Doing Business As (DBA) : Qu’est-ce que c’est et pourquoi est-ce nécessaire ?

Démarrer une entreprise

Une entreprise utilise un doing business as (DBA) lorsque le nom sous lequel elle opère est différent de son nom légal, enregistré.

Dans la vie et les affaires, les choses ne sont pas toujours ce qu’elles semblent être. Et ce n’est pas grave. Certaines personnes changent de nom pour des raisons personnelles ou professionnelles. Un deuxième prénom, un nom abrégé ou un surnom peut sembler plus naturel et plus adapté. Il n’y a rien de mal à avoir un nom que tout le monde connaît, et un nom qui a sa place sur un certificat de naissance et un passeport.

La version commerciale de ceci est appelée doing business as (DBA).

Dans cet article, nous allons les décomposer pour vous afin que vous puissiez décider si un DBA est bon pour vous. Nous vous dirons également comment déposer un DBA afin que vous soyez parfaitement au courant de son fonctionnement et des responsabilités qui vous incombent.

Qu’est-ce que le Doing Business As exactement ?

Aux États-Unis, un DBA permet au public de savoir qui est le véritable propriétaire d’une entreprise. Le DBA est également appelé nom commercial fictif ou nom commercial assumé. Il tire ses origines d’une forme de protection des consommateurs, afin que les propriétaires d’entreprises malhonnêtes ne puissent pas essayer d’éviter les ennuis judiciaires en opérant sous un autre nom.

Lorsque quelqu’un dépose un DBA, il est normalement diffusé dans une sorte de journal (peut-être avez-vous remarqué toutes ces entrées « nom d’entreprise fictive » dans les petites annonces locales). Cela permet à la communauté de savoir exactement qui est derrière une entreprise.

Pourquoi une petite entreprise aurait-elle besoin d’un nom DBA ?

En général, il y a deux raisons pour lesquelles une entreprise aux États-Unis aurait besoin d’obtenir un DBA :

Pour les propriétaires uniques

Si vous exploitez votre entreprise en tant que propriétaire unique, vous devrez déposer un DBA si votre entreprise a un nom différent de votre propre nom. Par exemple, si Gordon Flanders, propriétaire unique, voulait nommer son magasin de jardinage Green Thumbs McGee’s, il devrait déposer un DBA.

Dans certains cas, vous n’avez pas besoin d’un DBA si le nom de votre entreprise est une combinaison de votre nom et d’une description de votre produit ou service. Dans le cas de Gordon, si son entreprise s’appelait Gordon Flanders’s Gardening Services, il n’aurait pas besoin d’un DBA. Mais, s’il s’agit seulement de son prénom, (par exemple, Gordon’s Gardening Service), alors un DBA est nécessaire parce que ce n’est pas son nom complet et légal.

Si vous n’êtes pas sûr de devoir déposer un DBA, prenez contact avec le bureau du greffier local (ville ou comté) et demandez-leur si c’est nécessaire.

Pour les sociétés et les sociétés à responsabilité limitée (SARL)

Un petit rappel sur ce qui constitue une société et une SARL :

Lorsque vous constituez votre entreprise en société, vous créez une entité juridique distincte de vous. Cela signifie que vous serez absous de toute responsabilité personnelle associée à votre entreprise.

Une LLC est un hybride entre une société et une entreprise individuelle. Comme une société, les propriétaires d’une LLC ne seront pas tenus personnellement responsables des responsabilités, mais la société ne vivra pas si un propriétaire meurt ou si l’entreprise déclare faillite.

Si vous avez déposé une demande pour devenir une société ou une LLC, vous avez déjà enregistré votre nom commercial et vous n’avez pas besoin d’un DBA. Cependant, vous devrez obtenir un DBA si vous prévoyez de mener des affaires en utilisant un nom différent de celui déposé avec les documents de votre LLC/corporation.

Par exemple, si Gordon a incorporé son entreprise sous le nom de Green Thumbs McGee’s Gardening Centre, son entreprise devra déposer un DBA afin de pouvoir également opérer sous « SpringFlowersGardening.com » ou « Spring Flowers ‘R’ Us ». De même, s’il ouvrait un autre magasin de jardinage, il aurait besoin d’un DBA pour « Spring Flowers Garden Shop. »

En bref, vous avez besoin d’un DBA pour opérer avec n’importe quelle sorte de variation de votre nom original.

