Comment définir, atteindre et suivre les OKRs dans Trello

Alors, votre équipe veut aller loin ?

Il s’avère que l’équipe de Buffer le fait aussi. Grâce aux OKR, ils ont été en mesure de faire exactement cela.

Nous savons, nous savons, OK-quoi ? Eh bien, OKR est l’acronyme de Objectives and Key Results (objectifs et résultats clés). Les objectifs sont les résultats souhaités que vous voulez, et les résultats clés sont les moyens mesurables qui vous permettent de savoir que vous êtes sur la bonne voie pour les atteindre.

Pour les définir autrement…

Un objectif permet de répondre à la question » Où est-ce que je veux aller ? «
Un résultat clé permet de répondre à la question » Comment vais-je savoir que j’y arrive ? «

Les grands plans nécessitent de grandes actions, non ? Alors, comment l’équipe de Buffer a-t-elle utilisé les OKR de l’entreprise ?

Ecoutez le vice-président du marketing de Buffer, Kevan Lee, qui explique comment la stratégie de l’entreprise mélangée aux OKR peut vous conduire à certains de vos meilleurs résultats au prochain trimestre.

OKR : Objectifs et résultats clés-Qu’est-ce que c’est ?

Les objectifs et les résultats clés conduisent à une meilleure gestion des performances en suivant vos progrès par la fixation d’objectifs. Vous pouvez les utiliser avec des groupes et des équipes, et ils sont fixés sur une durée déterminée afin que vous puissiez suivre vos progrès.

Ça semble facile, non ?

Nous avons de grands projets chez Buffer pour construire un outil de médias sociaux qui soit aussi omniprésent pour les spécialistes du marketing social que Google Analytics l’est pour les propriétaires de sites Web. C’est un objectif important, effrayant et audacieux ! Comment pouvons-nous même commencer à fixer des objectifs et à travailler à quelque chose comme ça ?

Il est difficile d’aligner nos objectifs et de rester sur la bonne voie avec la gestion de projet. Comment établir des priorités lorsque chaque objectif est si excitant et, eh bien, si grand ?

Cela vous semble familier ? Imaginez avoir un moyen d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés (quelle que soit leur taille), et de rester sur la bonne voie tout au long du parcours. C’est ce que nous voulions faire.

Notre solution consiste à nous concentrer sur les OKR, une méthode rigoureuse de fixation d’objectifs et de suivi des progrès en utilisant des objectifs et des résultats clés qui, selon nous, ont un impact considérable sur notre concentration, notre enthousiasme et nos résultats.

Voici à quoi ressemblent les objectifs et les résultats clés dans la pratique :

Quels types d’entreprises utilisent les OKR ?

Les OKR d’entreprise sont initialement arrivés chez Google en 1999, lorsque le VC John Doerr les a présentés à Larry Page et Sergey Brin. Ils ont été utilisés chez Google depuis lors – et il semble que Google ait plutôt bien réussi sa croissance depuis les années 90. Parlons de preuve sociale !

Pour voir comment l’entreprise met en œuvre ses processus OKR, Rick Klau, de Google Ventures Startup Lab, décrit à quoi ressemblent les objectifs (en utilisant des références aux 49ers de San Francisco) et comment Google pense à les fixer et à en assurer le suivi :

Et Google n’est pas la seule grande entreprise à utiliser les OKR. De nombreuses entreprises ont utilisé les OKR avec succès à un moment ou à un autre (ou le font encore à ce jour), notamment Twitter, Intel, Sears, LinkedIn, Oracle et Jira.

Pourquoi votre équipe devrait-elle définir des OKR ?

Nous sommes passés par de nombreux styles de travail différents chez Buffer, en expérimentant pour trouver la façon dont nous travaillons tous le mieux et le plus heureux. Voici ce que nous avons fait :

Sarcelle (basé sur le livre Reinventing Organizations)
Pas de managers, structure très plate, presque Holacracy
Pas d’objectifs
Plusieurs objectifs
OKRs

En même temps, nous avons grandi assez rapidement. L’équipe comptait 17 personnes lorsque je suis arrivé il y a trois ans. Nous sommes 82 maintenant.

