- 20/20/11/2020
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- Applications : Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003
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Résumé
Cet article décrit certaines des considérations à prendre en compte si vous essayez de décider où publier un formulaire Outlook personnalisé.
Plus d’informations
Dans Outlook, les formulaires personnalisés sont généralement publiés dans une bibliothèque de formulaires afin qu’une seule copie d’un formulaire soit stockée sur votre ordinateur. Les éléments individuels contiennent un champ Classe de message qui indique le formulaire à utiliser pour afficher les données qui sont contenues dans l’élément. Lorsque vous publiez des formulaires personnalisés dans une bibliothèque de formulaires, les ordinateurs basés sur Microsoft Exchange Server et Outlook utilisent considérablement moins de ressources et de bande passante car le formulaire lui-même n’a pas besoin d’être stocké dans chaque élément individuel.
Les solutions de formulaires Outlook peuvent varier considérablement, notamment parce qu’Outlook dispose de plusieurs types de formulaires standard. Il est souvent difficile de déterminer le meilleur endroit pour publier un formulaire, et il y a de nombreux facteurs à prendre en compte lorsque vous prenez la décision.
Où vous pouvez publier des formulaires
Les formulaires peuvent être publiés à trois emplacements. Le tableau suivant présente ces emplacements.
| Location | Description |
|---|---|
| Un dossier (ou une bibliothèque de formulaires de dossiers) | Pour la plupart des solutions de formulaires basées sur des dossiers-.solutions de formulaires basées sur un dossier, publiez le formulaire dans le dossier afin qu’il soit disponible dès que quelqu’un utilise le dossier. Si vous publiez le formulaire dans un dossier public, le formulaire est disponible pour tous ceux qui peuvent accéder au dossier. Si vous publiez le formulaire dans l’un de vos dossiers personnels, il n’est disponible que pour vous lorsque vous utilisez ce dossier. Les formulaires Contact, Post, Task et Journal sont des exemples de types de formulaires généralement associés à un dossier. L’un des avantages de la publication d’un formulaire dans un dossier est que le formulaire est disponible dans le menu Actions lorsque vous êtes dans le dossier. |
| Bibliothèque de formulaires organisationnels | Publier le formulaire dans cette bibliothèque si vous voulez que le formulaire soit disponible pour tout le monde dans votre organisation, comme un formulaire pour déclarer les vacances. Cette bibliothèque est souvent utilisée pour les formulaires de messages électroniques car ils ne sont généralement pas basés sur un dossier spécifique. Vous pouvez publier un formulaire dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation lorsque vous souhaitez utiliser le même formulaire personnalisé dans plusieurs dossiers. Dans ce cas, vous ne pouvez gérer qu’un seul formulaire publié. Les formulaires publiés dans cette bibliothèque sont accessibles à tous les membres de l’organisation, à condition que l’administrateur leur accorde des droits d’accès à la bibliothèque. La bibliothèque est stockée sur l’ordinateur basé sur le serveur Microsoft Exchange. L’administrateur doit vous donner les autorisations nécessaires pour publier dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation. Cette autorisation n’est généralement accordée qu’à quelques personnes ou à un service qui gère l’ordinateur basé sur Exchange Server. |
| Bibliothèque de formulaires personnels | Les formulaires qui sont enregistrés dans cette bibliothèque ne sont accessibles qu’à vous. Lorsque vous publiez un formulaire dans la bibliothèque de formulaires personnels, le formulaire est stocké en tant qu’élément caché dans le dossier racine de votre boîte aux lettres ou de votre fichier Personal Folders (.pst), selon l’emplacement de livraison du courrier par défaut. Comme les formulaires stockés dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation, ces formulaires peuvent être ouverts à l’aide de la commande Choose Form. Enregistrez un formulaire dans cette bibliothèque lorsque vous créez un formulaire pour votre usage personnel, tel qu’un formulaire de message électronique standard pré-adressé aux destinataires. |
Il est également possible de stocker un formulaire Outlook comme un fichier dans le système de fichiers ou comme un élément dans un dossier Outlook. Microsoft vous recommande toutefois d’éviter ces deux approches, car le formulaire sera un formulaire unique.