Pourquoi un Doing Business As peut être une bonne stratégie commerciale

Déposer un DBA semble être un tas de paperasse superflue, pourtant il y a en fait des raisons importantes pour mettre vos DBA en ordre:

1. C’est la façon la plus simple d’enregistrer votre nom

Si vous êtes un propriétaire unique, le dépôt d’un DBA est la façon la plus simple et la moins coûteuse d’utiliser un nom commercial. Vous pouvez créer une identité commerciale professionnelle distincte sans avoir à former une SARL ou une société.

2. Vous pouvez exploiter plusieurs entreprises

Pour les SARL ou les sociétés, un DBA vous permettra d’exploiter plus d’une entreprise sans avoir à former une SARL ou une société distincte pour chacune d’entre elles.

Disons que Gordon veut se lancer dans la conception d’aménagements paysagers, la sous-traitance, l’entretien des arbres et le déneigement. Il peut créer une société avec un nom relativement générique et utiliser un DBA pour chaque entreprise individuelle. Ses sous-domaines pourraient inclure « Green Thumbs McGee’s Landscape Design », « Green Thumbs McGee’s Tree Maintenance », etc. Cela réduira sa paperasse et ses dépenses lorsqu’il gère plusieurs projets.

3. Les DBA gardent votre entreprise conforme

Si votre entreprise est une SARL ou une société, vous bénéficiez de certaines protections juridiques. Cependant, ces protections peuvent être invalidées si vous opérez sous un nom différent et n’avez pas déposé de DBA. Par exemple, Gordon peut avoir incorporé Green Thumbs McGee’s, mais s’il a signé un contrat client sous le simple nom de Green Thumbs (ou une autre variation), ce contrat peut ne pas tenir devant un tribunal.

4. Vous ne voulez pas exploiter une entreprise sous votre propre nom

Beaucoup de propriétaires uniques préfèrent la simplicité de démarrer une entreprise sous leur nom personnel. Mais d’autres veulent une certaine intimité, et une séparation entre eux et leur entreprise. Déposer un DBA sous un nom différent signifie que vous n’aurez pas à faire figurer votre nom personnel dans les archives publiques chaque fois que votre entreprise est mentionnée.

5. Vous voulez un nom d’entreprise créatif ou distinctif

Gordon Flanders est un nom parfaitement correct, mais Green Thumbs McGee’s évoque une image vivante de verdure et d’industrie. De nombreuses entreprises donnent à leur activité un nom qui correspond au produit ou au service qu’elles fournissent.

Qui peut reprocher à Elon Musk d’avoir donné à son entreprise le nom de l’ingénieur pionnier Nikola Tesla, ou à Sara Blakely le nom commercial intelligent et étrangement évocateur de Spanx ? Mais s’ils avaient commencé avec « Elon’s Electric Cars » ou « Constricting Underwear for Women », ils auraient pu utiliser un DBA pour continuer à gérer leurs entreprises originales avec leurs nouveaux noms améliorés.

6. Votre banque demande un DBA pour ouvrir un compte commercial

De nombreuses banques exigent que les propriétaires uniques et les partenariats aient un DBA avant d’ouvrir un compte bancaire commercial. Beaucoup de banques demandent à voir le dépôt DBA ou le certificat de nom d’emprunt comme preuve d’enregistrement du nom.

7. Vous voulez capturer un marché différent sous un nouveau nom de domaine

Les ventes en ligne peuvent être énormes pour toute entreprise. Plutôt que d’essayer de faire en sorte qu’un seul site Web soit tout pour tout le monde, vous pouvez segmenter votre marché en ligne en déposant des DBA pour différents sous-ensembles de produits ou de services.

De cette façon, vous pouvez créer des sites Web distincts ciblant spécifiquement des clients ayant des besoins différents, (par exemple, LandscapingTools.com, SnowRemoval.com). Vous pouvez avoir autant de noms fictifs que vous le souhaitez (dans la limite du raisonnable), le tout sous un même toit commercial.

8. Pour revendiquer votre nom commercial

Lorsque vous déposez un DBA, vous annoncez également au monde entier le nom que vous avez choisi en l’inscrivant dans les registres publics. Dans certains États, le dépôt d’un DBA n’empêche pas une autre entreprise d’enregistrer le même nom, mais il vaut la peine de vérifier si c’est le cas dans votre État. Cela pourrait vous éviter bien des problèmes par la suite.

Vous n’êtes toujours pas sûr que le fait de faire des affaires sous votre nom vous convienne ?