Au fur et à mesure que nous grandissions et que nous rêvions sur une base trimestrielle, nous avons pensé qu’un système pourrait être utile pour nous aider à rester tous sur la même page avec les grands objectifs que nous voulions pour l’entreprise. Nous avons utilisé les OKR pour tracer notre chemin vers ces objectifs, en les fixant chaque trimestre à partir de 2016 jusqu’en 2021. Voici ce que nous avons trouvé de plus précieux :

Les objectifs et les résultats clés augmentent la clarté des objectifs

L’un des plus grands avantages est que les OKR fournissent une structure et une clarté à une organisation pour travailler vers des objectifs communs. J’adore la façon dont les gens de Weekdone le décrivent :

Le but principal des OKR est de relier les objectifs de l’entreprise, de l’équipe et les objectifs personnels à des résultats mesurables, en faisant en sorte que les gens avancent ensemble dans la bonne direction.

Et lorsque vous faites en sorte qu’une équipe de dizaines ou de centaines de personnes avance comme un seul homme, vous obtenez des résultats assez incroyables !

J’ai tout de suite ressenti cette clarté avec nos premiers objectifs trimestriels (janvier à mars) chez Buffer. Je travaillais avec les membres de l’équipe pour créer des études de cas clients, ce qui est une tâche formidable et amusante en soi, et elles sont devenues d’autant plus primordiales avec la perspective acquise grâce aux OKR. Je pouvais tracer une ligne à partir de mon OKR d’études de cas jusqu’à notre OKR de revenus à l’échelle de l’entreprise :

Les études de cas conduisent à …
un trafic de type » middle-funnel « , » bottom-funnel « , qui conduit à …
des taux de conversion plus élevés, qui conduisent à … (un OKR à l’échelle du marketing)
plus de démarrages d’essais, ce qui signifie ….
une augmentation des revenus récurrents mensuels, ou MRR (un OKR à l’échelle de l’entreprise)

Les OKR augmentent la concentration de l’équipe

Parmi les meilleures pratiques pour les objectifs de l’entreprise, il faut les revisiter régulièrement – pas tous les trimestres, mais idéalement toutes les semaines. Je me suis même surpris à les revisiter quotidiennement pour mes propres évaluations de performance personnelle.

Chaque fois que j’étais confronté à une nouvelle tâche ou que je me sentais à la dérive dans mon travail, je m’arrêtais et me demandais :

« Est-ce que cela me rapproche de l’atteinte de mes objectifs ? »

Alors, bien sûr, je sortais mon tableau Trello OKR (plus d’informations sur ce logiciel OKR ci-dessous) et je vérifiais où mes tâches actuelles s’alignaient avec mes objectifs déclarés. Si les choses étaient en ligne, je pouvais me remettre au travail et me sentir confiant que j’avançais dans la bonne direction. En cas de conflit, j’aurais une excuse intégrée pour passer à d’autres tâches.

Les OKR augmentent la collaboration au sein de l’équipe

C’est probablement une bonne leçon à apprendre tôt (merci, les OKR !) – j’ai besoin de toutes les mains sur le pont.

Plusieurs de mes OKR personnels reposaient sur l’implication de mes coéquipiers ou l’engagement des employés. Je ne pouvais pas mettre en ligne une nouvelle page de destination parce que je n’ai pas de compétences en développement frontal. Je ne pouvais pas créer trois à cinq nouvelles infographies parce que je ne sais pas en concevoir une. J’ai tout réévalué.

Nous avons remarqué que ces arrangements étaient communs à l’ensemble de Buffer, nous avons donc veillé à inclure une période de négociations avant de finaliser tout OKR.

Vous deviez simplement entrer en contact avec les personnes avec lesquelles vous auriez besoin de travailler sur ces projets et trouver un terrain d’entente avec elles pour que le travail se retrouve sur la liste des OKR de chacun.

Comment les OKR aident le marketing et les entonnoirs de vente

Nous avons de nombreuses couches différentes d’OKR chez Buffer. Il y a des objectifs d’entreprise entiers et des résultats clés qui sont fixés par Joel et Leo, nos cofondateurs. Ensuite, il y a de bons OKR pour chaque domaine de Buffer-Marketing, Produit, Bonheur, Ingénierie, Données, Systèmes, Communauté, Développement client, Personnel, Ops, etc.

