Lorsque vous avez été choisi pour agir en tant que fiduciaire d’un trust, vous devez gérer à la fois l’argent et les personnes. Vous pourriez être plus inquiet de la partie financière, mais les personnes peuvent s’avérer être le plus grand défi. Votre travail de fiduciaire sera infiniment plus facile (et vous serez beaucoup plus efficace) si, dès le départ, vous entretenez des relations cordiales avec les bénéficiaires de la fiducie – les personnes qui profitent de l’argent de la fiducie. Voici quelques conseils. (Pour des informations de base sur la fonction de fiduciaire, voir l’article Trusts de Nolo : Should You Serve as Trustee ?)
Communiquez bien et souvent avec les bénéficiaires
La plupart des bénéficiaires ne sont pas familiers avec le processus d’administration du trust et sont anxieux quant à leur manque de contrôle. Cette combinaison est la recette parfaite pour la peur et la paranoïa. Vous pouvez tout faire correctement d’un point de vue technique, mais si les bénéficiaires ne savent pas ce que vous faites — ou pourquoi vous le faites — vous n’avez aucune chance d’obtenir leur coopération ou leur soutien. Et, sans cela, votre travail risque de prendre plus de temps et d’être plus difficile qu’il ne doit l’être.
La meilleure façon de soulager les inquiétudes des bénéficiaires est de :
- d’entrer en contact avec les bénéficiaires dès le début
- de les éduquer sur votre rôle
- de les aider à former des attentes réalistes sur le temps qu’il faudra pour administrer le trust
- de traiter leurs questions comme des occasions de les engager (plutôt que comme des intrusions ennuyeuses), et
- de ne pas leur cacher le document du trust ou les actifs.
Vous êtes tenu (par la loi) de tenir les bénéficiaires raisonnablement informés de la manière dont les actifs du trust sont gérés. Certains États exigent que vous envoyiez régulièrement des types spécifiques d’avis et d’informations aux bénéficiaires. Considérez ces exigences comme le minimum que vous devez faire. Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous dépassez ces exigences et si vous vous assurez que tous les bénéficiaires savent exactement ce que le trust possède et ce que vous faites avec les actifs. Plus il y a de transparence pendant l’administration d’un trust, plus les bénéficiaires devraient être heureux.
Prendre contact tôt avec les bénéficiaires
Si les bénéficiaires vivent tous à proximité, une bonne façon de commencer pourrait être de convoquer une réunion de famille et de s’asseoir ensemble pour passer en revue le processus d’administration du trust. Vous pouvez répondre aux questions de base des bénéficiaires sur le trust et ses conditions et leur donner un aperçu de ce qui doit se passer avant que vous puissiez leur remettre les actifs du trust. Limitez la portée de la réunion à une discussion sur ce que dit l’instrument du trust et sur le fonctionnement de l’administration du trust.
L’avocat qui vous aide dans votre rôle de trustee peut également assister à cette première réunion (pour en savoir plus sur l’opportunité d’engager un avocat, voir l’article de Nolo intitulé Le travail du trustee : Les six premiers mois). L’avocat peut répondre aux questions concernant le trust et vos responsabilités. Mais les bénéficiaires doivent comprendre que l’avocat est là pour vous représenter en votre qualité de fiduciaire et qu’il ne peut pas leur donner de conseils juridiques. Les bénéficiaires mécontents peuvent obtenir leurs propres avocats pour les aider à les défendre dans le processus d’administration du trust — bien que si vous les tenez informés et engagés, ils ne devraient pas avoir besoin de le faire.
Si une réunion en face à face n’est pas pratique, envoyez à chaque bénéficiaire une lettre pour les informer que vous êtes le trustee, donnez vos coordonnées et donnez un aperçu du processus d’administration du trust. Cette lettre doit s’ajouter à tous les avis exigés par la loi de votre État.
