avez jamais réalisé.
Créer facilement des aides au travail (modèle gratuit)
Les modèles de Snagit sont le moyen le plus rapide de créer des aides au travail d’aspect professionnel. Gagnez du temps, augmentez la précision et améliorez les performances professionnelles en quelques minutes.
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Qu’est-ce que des aides à l’emploi, exactement ?
Les aides au travail sont des instructions simples et claires sur la façon de faire quelque chose au travail. Ils peuvent inclure des antisèches, des aide-mémoire, des one-pagers, des outils de soutien à la performance, des listes de direction, et bien plus encore. Essentiellement, tout ce qui est conçu pour réduire les erreurs évitables au travail peut être considéré comme une aide au travail.
Les aides au travail portent de nombreux noms et sont utilisées dans toutes sortes d’industries comme stimulateurs de performance. Elles sont suffisamment utiles pour que, si les entreprises ne les fournissent pas automatiquement, les employés aient tendance à créer des aides au travail par eux-mêmes.
Vous avez déjà vu des fiches d’instructions 3 x 5 écrites à la main et scotchées au mur à côté d’une imprimante ? Et des notes autocollantes parsemant le périmètre d’un écran d’ordinateur ? Ce sont deux types d’aides au travail informelles que les employés ont fabriquées eux-mêmes.
Qu’ils soient payés à l’heure ou au projet, ou qu’ils soient salariés, les gens veulent connaître la meilleure façon de faire les choses rapidement et efficacement. Personne ne veut perdre du temps à chercher des instructions.
En général, les aides au travail sont des documents imprimés d’une page ou moins. Vous les trouverez près de tous les types de zones de travail, des chaînes de montage aux institutions financières. Ils peuvent être accrochés à un mur ou à un cubicule. Il peut s’agir d’une carte plastifiée près de la réception, ou d’une affiche près de la réserve. Parfois, les aides au travail sont numériques : une image ou un fichier PDF sur un ordinateur, une application pour smartphone ou une courte vidéo.
« Mais nous avons déjà des fichiers d’aide en ligne. Pourquoi ai-je besoin d’une aide au travail distincte ? », vous pouvez vous demander. Les employés ne veulent pas faire défiler plusieurs pages de texte pour trouver ce dont ils ont besoin. C’est particulièrement vrai lorsque les instructions sont apparemment » enfouies » dans le programme qu’ils utilisent déjà.
Souvent, il peut être préférable d’avoir des instructions claires séparées du programme lui-même. Alors que les tâches sur le lieu de travail deviennent plus numériques, même les aides au travail imprimées restent des moyens solides et efficaces de partager des informations précises.
Les principales façons dont les aides au travail améliorent les performances
Il y a trois façons principales dont les aides au travail aident les employés à faire les choses plus rapidement (et mieux). Lorsqu’ils ont besoin de :
- se rappeler comment faire quelque chose
- résoudre un problème
- apprendre ce qu’il faut faire lorsque quelque chose change
La formation ne va pas plus loin, et elle ne reste que peu de temps dans la mémoire d’une personne. Lorsque la session de coaching en face à face d’il y a quelques semaines commence déjà à être périmée et que vous entendez « Comment faire cette tâche à nouveau ? », c’est là que les aides au travail brillent. Ils sont disponibles à la demande avec exactement les informations dont les employés ont besoin, quand ils en ont besoin.
Les employeurs comme les employés vivent de meilleures journées lorsque les réponses sont disponibles immédiatement. Au lieu de devoir courir après quelqu’un pour obtenir de l’aide, les employés disposent d’un outil de travail qui leur indique les étapes nécessaires à la réalisation d’un processus. Pas besoin de feuilleter des couches de documentation pour trouver les instructions exactes – une aide-mémoire se trouve juste à côté de leur poste de travail pour que les employés puissent accomplir la tâche correctement dès la première fois.
Non seulement les aides au travail sont excellentes pour aider les employés à se souvenir de ce qu’ils ont appris lors d’une formation (comme les processus qu’ils n’ont besoin de faire qu’occasionnellement et qu’ils n’ont pas besoin de mémoriser), mais elles sont également utiles lorsque quelque chose change – pour le dépannage, par exemple, ou pour parcourir les étapes d’un flux de travail légèrement différent des nouvelles versions de logiciels.