Au delà, chaque individu de chaque équipe a ses OKR individuels, ce qui aide vraiment à étirer les objectifs ! Notre système d’OKR ressemble un peu à ce diagramme de BetterWorks :

Quelques semaines avant le début d’un nouveau trimestre, nous prenons tous le temps de réfléchir à ce que nous voulons réaliser dans les mois à venir. Joel et Leo aideront à définir les OKR descendants à l’échelle de l’entreprise, puis nous travaillerons ensemble en tant qu’équipe marketing pour négocier ce à quoi les OKR pourraient ressembler dans notre secteur.

Voici une liste rapide de quelques-uns de nos meilleurs conseils pour définir les OKR chez Buffer:

Les objectifs doivent être ambitieux et doivent être légèrement inconfortables.
Les résultats clés sont mesurables ; ils doivent avoir un chiffre.
Enfin, vous n’atteindrez que 70 % de vos OKR.
Avoir 100 % signifie que vos OKR ne sont pas assez ambitieux.
Les mauvaises notes ne doivent pas être punies.
Faites attention à ne pas en fixer trop. Généralement, un maximum de cinq objectifs avec un maximum de cinq résultats clés chacun est suffisant.

Notre plus grande leçon avec les OKRs : Ils peuvent (et doivent) changer au cours du trimestre. Surtout dans une startup SaaS, les choses arrivent vite, nous apprenons vite, et les objectifs que nous fixons peuvent ne pas être les bons dans quelques semaines après nos processus quotidiens.

Nos OKR marketing pour le deuxième trimestre (avril à juin) comprenaient cinq objectifs différents que nous étions enthousiastes à l’idée de prendre en charge, chacun avec trois à cinq résultats clés attachés. Voici un OKR pour ce que nous espérions faire sur Medium au dernier trimestre :

(Vous pouvez voir la liste complète des OKR ici.)

Les fixer est vraiment amusant. C’est l’occasion de rêver grand, de réfléchir à votre situation actuelle et à celle que vous voulez atteindre, et de faire un brainstorming sur la façon d’y parvenir.

Aussi assez amusant ? Les traquer ! J’ai trouvé beaucoup de joie dans le système que nous utilisons pour nos OKR de marketing : Trello.

Comment suivre les OKR dans Trello

A Buffer, nous avons la liberté de suivre nos OKR de la manière qui nous semble la meilleure. Il existe d’excellents outils pour un suivi robuste des OKR. J’ai trouvé tout ce dont j’avais besoin dans un tableau Trello, et cela fait une excellente équipe de gestion de logiciels. Voici comment j’ai mis en place le tableau pour les OKR de marketing de Buffer:

Configuration du suivi des OKR

La mise en page de base est organisée comme suit :

Chaque objectif est résumé dans un titre de liste
Chaque résultat clé obtient sa propre carte sous sa liste d’objectifs
Chaque carte a une description riche des détails de l’OKR
Des étiquettes indiquent le statut du résultat clé

L’un de mes plus grands objectifs avec le tableau Trello était de le rendre a) utilisable, b) scannable et c) joli. Heureusement, ces trois souhaits se sont joliment liés !

Je savais que je ne pouvais pas faire tenir tout un objectif dans un titre de liste. Quelque chose comme « Lorsque les gens pensent aux entreprises qui sont parmi les meilleures sur Medium, ils devraient nommer Buffer comme la marque n°1 qui leur vient à l’esprit » ne correspondrait tout simplement pas de manière très nette.

Alors, j’ai résumé. Chaque nom de liste Trello est un synopsis de haut niveau de l’objectif, parfois capturé en aussi peu qu’un ou deux mots.