Rester en contact avec les bénéficiaires
Dès que vous prenez une mesure en tant que trustee ou que vous découvrez des informations qui affectent les bénéficiaires, veillez à en informer ces derniers. Vous avez l’obligation légale de donner aux bénéficiaires les informations dont ils pourraient avoir besoin pour protéger leurs intérêts. Vous fournirez régulièrement des rapports écrits (appelés « comptes ») qui détaillent toutes les transactions financières, mais il est bon de maintenir ouvertes des lignes de communication informelles. Un bref courriel indiquant aux bénéficiaires que vous avez reçu une offre sur un bien immobilier de la fiducie que vous voulez vendre ou les problèmes que vous avez eus pour liquider un compte de courtage permettra aux bénéficiaires de savoir ce qui se passe – et que vous les gardez à l’esprit.
Si vous pensez qu’un bénéficiaire pourrait vous contredire à l’avenir – par exemple, vous voulez vendre des actions appartenant à la fiducie mais savez qu’un bénéficiaire veut les conserver – il pourrait être prudent d’aller plus loin et de demander l’approbation des bénéficiaires avant d’agir. Dans la plupart des États, si les bénéficiaires consentent par écrit à une activité proposée, ils ne peuvent pas vous poursuivre ultérieurement si la décision s’avère être une erreur. Si un bénéficiaire s’oppose à quelque chose que vous avez proposé, vous pouvez vous rendre au tribunal local et demander au juge ce qu’il faut faire.
Soumettre aux bénéficiaires les termes de la fiducie
Dans certains États, les bénéficiaires ont le droit de voir une copie du document de fiducie lui-même. Dans d’autres États, les bénéficiaires n’ont pas le droit légal de voir l’ensemble de l’instrument fiduciaire, donc si vous le souhaitez, vous pouvez leur donner seulement assez d’informations pour qu’ils puissent sauvegarder leurs intérêts. Vous pouvez décider de ne divulguer que les dispositions qui s’appliquent directement à un bénéficiaire particulier.
Dans de nombreux cas — comme lorsque tous les frères et sœurs reçoivent une part égale du trust — il peut être judicieux de donner à chacun une copie complète de l’instrument fiduciaire lui-même, même si la loi de l’État ne l’exige pas.
Mais dans certaines situations, partager l’ensemble du document fiduciaire avec tous les bénéficiaires peut déclencher de mauvais sentiments. Si la part d’un bénéficiaire est conservée dans un trust en raison de l’incapacité passée de ce bénéficiaire à gérer l’argent, ou si un bénéficiaire reçoit plus que les autres, vous ne voudrez peut-être pas offrir l’intégralité de l’instrument fiduciaire. Vous pouvez le fournir si un bénéficiaire vous le demande.
Si vous êtes également bénéficiaire
Il est assez courant d’être à la fois fiduciaire et bénéficiaire d’un trust. Le conjoint survivant, par exemple, est presque toujours le fiduciaire et le bénéficiaire successeur d’une fiducie familiale. Il n’est pas rare non plus qu’un enfant adulte soit le fiduciaire et que tous les frères et sœurs soient les bénéficiaires du trust de leurs parents. Cette position peut être difficile car, en tant que fiduciaire, il vous incombe d’être juste envers tout le monde et de ne jamais vous avantager aux dépens d’un autre bénéficiaire.
Si vous êtes dans cette position, ne soyez pas négligent simplement parce que tout est dans la famille. Lorsqu’il s’agit de tenir des registres et de prendre des décisions, faites comme si vous ne connaissiez pas les bénéficiaires — traitez-les comme des étrangers, et non comme vos frères et sœurs ou vos enfants. Cela signifie qu’il faut s’assurer de :
- tenir de très bons dossiers
- ne jamais utiliser les actifs du trust pour votre propre usage, et
- si vous vous versez une rémunération, soyez prêt à justifier ce que vous avez facturé et les services que vous avez fournis au trust.
Pour un guide étape par étape de tout ce que vous devez savoir pour gérer un trust, procurez-vous The Trustee’s Legal Companion de Liza Hanks et Carol Elias Zolla (Nolo).