Ces gains d’efficacité s’additionnent. Selon Peregrine Performance Group, les entreprises avec lesquelles ils travaillent ont remplacé une formation d’une semaine par une journée de formation plus une aide au travail. Non seulement moins de formation est nécessaire, mais la compétence a augmenté de 50 %. Lorsque vous prenez le temps de rédiger une aide au travail efficace, vous pouvez vous attendre à ce type d’avantages :
- Gagner du temps en accomplissant les tâches de travail plus rapidement
- Éviter de faire des erreurs, grâce à des instructions claires
- Moins de stress pour les employés
- Réduire les demandes d’aide inutiles en aller-retour
- Mieux contrôler les processus/normes en partageant les mêmes connaissances avec tout le monde en même temps
- Moins de formation et de recyclage
- Meilleure expérience pour les employés et les clients
Plus, ils sont rapides – les aides à l’emploi peuvent être déployées 75 % plus rapidement que la formation traditionnelle, et à un coût bien inférieur, pour un bien meilleur retour sur investissement.
Quand il n’y a pas le temps d’en regarder une. Dans certains cas, les employés doivent connaître les processus et les procédures de mémoire. Il n’y a pas le temps de regarder une carte, même si elle est bien placée. Parfois, la tâche exige que l’employé garde toute son attention et son regard sur la tâche à accomplir (comme dans un établissement de soins de santé sur un patient, ou dans la fabrication sur une pièce de machinerie). Dans ces cas, les employés doivent mémoriser les étapes et être capables de réagir immédiatement, sans l’aide d’instructions extérieures.
Quand cela pourrait réduire la crédibilité. En particulier dans les rôles en contact avec la clientèle, le fait que les employés se réfèrent à une aide au travail pourrait ne pas être l’image que vous voulez donner. Dans certaines situations, les clients s’attendent à ce que les employés connaissent déjà certaines informations. Même si des instructions supplémentaires seraient utiles, il peut être préférable de les éviter.
Lorsque chaque tâche est différente. S’il n’y a pas de cohérence dans les tâches professionnelles, les aides au travail ne sont d’aucune utilité.
Comme substitut à toute formation. Les aides au travail ne se suffisent pas complètement à elles-mêmes. Les employés réussissent toujours mieux avec un niveau de formation de base, avec des aides au travail comme compléments.
Comment créer une aide au travail (guide étape par étape)
Avec les bonnes étapes, vous pouvez facilement et à moindre coût créer une aide au travail qui fait exploser les performances de votre équipe.
Recueillir des informations sur la tâche
Parler avec les employés qui font déjà ce processus. Comment s’y prennent-ils pour le mener à bien ? Quelles étapes suivent-ils, et dans quel ordre ? Veillez à parler avec un éventail d’employés – des chevronnés qui ont fait cette tâche maintes et maintes fois, ainsi que des débutants. En quoi leurs points de vue diffèrent-ils ? Essayez de faire le travail vous-même, et prenez note des informations dont vous avez besoin.
Choisissez une structure
Les aides au travail entrent naturellement dans l’une des trois catégories suivantes :
Liste de contrôle
Cela fonctionne lorsqu’il y a beaucoup de choses à faire, mais sans ordre particulier. Par exemple, maintenir une cohérence pour les inspections de l’équipement et les papiers des nouvelles recrues.
Étape par étape
Utiliser ceci lorsque les choses doivent être faites dans un certain ordre. Un organigramme (comme cet organigramme de diagnostic pour les prestataires de soins de santé) ou un arbre de décision si-alors peut avoir du sens pour présenter le processus de manière logique. Si vous avez besoin que les employés enregistrent les informations au fur et à mesure (par exemple, s’ils notent les températures dans une salle de serveurs ou comptent les produits dans un entrepôt), vous pouvez rendre l’aide-mémoire remplissable ou utiliser une application interactive.
Référence
Ce document est idéal lorsqu’il n’y a pas d’étapes concrètes et que toutes les informations ne sont pas nécessaires en même temps. Les employés peuvent y jeter un coup d’œil lorsqu’ils ont besoin de trouver un numéro de SKU populaire, de partager un numéro de téléphone avec un autre service ou de localiser un entrepôt sur une carte régionale.
Parfois, une aide au travail aura de nombreuses sections, chacune avec une structure différente. Ne vous laissez pas submerger par les différents choix. Le meilleur format deviendra évident une fois que vous aurez commencé à rédiger. Au final, personne ne se soucie vraiment de celui que vous choisissez, tant que l’aide-mémoire permet d’accomplir la tâche plus rapidement et mieux.
Prenez un format
Est-ce que cela vivra sous la forme d’un papier laminé imprimé 8.5×11 accroché au mur, ou d’un JPG numérique sur le réseau ? Sera-t-il une application interactive ? Choisissez le format tôt pour vous assurer que l’information sera adaptée. La plupart des aides à l’emploi font une page ou moins, ou sont visibles sur un seul écran sans défilement.