Si vous vous demandez si un DBA est avantageux pour votre entreprise, consultez un avocat qui pourra vous guider dans les avantages possibles.

Les tenants et aboutissants du dépôt d’un DBA

Les règles, les exigences, les formulaires et les frais associés au dépôt d’un DBA sont différents dans chaque État et comté. La SBA américaine fournit un tableau qui détaille les dépôts de DBA état par état. Dans certains États, les propriétaires uniques et les sociétés en nom collectif déposent leurs demandes dans un bureau, tandis que les sociétés, les SARL et autres entités statutaires les déposent dans un autre. Les formulaires de DBA peuvent également différer. Le temps nécessaire pour traiter une DBA varie également. Il est préférable d’apprendre comment fonctionne votre État ou votre comté.

Voici quelques informations supplémentaires sur le dépôt d’un DBA :

Souscription en règle

Si vous êtes constitué en société ou avez une LLC, on peut vous demander une preuve que votre entreprise est en règle. Vous pouvez demander un certificat de bonne réputation au secrétaire d’État. Il existe plusieurs entreprises qui préparent et déposent les formulaires nécessaires pour vous. (Googler « Certificate of Good Standing » réduira la liste.)

Vous ne pouvez pas utiliser Inc. ou Corp.

Rappellez-vous que vous ne pouvez pas ajouter Inc. ou Corp. à la fin de votre DBA (par exemple, Green Thumbs McGee’s, Inc.) si votre entreprise n’est pas constituée en société. Il en va de même pour une LLC.

Annoncer votre DBA

Vous pouvez être invité par votre état ou votre comté à annoncer votre DBA en mettant une annonce dans un journal local afin que le public puisse être mis au courant de votre dépôt.

Les méthodes de paiement et de dépôt varient

Les méthodes de paiement et de dépôt pour le DBA varient selon l’état/le comté. Certains vous permettent de payer par débit ou crédit, d’autres exigent un mandat ou un chèque de banque. Le dépôt peut être effectué en ligne dans certains États, tandis que d’autres veulent que vous envoyiez par courrier des documents notariés à leurs bureaux. Vérifiez auprès du bureau de votre État/compté pour être sûr.

Envisagez de demander un numéro d’identification d’employeur

Pour éviter d’utiliser votre numéro de sécurité sociale pour identifier votre entreprise, envisagez de demander un numéro d’identification d’employeur. Cela permet de garder vos affaires personnelles et professionnelles séparées.

Les DBA doivent être renouvelés

Dans de nombreux États, un enregistrement DBA doit être renouvelé tous les cinq ans environ. Prenez note de déposer le renouvellement avant son expiration afin de pouvoir continuer à exploiter légalement votre DBA.

Les changements que vous faites peuvent avoir un impact sur votre DBA

Si les informations dans votre dépôt DBA changent (par ex, vous vous constituez en société ou devenez une SARL, vous déménagez votre entreprise ou nommez un nouveau partenaire, dirigeant ou membre), vous devrez peut-être réviser votre DBA. Certains États exigent que les entreprises déposent une modification. D’autres exigent un tout nouvel enregistrement. Assurez-vous de garder votre DBA à jour.

Réfléchissez-y à deux fois avant de sauter l’étape DBA

Si tout cela vous semble être un tracas, et que vous voulez aller de l’avant et utiliser un nom fictif sans vous enregistrer, réfléchissez-y à deux fois. Il est illégal d’exploiter une entreprise sous un nom d’emprunt non enregistré. Certains États imposent des sanctions sévères pour le défaut d’enregistrement d’un nom DBA, y compris des sanctions civiles et pénales.

Une façon de faciliter le processus de dépôt de DBA est d’engager un service de dépôt de documents juridiques pour vous aider à vous assurer que vous suivez parfaitement les exigences de votre comté et de votre État. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, vous ne pourrez pas commencer à utiliser votre DBA avant d’avoir reçu un certificat de nom fictif.

Pensées finales sur le DBA

Votre nom d’entreprise est plus qu’un simple nom. Un DBA peut être un élément puissant de votre stratégie commerciale.

Considérez les façons dont un nom fictif peut vous aider à construire, à vous ramifier ou même à simplifier votre mode de fonctionnement. Vous pouvez choisir de consulter un avocat ou un consultant en affaires pour vous aider à réfléchir aux avantages d’un DBA. Et assurez-vous qu’ils sont déposés et renouvelés correctement.

Happy naming!

Ce post a été mis à jour en novembre 2020.