Vous pouvez enregistrer un formulaire Outlook dans le système de fichiers en tant que fichier Outlook Template (.oft). Cela vous permet de joindre le formulaire à un message électronique, puis d’envoyer le formulaire à quelqu’un d’autre. Vous pouvez également utiliser le fichier .oft comme sauvegarde du formulaire. Pour enregistrer un formulaire en tant que fichier .oft :
- Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous.
- Dans la zone Nom du fichier, tapez un nom pour le formulaire.
- Dans la zone Enregistrer sous le type, sélectionnez Modèle Outlook, puis sélectionnez Enregistrer.
Vous pouvez également enregistrer le formulaire en tant qu’élément du dossier actuel. Cependant, Microsoft ne vous recommande pas de le faire pour les raisons suivantes :
- Il est facile de supprimer accidentellement le formulaire.
- Cela tend à brouiller la distinction entre les formulaires et les éléments, et le résultat typique est un dossier qui est rempli de différents éléments qui contiennent diverses versions du même formulaire. Ce n’est généralement pas une bonne pratique lorsque vous concevez des formulaires Outlook.
- Les éléments qui sont stockés dans un dossier ont généralement des données associées à eux, et vous ne voulez généralement pas de données associées à votre formulaire. Par conséquent, Microsoft recommande de ne pas ouvrir un élément dans un dossier et d’entrer ensuite en mode conception ; ouvrez une nouvelle instance du formulaire et entrez ensuite en mode conception.
- Les formulaires qui sont stockés en tant qu’éléments sont des formulaires uniques et ont des effets secondaires indésirables.
Pour enregistrer un formulaire dans le dossier actuel, sélectionnez Enregistrer dans le menu Fichier.
Considérations lorsque vous décidez de l’endroit où publier un formulaire
Il y a de nombreuses questions à prendre en compte lorsque vous décidez de l’endroit où publier un formulaire :
- Le formulaire est-il basé sur une solution de dossier, ou est-ce un formulaire de message électronique conçu pour être envoyé aux destinataires ?
- Vous utilisez un ordinateur basé sur Exchange Server ? Si vous utilisez un ordinateur basé sur Exchange Server, est-il possible de publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation, ou votre organisation a-t-elle imposé des restrictions sur les types de formulaires qui peuvent y être stockés ?
- Combien de personnes doivent avoir accès au formulaire ?
- Le formulaire sera-t-il souvent mis à jour, d’où l’importance de n’avoir qu’une seule copie du formulaire déployée de manière centralisée ?
- Le formulaire doit-il être disponible hors ligne ?
- S’il s’agit d’un formulaire de message électronique, sera-t-il utilisé uniquement au sein de l’organisation, ou sera-t-il envoyé à d’autres destinataires en dehors de l’organisation ?
- Comment le nouveau formulaire sera-t-il ouvert ?
Décider où publier les formulaires basés sur les dossiers
Lorsque vous créez une solution basée sur les dossiers où l’objectif principal du formulaire est d’afficher les éléments d’un seul dossier, publiez généralement le formulaire sur le dossier lui-même. Lorsque vous publiez le formulaire dans le dossier, le dossier est une entité autonome et le formulaire est disponible dans le menu Actions.
Cependant, il existe des scénarios où vous ne souhaitez pas publier un formulaire typique basé sur un dossier dans un dossier. Si vous utilisez un formulaire dans plus d’un dossier, et que chaque dossier utilise toujours la même version du formulaire, envisagez de publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation ou dans la bibliothèque de formulaires personnels. Ainsi, il n’existe qu’une seule copie du formulaire publié et il est plus facile de le mettre à jour si vous devez apporter des modifications. Si vous êtes la seule personne à devoir accéder à ce formulaire, publiez-le dans la bibliothèque de formulaires personnels. Si d’autres personnes ont besoin d’accéder au formulaire, et que le formulaire se trouve typiquement dans un dossier public sur un ordinateur basé sur Exchange Server, étudiez si vous pouvez ou non publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation. Un inconvénient potentiel de cette approche est que le formulaire ne sera pas disponible dans le menu Actions s’il n’est pas publié dans le dossier. Cependant, s’il s’agit du formulaire par défaut du dossier, comme c’est généralement le cas, cela ne fera pas trop de différence car vous ou les utilisateurs pouvez utiliser un bouton de la barre d’outils pour ouvrir de nouveaux éléments.