Selon des recherches menées par TechSmith et Cebr, deux tiers (67 %) des personnes comprennent mieux les informations lorsqu’elles sont communiquées avec des éléments visuels. Au lieu d’un mur de texte, remplacez autant que possible les mots écrits par des images – utilisez des photos, des graphiques et tout autre visuel adapté à votre format.
Comment rédiger une aide au travail
Lorsqu’il s’agit de mettre en place une aide au travail, moins de contenu est définitivement plus. Nous aimons utiliser Snagit pour les aides au travail, car il permet de prendre des captures d’écran et d’ajouter des annotations rapidement et facilement. Voici comment créer une aide-mémoire à l’aide de Snagit :
1. Prenez vos captures d’écran
Ouvrez Snagit et cliquez sur le gros bouton rouge Capture. De là, vous pourrez sélectionner la zone de votre écran que vous souhaitez capturer. L’éditeur Snagit s’ouvrira automatiquement et téléchargera votre image. C’est ici que le plaisir commence vraiment :
2. Annoter
Si l’aide-mémoire décrit une tâche physique, prenez des photos et marquez-les avec des flèches, etc. pour indiquer ce qui doit être fait. Pour les tâches numériques, prenez des captures d’écran. Snagit vous permet non seulement de prendre et de modifier des captures d’écran, mais aussi d’ajouter des formes, de mettre en évidence et de montrer les étapes d’un processus dans le même programme.
L’outil d’étape automatise la numérotation – cliquez autour de la capture d’écran pour ajouter des étapes séquentielles.
Si les instructions s’étendent sur plusieurs écrans ou photos, combinez-les en un seul document et ajoutez tout texte autour ou au-dessus des visuels.
Pour un format numérique, enregistrez une courte vidéo (nous aimons Camtasia) avec une table des matières cliquable.
Ayez un look cohérent
Choisissez un schéma de couleurs et un style, et tenez-vous-en à ce schéma dans l’ensemble de votre ou vos aides au travail. Utilisez des polices, des tailles, des couleurs et des marques d’entreprise cohérentes lorsque cela est possible. Les meilleurs éditeurs d’images disposent de modèles et d’actifs qui vous permettent de conserver un aspect uniforme.
Faites-le multilingue
Un outil de travail ne fonctionne pas si les gens ne peuvent pas le lire. Assurez-vous que votre aide au travail est localisée dans autant de langues que nécessaire pour vos employés.
Tester et réviser
Maintenant que vous avez créé votre aide-mémoire, voyez comment il se comporte dans la vie réelle. Trouvez un collègue obligeant, prenez quelque chose pour prendre des notes, et regardez-le essayer d’effectuer la tâche à l’aide de l’aide au travail.
Ne les guidez pas, restez assis et observez ce qu’ils font naturellement, et si l’aide au travail les aide ou non. Prenez des notes, posez des questions de suivi, puis trouvez un autre collègue et répétez. Réécrivez l’aide au travail avec ce que vous avez appris.
Partager et enregistrer les commentaires
Une fois que votre aide au travail a été perfectionnée, mettez-la là où elle doit être – sur un mur, près des bureaux des gens, ou partout où cela a du sens pour le format que vous avez choisi. Assurez-vous que les employés savent que l’aide-mémoire est là pour eux. Rappelez-le-leur si nécessaire et encouragez-les à l’utiliser. Si vous avez fait un excellent travail en le créant, les employés seront plus que reconnaissants d’avoir quelque chose qui les aide à faire leur travail plus rapidement et mieux.
Gardez les yeux ouverts sur les résultats à long terme, tant qualitatifs que quantitatifs. Assurez-vous de vous poser ces questions :
- Entendez-vous moins de questions répétitives de la part des employés ?
- Les tâches sont-elles accomplies avec plus de précision ?
- Qu’en est-il des scores de satisfaction des clients ?
Utilisez ces informations continues pour évaluer le succès et inspirer des mises à jour pour la prochaine fois.
Bonus : les modèles Snagit
Vous ne savez toujours pas comment vous lancer dans les aides au travail ? Laissez les modèles Snagit faire le travail pour vous !
D’abord, cliquez sur le bouton Créer et choisissez Image à partir du modèle ou sélectionnez des images dans le plateau Captures récentes, puis faites un clic droit et choisissez combiner dans le modèle. Vous pouvez sélectionner les modèles qui répondent le mieux aux besoins de votre aide-mémoire.
Puis, il suffit de glisser et déposer vos images et de les ajuster dans le modèle. C’est aussi simple que cela ! Pour un tutoriel complet sur la création d’une aide au travail avec Snagit, regardez cette excellente vidéo ci-dessous :
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