La plupart des entreprises vendent à leurs clients à crédit. C’est-à-dire qu’elles livrent les biens et services immédiatement, envoient une facture, puis sont payées quelques semaines plus tard. Les entreprises gardent une trace de tout l’argent que leurs clients leur doivent à l’aide d’un compte dans leurs livres appelé comptes clients.
Nous allons voir ici comment les comptes clients fonctionnent, en quoi ils diffèrent des comptes fournisseurs et comment gérer correctement vos comptes clients peut vous permettre d’être payé plus rapidement.
Qu’est-ce que les comptes clients ?
Les comptes clients sont tout l’argent que vos clients vous doivent pour des biens ou des services qu’ils vous ont achetés dans le passé. Cet argent est généralement collecté après quelques semaines, et est enregistré comme un actif dans le bilan de votre entreprise. Vous utilisez les comptes débiteurs dans le cadre de la comptabilité d’exercice.
Où puis-je trouver les comptes débiteurs ?
Vous pouvez trouver les comptes débiteurs dans la section » actifs courants » de votre bilan ou de votre plan comptable. Les comptes clients sont classés comme un actif parce qu’ils fournissent une valeur à votre entreprise. (Dans ce cas, sous la forme d’un paiement futur en espèces.)
Quelle est la différence entre les comptes clients et les comptes fournisseurs ?
Les comptes clients sont un compte d’actif, représentant l’argent que vos clients vous doivent.
Les comptes fournisseurs, en revanche, sont un compte de passif, représentant l’argent que vous devez à une autre entreprise.
Disons que vous envoyez à l’entreprise de votre ami Keith, Meubles Keith Inc, une facture de 500 $ en échange d’un logo que vous avez conçu pour eux.
Lorsque Keith recevra votre facture, il l’enregistrera comme un compte fournisseur dans ses livres, car c’est de l’argent qu’il doit payer à quelqu’un d’autre.
Vous l’enregistrerez comme un compte client de votre côté, car il représente de l’argent que vous recevrez de quelqu’un d’autre.
Les comptes clients comptent-ils comme des revenus ?
Les comptes clients sont un compte d’actif, pas un compte de revenu. Cependant, en vertu de la comptabilité d’exercice, vous enregistrez les recettes en même temps que vous enregistrez un compte débiteur.
Pour l’exemple ci-dessus, vous passeriez l’écriture suivante dans vos livres au moment où vous facturez Meubles Keith :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Comptes clients – Meubles Keith Inc. | 500 $ | – |
| Revenu | – | 500$ |
(Si vous voulez comprendre pourquoi nous faisons deux entrées pour enregistrer une seule transaction ici, consultez notre guide de la comptabilité en partie double.)
Mais n’oubliez pas : en comptabilité de caisse, il n’y a pas de comptes débiteurs. Dans ce système, une transaction ne compte pas comme une vente tant que l’argent n’arrive pas sur votre compte bancaire.
Qu’est-ce que le compte de » provision pour créances irrécouvrables » ?
Si vous faites des affaires assez longtemps, vous finirez par rencontrer des clients qui paient en retard, ou pas du tout. Lorsqu’un client ne paie pas et que nous ne pouvons pas recouvrer ses créances, nous appelons cela une créance irrécouvrable.
Les entreprises qui existent depuis un certain temps estimeront souvent à l’avance le total de leurs créances irrécouvrables pour s’assurer que les comptes débiteurs figurant dans leurs états financiers ne sont pas exagérément élevés. Pour ce faire, elles établissent ce qu’on appelle une » provision pour créances irrécouvrables « .
Disons que vos ventes totales pour l’année devraient s’élever à 120 000 $ et que vous avez constaté que, dans une année typique, vous ne percevrez pas 5 % des comptes débiteurs.
Pour estimer vos créances irrécouvrables pour l’année, vous pourriez multiplier les ventes totales par 5 % (120 000 $ * 0,05). Vous créditeriez ensuite le montant résultant (6 000 $) à la » provision pour comptes irrécouvrables « , et débiteriez la » charge pour créances douteuses » du même montant :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Dépenses liées aux créances douteuses | 6,000 | – | Dotation pour comptes irrécouvrables | – | 6, 000 |
Que se passe-t-il si mes clients ne paient pas ?
Lorsqu’il est clair qu’un compte client ne sera pas payé, nous devons l’amortir en tant que charge de créance irrécouvrable.
Par exemple, disons qu’après quelques mois d’attente, d’appels sur son téléphone portable et de discussions avec les membres de sa famille, il devient clair que Keith a disparu et ne va pas payer la facture de 500 $ que vous lui avez envoyée.
Dans ce cas, vous débiteriez la » provision pour comptes irrécouvrables » de 500 $, pour la diminuer de 500 $.
Pourquoi ?
Rappellez-vous que le compte de provision pour comptes irrécouvrables est juste une estimation du montant que vous ne percevrez pas auprès de vos clients. Une fois qu’il devient clair qu’un client spécifique ne paiera pas, il n’y a plus d’ambiguïté sur qui ne paiera pas.
