Exemples gratuits de politiques et de procédures

Lorsque vous élaborez des politiques et des procédures pour votre propre entreprise, il peut être très bénéfique de commencer par examiner des exemples de ce type de documents. Bien sûr, votre version finale doit refléter les pratiques réelles de votre entreprise, mais il peut être utile de commencer par un document préexistant pour s’en inspirer plutôt que de partir d’un écran blanc. Avant de mettre en œuvre une nouvelle politique, faites-la examiner par le conseiller juridique de votre entreprise pour vérifier qu’elle est conforme aux lois fédérales, nationales et locales applicables. Les exemples fournis ici le sont à titre informatif uniquement et ne constituent pas un avis juridique.

Échantillon de politique de présence

La politique de présence d’une entreprise doit définir les termes clés, préciser les procédures de signalement des absences et détailler les conséquences applicables.

Échantillon de procédures de paie

Le but de ce type de politique est de définir la période de paie de l’entreprise, de préciser les dates de paie et de fournir des détails sur les charges sociales et la façon dont les employés doivent déclarer leur temps. Il est également conseillé d’inclure la façon dont les saisies-arrêts sont traitées et d’informer les employés de leur obligation de maintenir leur adresse à jour à des fins fiscales.

Échantillon de politique d’utilisation des cartes de crédit

Si vous émettez des cartes de crédit d’entreprise aux employés, il est impératif de leur faire signer une politique qui décrit les directives d’utilisation.

Politique sur le code vestimentaire

C’est une bonne idée de fournir une politique écrite qui précise les attentes en matière de vêtements sur le lieu de travail. L’exemple de politique fourni ici décrit une approche business casual bien qu’elle puisse être ajustée pour répondre aux besoins de n’importe quel lieu de travail.

Politiques de congés

Que votre entreprise offre des congés payés (PTO) ou une combinaison de congés de maladie et de vacances, il est important de définir clairement les procédures d’utilisation. En outre, si votre entreprise est un employeur couvert par la loi sur les congés médicaux familiaux (FMLA), vous devez également avoir (et suivre) une politique FMLA écrite.

Congé payé : cet exemple de politique fournit une description claire de la façon dont le congé est gagné et accumulé, du montant maximum de congé qui peut être accumulé, de la façon dont il est payé lorsqu’une personne quitte l’entreprise et de la façon de planifier le congé.
Congé maladie : Cette politique explique clairement comment les employés gagnent des congés de maladie et les conditions dans lesquelles ils peuvent être pris. Elle transmet également des détails sur la façon dont les employés qui doivent prendre un congé de maladie doivent informer l’employeur et sur les types de documents qui doivent être fournis.
Vacances : Ce document est un exemple de politique d’entreprise spécifique aux vacances. Il fournit des détails sur l’admissibilité et l’accumulation, ainsi que les procédures de demande d’approbation pour utiliser les congés accumulés en vertu de la politique.
FMLA : Cette politique FMLA comprend des informations relatives à l’admissibilité au FMLA, aux événements admissibles, à la certification et plus encore. Vos procédures de certification devraient exiger l’utilisation de formulaires FMLA officiels disponibles auprès du ministère du Travail (DOL).

Politiques de sécurité sur le lieu de travail

La sécurité est importante dans tous les environnements de travail, bien que les exigences de la politique varient grandement en fonction de la nature et du niveau de risque associé au type de travail effectué.

Sécurité dans la construction : Cet exemple est rédigé pour répondre aux besoins de sécurité spécifiques aux chantiers de construction.
Sécurité des soins de santé : Examinez les politiques de sécurité réelles utilisées par Johns Hopkins Medicine pour avoir une idée de ce qui doit être inclus dans la documentation d’une organisation de soins de santé.
Sécurité au bureau : Bien que les environnements de bureau ne soient pas les exigences de travail les plus dangereuses, il existe toujours des risques. Cet échantillon aborde les problèmes de sécurité courants pour ce type de lieu de travail.
Santé & Sécurité : Les exemples fournis par l’Association pour la santé et la sécurité des infrastructures (IHSA) couvrent un large éventail d’environnements de travail.
Sécurité du parc de véhicules & Usage : Fournie par une compagnie d’assurance, cette vaste politique régit l’utilisation des véhicules appartenant à l’entreprise.

Drogue & Politiques en matière d’alcool

Il est important d’avoir une politique qui énonce la position de votre entreprise sur l’abus de substances et qui délimite toute procédure de dépistage de drogues et d’alcool. Votre fournisseur d’assurance contre les accidents du travail a probablement une politique standard en matière de drogues et d’alcool qu’il recommande ou exige. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez trouver l’une de ces politiques appropriées.

Abus de substances : Cette politique détaille les procédures pour les tests de dépistage de drogues et d’alcool avant l’embauche, basés sur les causes et aléatoires, ainsi que les interdictions, les procédures et les conséquences des violations de la politique.
Travail sans drogue : Cet exemple va un peu plus loin, intégrant des questions telles que le comportement en dehors des heures de travail qui peut avoir un impact sur la réputation de l’entreprise et l’utilisation de médicaments sur ordonnance non prescrits à l’individu.

Note : C’est un domaine qui évolue rapidement en ce qui concerne les exigences réglementaires. Vous devez être conscient de la règle de l’OSHA adoptée en 2016 qui limite les droits des employeurs à exiger des tests de dépistage de drogues généralisés et post-accident. Il est également important de savoir qu’il existe des États où les employeurs ne peuvent pas appliquer des politiques en matière de drogues pour les employés qui ont des problèmes médicaux.