De même, chaque résultat clé reçoit sa propre carte Trello, avec une description très abrégée au recto :

Puis, à l’intérieur de la carte, j’entre plus en détail dans l’Objectif complet et le Résultat clé :

J’utilise également un système d’étiquettes très simple, montrant à quel point nous sommes avancés dans chaque Résultat clé :

Planification : « Nous n’avons pas encore commencé, mais il est certain que nous y pensons beaucoup ! »
En cours : « Nous y travaillons actuellement ! » (C’est notre étiquette la plus utilisée.)
Fait : « Succès ! »
Fait (pour l’instant) : Une belle façon de dire : » nous n’avons pas tout à fait atteint celui-ci… mais nous le ferons peut-être un jour. «

Listes de contrôle avancées

L’une des meilleures façons que nous avons trouvées pour suivre les progrès sur les résultats clés est d’utiliser des listes de contrôle avancées. Celles-ci ont beaucoup de sens pour les résultats que nous définissons comme » réaliser x choses « , comme les articles de blog, les expériences et autres. Nous pouvons même affecter des membres de l’équipe et une date limite à chaque sous-tâche et les visualiser d’un point de vue d’oiseau dans la vue Calendrier.

Voici notre liste de contrôle avancée pour l’objectif du calendrier éditorial :

Tableaux de chute d’eau

Nous avons fixé un certain nombre d’objectifs cibles limités dans le temps pour le trimestre, des choses comme » faire croître les sessions de nos nouveaux articles de 30 % au cours des 28 premiers jours » ou » atteindre 150 000 sessions par mois sur le blog Open. «

Ces objectifs sont passionnants à étirer ! Et une chose que je tiens à assurer, c’est que nous ne sommes pas dans un endroit où nous définissons l’OKR en avril et ne réalisons que fin juin que nous ne sommes même pas dans le ballpark.

Ce que nous avons trouvé qui fonctionne bien ici, c’est un diagramme en cascade. Vous pouvez les voir attachés à un certain nombre de cartes sur notre tableau, et nous les avons configurés pour qu’ils soient la couverture complète de la carte pour une vue encore plus jolie :

Un graphique en cascade est une paire de graphiques linéaires, l’un montrant où vous êtes lorsque vous fixez votre objectif et où vous voulez être à la fin de la période d’objectif, et l’autre ligne montrant votre progression tout au long de la période.

Nous avons adopté le nôtre à partir d’un guide de Mike Volpe de HubSpot. Les bases fonctionnent comme suit :

Définir un objectif, basé sur une période de temps ;
Déterminer la progression quotidienne que vous devez faire pour atteindre l’objectif ;
Charter cette progression sur un graphique linéaire ;
Suivre votre progression quotidienne ; et,
Ajouter cette progression au graphique linéaire, également.

C’est aussi simple (et compliqué) que cela. Voici un modèle que nous utilisons.

Les variations que nous avons ajoutées au graphique proviennent d’une prise de conscience que nous avons faite au premier trimestre. L’idée des OKR est de fixer des objectifs agressifs et ambitieux à atteindre, tout en sachant que vous n’êtes censé atteindre que 70 % de vos OKR en un trimestre. Nous avons donc ajouté cet élément dans nos cascades, qui comprennent maintenant trois lignes de croissance différentes :

70% – Sur la bonne voie
85% – Wow, ça va super bien
100% – Home run ! Feu d’artifice !

Voici donc à quoi ressemblait un de nos graphiques au début du trimestre :

Et comment l’ajouter dans Trello ?

Simple (et bricolé) : Je fais une capture d’écran du graphique dans une feuille de calcul Google Sheets, et je l’ajoute à la carte Trello, en veillant à ce que le dernier graphique soit la couverture de la carte.

Définir et écraser les objectifs de l’équipe avec des objectifs et des résultats clés

Si vous cherchez un moyen de faire décoller la productivité de votre équipe, votre concentration et vos résultats, nous avons constaté qu’un système de définition d’objectifs comme les OKR est un véritable coup de pouce. Il peut y avoir beaucoup de choses à creuser avec les OKR, bien que nous ayons trouvé que juste ces bases peuvent être suffisantes pour faire rouler le ballon vers la réalisation de grandes choses :

Définir des objectifs ambitieux avec des résultats mesurables.
Les placer dans Trello.
Vérifier régulièrement vos progrès.

Vous pouvez également copier ce modèle d’OKR et le faire vôtre !