Lorsque vous envoyez ou recevez des paiements, vous avez plusieurs options. Parmi ces options, vous pouvez utiliser des espèces, des chèques ou des paiements électroniques. La plupart des organisations préfèrent ce dernier choix – également connu sous le nom de dépôt direct. En fait, vous êtes parfois obligé d’utiliser le dépôt direct. Heureusement, c’est une option de paiement sûre et peu coûteuse pour toutes les parties concernées.
Qu’est-ce que le dépôt direct ?
Le dépôt direct est un paiement électronique d’un compte bancaire à un autre. Par exemple, l’argent peut passer du compte bancaire d’un employeur à celui d’un employé, mais il existe plusieurs autres façons d’utiliser le dépôt direct. Pour effectuer les transferts, les banques utilisent le réseau de la Chambre de compensation automatisée (ACH), qui coordonne ces paiements entre les institutions financières.
Transactions entièrement automatiques
Lorsque vous recevez des fonds via un dépôt direct, le solde de votre compte augmente automatiquement à l’arrivée du paiement. Vous n’avez pas besoin d’accepter le paiement ou de déposer des fonds sur votre compte, ce qui serait nécessaire si vous receviez des espèces ou un chèque. De même, lorsque vous payez par dépôt direct, le solde de votre compte chèque diminuera automatiquement lorsque le paiement quittera votre banque.
Mode de paiement courant
Le dépôt direct est devenu de plus en plus populaire parce qu’il élimine la paperasse inutile. Des milliards de paiements ACH ont lieu chaque année. Par exemple, les branches du gouvernement comme l’administration de la sécurité sociale, n’impriment plus de chèques. Au lieu de cela, ils exigent que vous receviez des fonds par voie électronique – soit par un dépôt direct sur votre compte chèque, soit par une carte de débit rechargeable. Les employeurs de toutes tailles apprécient la facilité d’effectuer des paiements à la fois aux employés et aux fournisseurs grâce aux dépôts directs.
Raisons de faire le changement
Il existe plusieurs raisons pour les entreprises et les consommateurs d’utiliser le dépôt direct.
Les dépôts automatisés sont pratiques
Lorsque vous recevez des fonds par dépôt direct, les fonds sont ajoutés à votre compte sans aucune action requise de votre part. Que vous soyez en déplacement ou trop occupé pour vous rendre à la banque, votre compte sera crédité.
Le passage au numérique permet d’économiser de l’argent et des ressources
Avec les paiements électroniques, vous n’avez pas besoin d’imprimer des chèques ou de payer pour les envoyer par la poste. Cela permet à l’entreprise d’économiser de l’argent tout en préservant les ressources liées à l’impression des chèques et à leur transport. Il est généralement gratuit de recevoir des paiements, et l’envoi de fonds par ACH est souvent moins coûteux que d’autres options.
Les enregistrements électroniques ne rempliront pas les armoires à dossiers
Avec une transaction de dépôt direct, tout le monde a un enregistrement du paiement. Il est facile de voir ce qui s’est passé dans l’historique des transactions de votre compte chèque. Cette transaction sera là chaque fois que vous aurez besoin de la référencer. Vous n’avez pas besoin de noter manuellement les détails des paiements, de conserver les bulletins de salaire dans un classeur ou de garder une trace de la paperasse.
Les paiements numériques sont plus sûrs
Personne ne peut voler un chèque, le modifier ou tenter de l’encaisser lorsque le paiement est délivré numériquement. Les fonds passent de manière transparente d’un compte chèque à un autre. Lorsqu’il s’agit de faire passer l’argent d’un compte bancaire à un autre, les dépôts directs sont parmi les moyens les plus sûrs de réaliser la transaction.
Les dépôts directs réalisent rapidement les transactions
Ceux qui sont payés par dépôt direct reçoivent souvent leur paiement avant ceux qui sont payés par chèque papier. Le dépôt direct peut arriver sur le compte d’un bénéficiaire avant qu’un autre bénéficiaire ne reçoive un chèque papier par la poste. Même s’ils arrivent en même temps, le bénéficiaire du chèque papier devra effectuer l’étape supplémentaire consistant à déposer le chèque et à attendre que ces fonds soient compensés.
Configuration du dépôt direct pour recevoir des paiements
Pour recevoir des paiements par voie électronique, vous devez fournir des informations sur votre compte bancaire à l’organisation qui vous paie. Ils peuvent exiger que vous utilisiez un formulaire particulier (tel qu’un formulaire de dépôt direct) ou vous demander de fournir un chèque annulé. Dans certains cas, vous devrez fournir vos informations de compte en ligne.
Pour recevoir des paiements, vous devrez fournir les détails ci-dessous à l’organisation qui vous paiera.