Une fois que vous avez fini d’ajuster les comptes irrécouvrables, vous créditeriez alors les « comptes clients – Meubles Keith Inc. » de 500 $, en les diminuant également de 500 $. Comme nous avons décidé que la facture que vous avez envoyée à Keith est irrécouvrable, il ne vous doit plus ces 500 $.
Donc l’écriture de journal qui en résulte serait :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Dotation pour comptes irrécouvrables | 500$ | -. |
| Comptes débiteurs-Keith’s Furniture Inc. | – | 500$ |
Et s’ils finissent par me payer après tout ?
Disons que quelques mois de plus passent et qu’une enveloppe mystérieuse sans adresse de retour apparaît dans votre boîte aux lettres. C’est un chèque de Meubles Keith Inc. de 500 $ – il a fini par vous payer après tout !
Pour enregistrer cette transaction, vous débiteriez d’abord les » comptes clients – Meubles Keith Inc. » de 500 $ à nouveau pour que la créance revienne dans vos livres, et vous créditeriez les recettes de 500 $.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Comptes clients – Meubles Keith Inc. | 500$ | – |
| Revenu | – | 500$ |
Enfin, pour enregistrer le paiement en espèces, vous débitez votre compte « espèces » de 500 $ et vous créditez le compte « comptes clients – Meubles Keith Inc. » de 500 $ encore une fois pour clore l’affaire une fois pour toutes.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Cash | 500$ | – | Créances – Meubles Keith Inc. | – | 500$ |
Pourquoi les comptes clients sont-ils importants?
Avoir beaucoup de clients, c’est bien. Mais si certains d’entre eux vous paient en retard, ou ne paient pas du tout, leur vendre pourrait nuire à votre entreprise. Les retards de paiement des clients sont l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises ont des problèmes de trésorerie.
L’une des meilleures façons de suivre les retards de paiement et de s’assurer qu’ils ne deviennent pas incontrôlables est de calculer le ratio de rotation des comptes clients de votre entreprise.
Qu’est-ce que le ratio de rotation des comptes clients ?
Le ratio de rotation des comptes clients est un calcul financier simple qui vous indique la rapidité avec laquelle vos clients paient leurs factures.
On le calcule en divisant le total des ventes nettes par les comptes clients moyens.
Utilisons à titre d’exemple les données financières d’une entreprise fictive XYZ Inc. pour l’année 2018.
Disons qu’au début de l’année 2018 (1er janvier), XYZ Inc. avait des comptes débiteurs totaux de 2 500 $. Disons également qu’à la fin de 2018 (31 décembre), ses comptes débiteurs totaux étaient de 1 500 $. Elle avait également des ventes nettes totales d’exactement 60 000 $ pour 2018.
Pour obtenir les comptes débiteurs moyens de XYZ Inc. pour cette année, nous additionnons les montants des comptes débiteurs de début et de fin et les divisons par deux :
2 500 $ + 1 500 $ / 2 = 2 000 $
Pour calculer le ratio de rotation des comptes débiteurs, nous divisons ensuite les ventes nettes (60 000 $) par les comptes débiteurs moyens (2 000 $) :
60 000 $ / 2 000 $ = 30
Ce qui signifie que XYZ Inc. a un ratio de rotation des comptes débiteurs de 30. Plus ce ratio est élevé, plus vos clients vous paient rapidement.
Trente est un très bon ratio de rotation des comptes clients. À titre de comparaison, au quatrième trimestre 2018, Apple Inc. avait un ratio de rotation de 15,02.
Pour calculer la période moyenne de crédit sur les ventes – le temps moyen qu’il faut à vos clients pour vous payer – nous divisons 52 (le nombre de semaines dans une année) par le ratio de rotation des comptes clients (30) :
52 semaines / 30 = 1.73 semaines
Cela signifie qu’en 2018, les clients de XYZ Inc. ont mis en moyenne 1,73 semaine pour payer leurs factures. Plutôt bien !
Qu’est-ce qu’un calendrier de vieillissement des comptes clients ?
Si vous avez beaucoup de clients différents, suivre exactement qui est en retard sur quels paiements peut devenir délicat. Certaines entreprises créent un calendrier de vieillissement des comptes clients pour résoudre ce problème.
Voici un exemple de calendrier de vieillissement des comptes clients pour l’entreprise fictive XYZ Inc.
Tableau de vieillissement des comptes clients
XYZ Inc, en date du 22 juillet, 2019
| Nom du client | 1-30 jours | 30-…60 jours | 60+ jours | Total |
|---|---|---|---|---|
| Keith’s Furniture Inc. | 500$ | 1 000$ | 500$ | 2,000 |
| 500 | 100 | 100 | 700 | ABC Paint Supply | 1,000 | 200 | 0 | 1 200 | Learner Farms | 1 000 | 0 | 100 | 1 100 |
| Nina’s Pizza | 2,000 | 50 | 0 | 2 050 | Total | 5 000 | 1 350 | 700 | 7,050 |
Un coup d’œil rapide à ce calendrier peut nous indiquer qui est en voie de payer dans les 30 jours, qui est en retard et qui est vraiment en retard.