Politiques de dotation & Procédures

Il est important pour toute entreprise d’avoir des politiques et des procédures spécifiques qui régissent le processus de sélection des employés. Cela permet de s’assurer que les candidats sont traités équitablement et que l’entreprise se plie aux exigences de l’égalité des chances en matière d’emploi (EEO).

Procédures de pré-embauche : Ce document énonce tous les aspects du processus de pré-embauche, comme la façon dont les demandes sont acceptées, les informations que les employés potentiels doivent fournir, la façon dont les entretiens, les vérifications des antécédents, les tests de dépistage de drogues et autres examens préalables à l’emploi sont effectués, et la façon dont les offres d’emploi sont faites.
Recrutement & Sélection : Vous trouverez ici les procédures relatives à ce qu’il faut faire une fois que le besoin d’embaucher plus d’employés a été identifié, comme l’affichage des postes (interne/externe), l’examen des CV ou des candidatures, les entretiens, la sélection des candidats et l’offre des postes.
Politique de recrutement externe : La procédure d’embauche de candidats externes n’est pas la même que celle qui traite des promotions internes. Cet exemple de politique énonce une approche pour gérer cette approche de l’embauche de manière structurée.
Les lignes directrices pour les entretiens : Cette vue d’ensemble que les responsables du recrutement peuvent utiliser pour mener des entretiens couvre tous les aspects du processus d’entretien, de la réduction du nombre de candidats en fonction des tâches et des priorités du poste à la planification et à la conduite effective des entretiens.

Politiques et procédures relatives aux nouvelles embauches

Il est conseillé de mettre en place un processus structuré pour les différentes phases du processus de nouvelle embauche.

Nouvelle embauche : Cet exemple de politique explique étape par étape ce que les RH et les managers doivent faire pour préparer l’accueil d’un nouvel embauché, ainsi que les mesures à prendre pendant sa période initiale d’emploi.
Orientation des employés : Cet aperçu général décrit le calendrier et les responsabilités de l’orientation des employés. Envisagez d’adapter cet exemple d’orientation des employés et de liste de contrôle des nouvelles embauches en tant que procédures spécifiques.
Procédures de mentorat des nouveaux employés : Si votre entreprise a un programme de mentorat formel pour les nouveaux membres de l’équipe, il peut être bénéfique de mettre en place un document de procédures formelles décrivant les attentes et les directives. Examinez cet exemple de collège communautaire pour commencer.

Politiques relatives aux équipements technologiques

Une politique bien rédigée décrit les règles spécifiques à suivre et qui doit les suivre. Dans la plupart des cas, tous les employés doivent suivre des politiques et des procédures écrites. Certaines politiques ne s’appliquent qu’aux cadres ou aux employés salariés.

Utilisation des ordinateurs : Fournie par l’Association of Corporate Counsel, cette politique d’utilisation des ordinateurs peut être bénéfique si vous recherchez une politique assez simple qui décrit les règles de base.
Internet, courriel et utilisation de l’ordinateur : Si vous souhaitez examiner une politique technologique plus complexe, ce document de la Texas Workforce Commission est un bon exemple.
Médias sociaux : Dans le monde des affaires moderne, il est nécessaire d’avoir une politique en matière de médias sociaux. Quelle que soit la politique que vous adoptez, elle doit être conforme aux directives du National Labor Relations Board (NLRB).
Téléphones cellulaires : Cet exemple de politique en matière de téléphones cellulaires/smartphones offre des conseils concernant l’utilisation des téléphones cellulaires personnels sur le lieu de travail ainsi que pour les appareils mobiles appartenant à l’entreprise.
Télécommunications : Certaines entreprises établissent une politique de télécommunications distincte des autres politiques fondées sur la technologie. Si c’est quelque chose qui intéresse votre organisation, envisagez d’examiner cette politique utilisée par une université en Californie.

Les principaux avantages des politiques écrites

La mise en œuvre de politiques écrites présente plusieurs avantages pour les employeurs. L’un des principaux avantages est que vous évitez l’incohérence. Une politique écrite donne aux gestionnaires et aux superviseurs des directives claires sur la façon de traiter des situations de travail spécifiques. Si un employé est chroniquement en retard, la politique énonce les conséquences.

Bien sûr, avoir des politiques et des procédures écrites n’est qu’un début – les superviseurs doivent réellement les suivre et les appliquer de manière cohérente. Lorsque les responsables suivent la politique écrite, vous pouvez éviter qu’un responsable licencie un employé en retard et qu’un autre responsable se contente de lui donner un avertissement, ce qui pourrait créer un environnement injuste ou discriminatoire.

Mettre vos politiques par écrit permet aux employés de savoir exactement ce qu’ils doivent faire pour rester en règle. L’une des meilleures façons d’utiliser un manuel de politiques est de faire signer aux nouveaux employés une déclaration confirmant qu’ils ont lu et accepté de respecter les politiques du manuel. Si quelqu’un enfreint l’une des politiques, vous avez la preuve que l’employé fautif connaissait les règles à l’avance et qu’il doit être tenu responsable de ses actes.

L’importance de la révision juridique

Ne jamais utiliser des modèles de politiques et de procédures que vous trouvez en ligne tels quels, car toute politique que vous adoptez doit refléter les pratiques réelles de votre entreprise. Elles doivent également être conformes à toutes les lois et réglementations applicables, et il peut y avoir des différences significatives dans les exigences de conformité des États et des collectivités locales. Vous devez toujours consulter un avocat agréé ayant une expérience spécifique au droit du travail avant de finaliser les politiques et les procédures, qu’il s’agisse de documents individuels ou combinés pour former un manuel de l’employé ou un manuel de procédures.