- Numéro de compte bancaire
- Numéro d’acheminement
- Type de compte (généralement un compte chèque)
- Nom et adresse de la banque – vous pouvez utiliser n’importe quelle succursale de la banque ou de la coopérative de crédit que vous utilisez
- Nom(s) des titulaires de compte figurant sur le compte
Vous pouvez trouver la plupart de ces informations sur n’importe quel chèque personnel.Le numéro d’acheminement figure généralement au recto du chèque, en bas à gauche. Le numéro de compte sera juste à sa droite. Vous pouvez également appeler votre banque et demander des informations sur le dépôt direct. Les détails sont souvent disponibles en ligne également, mais il est préférable de se connecter à votre compte pour obtenir des informations précises.
Vos numéros d’acheminement et de compte bancaires sont des informations sensibles, alors ne les fournissez à personne, sauf si vous leur faites vraiment confiance.
La mise en place du dépôt direct peut prendre entre quelques jours et quelques semaines. Demandez à votre employeur à quoi vous attendre pour ne pas chercher vos paiements au mauvais endroit.
Une fois que tout est configuré, vos paiements arriveront automatiquement sur votre compte bancaire. Veillez à vérifier le solde disponible sur votre compte chèque avant d’essayer de dépenser cet argent. Les paiements gouvernementaux tels que les remboursements d’impôts et les prestations de sécurité sociale sont généralement disponibles immédiatement, tout comme les paiements des employeurs, bien que cela dépende de votre banque. D’autres paiements peuvent être retenus pendant quelques jours.
Envoyer des paiements avec le dépôt direct
Pour envoyer des paiements par voie électronique, vous devez avoir une relation avec une institution financière qui fournit des paiements ACH. Les comptes bancaires d’entreprise, les services de comptabilité populaires et les fournisseurs de paie peuvent offrir ce service – demandez donc aux fournisseurs avec lesquels vous travaillez déjà avant de chercher de nouvelles ressources.
Une fois que vous avez un moyen d’envoyer des paiements ACH, vous devez simplement recueillir des informations sur vos employés. Incluez toutes les divulgations requises par les lois locales et fédérales dans votre communication avec les bénéficiaires. Si vous n’êtes pas sûr des réglementations en vigueur dans votre région, consultez votre comptable.
Autres utilisations du dépôt direct
Il existe de nombreuses utilisations du dépôt direct, en dehors de la réception des chèques de paie ou du paiement des employés.
Entrepreneurs indépendants
Votre entreprise peut payer les entrepreneurs indépendants par dépôt direct. Votre logiciel de comptabilité ou votre fournisseur de paie actuel devrait être en mesure d’accueillir ces paiements assez facilement, bien que le coût puisse être plus élevé que celui de la rémunération des employés W-2.
Les prestations de sécurité sociale
Depuis 2013, l’administration de la sécurité sociale a exigé que les bénéficiaires reçoivent des paiements par voie électronique. Pour vous inscrire aux paiements électroniques, visitez le site Web Go Direct du Trésor américain. Vous pouvez également modifier les instructions de dépôt direct existantes à l’adresse www.SSA.gov.
Les pensions alimentaires pour enfants
Pour recevoir ou envoyer les paiements de pensions alimentaires par voie électronique, contactez le service de votre État chargé de traiter ces paiements.
Remboursements d’impôts
Vous recevrez votre argent plus rapidement si vous utilisez le dépôt direct pour les remboursements d’impôts. Dites à votre préparateur d’impôts que vous préférez le dépôt direct, ou fournissez vos informations de compte bancaire au gouvernement lorsque vous remplissez vos déclarations. Vous pouvez même fractionner votre remboursement de manière à ce que l’argent soit versé sur plusieurs comptes, ce qui vous permettra d’épargner plus facilement une partie de votre remboursement. Pour fournir des instructions de dépôt direct, utilisez la section Remboursement (ligne 21b-d) du formulaire 1040. Vous pouvez également répartir votre dépôt direct entre plusieurs comptes en utilisant le formulaire 8888.
C’est une bonne idée de configurer des alertes pour recevoir un courriel ou un message texte chaque fois qu’il y a un dépôt ou un retrait sur l’un de vos comptes.
Payer ses factures
En tant que consommateur, vous pouvez utiliser la même technologie pour éviter d’utiliser des chèques, de payer des frais d’affranchissement et de faire parvenir vos factures dans le courrier à temps. Pour ce faire, vous pouvez soit configurer le paiement de factures en ligne avec votre banque, soit configurer des paiements ACH avec la personne que vous devez payer.
Vérifiez périodiquement vos dépôts directs
Même après avoir réussi à recevoir ou à envoyer des dépôts directs, il est utile de vérifier périodiquement vos comptes bancaires. De cette façon, vous pourrez repérer toute erreur ou tout signe d’usurpation d’identité. Si vous passez d’un registre de chèques sur papier, vous devrez vous adapter au changement de tout voir en ligne, mais il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas continuer à équilibrer vos comptes comme vous l’avez fait dans le passé.
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