Par exemple, vous pouvez immédiatement voir que Keith’s Furniture Inc. a des problèmes pour payer ses factures à temps. Vous pourriez vouloir les appeler et leur parler pour qu’ils remettent leurs paiements sur les rails.
Que puis-je faire pour que les gens paient plus vite ?
Suivre les clients qui paient en retard peut être stressant et prendre du temps, mais s’attaquer au problème tôt peut vous éviter des tas d’ennuis par la suite. Voici ce que vous pouvez faire pour encourager les clients à vous payer à temps.
Développer une politique de crédit claire comme de l’eau de roche
Lorsque vous êtes affamé de ventes, il peut être tentant de relâcher les règles que vous avez mises en place pour accorder du crédit à vos clients (également connues sous le nom de politique de crédit). Ne le faites pas. C’est une solution à court terme, qui cause généralement plus de problèmes qu’elle n’en résout, et qui peut entraîner votre entreprise sur une pente glissante.
Au lieu de cela, élaborez des directives claires comme de l’eau de roche pour savoir quand vous pouvez et quand vous ne pouvez pas accorder de crédit à vos clients, et n’hésitez pas à les appliquer, même si cela implique de refuser quelques personnes à court terme.
Vérifiez les nouveaux clients, demandez des dépôts initiaux sur les grosses commandes, et instituez des paiements d’intérêts pour les paiements tardifs. Lorsqu’un nouveau client s’inscrit et voit ces conditions, il comprendra d’emblée que vous êtes sérieux quant au fait d’être payé.
Donnez-leur une incitation financière
Une façon d’inciter les gens à vous payer plus tôt est de faire en sorte que cela en vaille la peine. Leur offrir un rabais pour le paiement anticipé de leurs factures – 2 % de réduction si vous payez dans les 15 jours, par exemple – peut vous faire payer plus rapidement et diminuer les coûts de votre client.
Les appeler et programmer des rappels réguliers
Souvent, le simple fait de prendre le téléphone avec un client et de lui rappeler un retard de paiement peut suffire à le faire payer. L’envoi de rappels par e-mail à intervalles réguliers – disons après 15, 30, 45 et 60 jours – peut également aider à rafraîchir la mémoire de vos clients.
Et s’ils ne paient pas ?
Disons que vous avez fait tout ce qui précède et que vous n’avez toujours pas reçu votre argent. Que faire maintenant ?
Couper les clients qui paient en retard
De nombreuses entreprises cesseront de fournir des services ou des biens à un client si ses factures sont dues depuis plus de 120, 90 ou même 60 jours. Couper les vivres à un client de cette façon peut envoyer un signal que vous êtes sérieux au sujet de l’obtention du paiement, et que vous ne ferez pas affaire avec des gens qui enfreignent les règles.
Convertir son compte client en une note à long terme
Si vous avez une bonne relation avec le client qui paie en retard, vous pourriez envisager de convertir son compte client en une note à long terme. Dans cette situation, vous remplacez la créance sur vos livres par un prêt dont l’échéance est supérieure à 12 mois et pour lequel vous facturez des intérêts au client.
Engager une agence de recouvrement
Si vous ne pouvez pas contacter votre client et que vous êtes convaincu d’avoir fait tout ce que vous pouviez pour le recouvrer, vous pouvez engager quelqu’un d’autre pour le faire à votre place.
Avant de décider d’engager ou non un agent de recouvrement, contactez le client et donnez-lui une dernière chance d’effectuer son paiement. Les agences de recouvrement prennent souvent une énorme part du montant recouvrable – parfois jusqu’à 50 % – et ne valent généralement la peine d’être engagées que pour recouvrer de grosses factures impayées. Arriver à une sorte d’accord avec le client est presque toujours l’option la moins longue et la moins coûteuse.
Quand appeler quelque chose ‘créance irrécouvrable’
Si les coûts de recouvrement de la dette commencent à approcher la valeur totale de la dette elle-même, il est peut-être temps de commencer à penser à radier la dette en tant que créance irrécouvrable – c’est-à-dire une dette qui n’a plus de valeur pour vous. Les créances irrécouvrables peuvent également résulter de la faillite d’un client qui est financièrement incapable de rembourser ses dettes.
L’IRS indique que les créances irrécouvrables comprennent les « prêts aux clients et aux fournisseurs », les « ventes à crédit aux clients » et les « garanties de prêts aux entreprises », et qu’une entreprise « déduit ses créances irrécouvrables, en totalité ou en partie, du revenu brut lors du calcul de son revenu imposable. »
Le guide des frais professionnels de l’IRS fournit des informations détaillées sur les types de créances irrécouvrables que vous pouvez déduire de vos impôts.
Les frais de fonctionnement de l’entreprise peuvent être déduits de vos impôts.