Décider où publier les formulaires basés sur les messages
Si le formulaire est basé sur un message électronique et qu’il est utilisé par vous et seulement quelques autres utilisateurs, publiez le formulaire dans la bibliothèque de formulaires personnels pour tous les utilisateurs. Cependant, si vous comptez créer de nouveaux éléments basés sur ce formulaire, vous voudrez peut-être le publier dans votre boîte de réception afin de pouvoir y accéder dans le menu Actions. Si le formulaire est destiné à être utilisé par de nombreuses personnes au sein d’une organisation, publiez-le dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation afin qu’il n’y ait qu’une seule copie du formulaire à gérer et que tous les utilisateurs y aient accès. Cette approche peut toutefois rendre le formulaire plus difficile à ouvrir.
Considérations et options pour l’ouverture des formulaires
Le tableau suivant décrit comment les utilisateurs ouvrent généralement les formulaires Outlook selon l’endroit où les formulaires sont stockés :
| Type de formulaire | Où ouvrir |
|---|---|
| Formulaires du dossier | Si vous ouvrez le dossier qui contient les formulaires, les formulaires sont disponibles dans le menu Actions. |
| Bibliothèque de formulaires organisationnels -et- Bibliothèque de formulaires personnels |
Les formulaires stockés dans la bibliothèque de formulaires organisationnels et la bibliothèque de formulaires personnels sont conçus pour être accessibles à l’aide de la boîte de dialogue Choisir un formulaire. Pour accéder à ces formulaires, pointez sur Nouveau dans le menu Fichier, puis sélectionnez Choisir un formulaire. |
Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour rendre les formulaires plus accessibles aux utilisateurs.
Ajouter la commande Choisir un formulaire à la barre d’outils
Outlook 2007 et Outlook 2003
Pour réduire le nombre d’étapes nécessaires pour accéder à la commande Choisir un formulaire, ajoutez la commande à la barre d’outils afin de pouvoir afficher la boîte de dialogue avec une seule sélection :
- Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d’outils, puis sélectionnez Personnaliser.
- Sélectionnez l’onglet Commandes dans la boîte de dialogue Personnaliser.
- Dans la boîte Catégories, assurez-vous que Fichier est sélectionné.
- Dans la boîte Commandes, localisez la commande Choisir un formulaire, puis faites-la glisser jusqu’à l’emplacement de la barre d’outils que vous souhaitez.
- Sélectionnez Fermer.
Outlook 2013 et Outlook 2010
Pour raccourcir le nombre d’étapes nécessaires pour accéder à la commande Choisir un formulaire, ajoutez l’onglet Développeur au ruban afin de pouvoir afficher la boîte de dialogue Choisir un formulaire avec quelques sélections :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le ruban Outlook, puis sélectionnez Personnaliser le ruban.
- Dans la liste des onglets principaux, sélectionnez Développeur, puis sélectionnez OK.
Sur l’onglet Développeur du ruban Outlook, vous devriez voir Choisir un formulaire affiché.
Ouvrir un formulaire en utilisant Visual Basic for Applications ou un complément COM
Si un formulaire est publié dans la bibliothèque de formulaires personnels ou la bibliothèque de formulaires organisationnels, vous pouvez envisager de publier un formulaire dans un dossier afin qu’il apparaisse dans le menu Actions. Cependant, si le formulaire est mis à jour, assurez-vous qu’il est redéployé afin de ne pas créer de problèmes avec le cache des formulaires Outlook.
Enregistrer un fichier .oft sur le bureau ou dans le menu Démarrer
Bien que Microsoft ne recommande généralement pas d’enregistrer un fichier .oft sur le bureau ou dans le menu Démarrer, vous pouvez enregistrer un fichier modèle Outlook (.oft) à l’un ou l’autre de ces emplacements. Les éléments qui sont créés en faisant cela contiennent des formulaires uniques qui causent généralement des effets secondaires indésirables en fonction de la conception du formulaire et de la façon dont il est utilisé.
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