Que sont les frais de déplacement ?
Les frais de déplacement sont les coûts associés aux voyages effectués dans le but de mener des activités liées à l’entreprise. Les frais de voyage raisonnables peuvent généralement être déduits par l’entreprise lorsque les employés encourent des frais lors de leurs déplacements hors de leur domicile spécifiquement à des fins professionnelles. Ces fins professionnelles peuvent inclure des conférences ou des réunions.
Bien que de nombreux frais de déplacement puissent être déduits, ceux qui sont de nature déraisonnable, somptueuse ou extravagante, ou ceux qui sont à des fins personnelles, sont exclus. L’Internal Revenue Service (IRS) considère que les employés voyagent hors de leur domicile si leurs obligations professionnelles les obligent à s’éloigner de leur « foyer fiscal » (la zone générale où se trouve leur principal lieu d’activité) sensiblement plus longtemps qu’une journée de travail ordinaire, et qu’ils ont besoin de dormir ou de se reposer pour répondre aux exigences de leur travail pendant leur absence.
Principaux points à retenir
- Les frais de déplacement sont les coûts associés aux déplacements effectués dans le but de mener des activités liées à l’entreprise.
- Seuls les frais de voyage ordinaires et nécessaires sont déductibles ; les frais qui ne sont pas ordinaires et nécessaires, ou qui sont déraisonnables, somptueux ou extravagants, ainsi que les frais de voyage à des fins personnelles, ne sont pas déductibles
- L’IRS considère que les employés voyagent hors de leur domicile si leurs obligations professionnelles les obligent à s’éloigner de leur « foyer fiscal » sensiblement plus longtemps qu’une journée de travail ordinaire.
- Les exemples de frais de déplacement comprennent le billet d’avion et l’hébergement, les services de transport, le coût des repas et les pourboires, l’utilisation d’appareils de communication.
- Les frais de déplacement engagés lors d’une affectation professionnelle indéfinie, qui dure plus d’un an selon l’IRS, ne sont pas déductibles à des fins fiscales.
Comprendre les frais de déplacement
Des dossiers bien organisés – tels que des reçus, des chèques annulés et d’autres documents justifiant une déduction – peuvent aider les particuliers à se faire rembourser par leur employeur et aider les entreprises à préparer leurs déclarations fiscales et à répondre aux questions de l’IRS. Les exemples de frais de déplacement peuvent inclure :
- Le billet d’avion et l’hébergement dans le but exprès de mener des affaires loin de chez soi
- Les services de transport tels que les taxis, les bus ou les trains vers l’aéroport ou vers et autour de la destination du voyage
- Le coût des repas et des pourboires, le service de nettoyage à sec des vêtements, et le coût des appels professionnels pendant le voyage d’affaires hors du domicile
- Le coût de la location d’un ordinateur et d’autres appareils de communication pendant le voyage d’affaires
Les frais de voyage ne comprennent pas les frais de déplacement réguliers.
Types de frais de déplacement
L’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel, y compris le kilométrage réel, les péages et les frais de stationnement, peut être incluse dans les frais de déplacement. Le coût de l’utilisation de véhicules de location peut également être compté comme une dépense de voyage bien que seulement pour la partie du voyage utilisée à des fins professionnelles. Par exemple, si au cours d’un voyage d’affaires, un voyageur rendait visite à un membre de sa famille ou à une connaissance, le coût de la conduite depuis l’hôtel pour leur rendre visite ne serait pas admissible à la déduction des dépenses de voyage.
Les dépenses de voyage engagées lors d’une affectation professionnelle indéfinie qui dure plus d’un an ne sont pas déductibles à des fins fiscales. L’IRS autorise d’autres types de dépenses ordinaires et nécessaires à être traitées comme liées à un voyage d’affaires à des fins de déduction. Ces dépenses peuvent inclure le transport vers et depuis un repas d’affaires, l’embauche d’un sténographe public, le paiement des frais de location d’ordinateurs liés au voyage et l’envoi de bagages et de matériel d’exposition utilisé pour les présentations d’affaires. Les frais de déplacement peuvent également inclure l’exploitation et l’entretien d’une caravane résidentielle dans le cadre du voyage d’affaires.
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