La correspondance à 2, 3 et 4 voies est un aspect important des commandes et des réceptions associées au service comptable. C’est l’un des meilleurs contrôles internes jamais introduits au sein de la comptabilité. Même si cela prend du temps, cela en vaut la peine, car cela permet de vérifier l’exactitude des données.
Que sont les appariements à 2 voies, 3 voies et 4 voies en comptabilité ?
Il y a de fortes chances que si vous travaillez dans le domaine de la comptabilité, l’idée vous soit déjà familière, mais revenons sur le concept tel que défini par Oracle :
La concordance à deux voies
La concordance à deux voies vérifie que les informations du bon de commande et de la facture correspondent dans vos tolérances comme suit :
- La quantité facturée est inférieure ou égale à la quantité commandée
- Le prix facturé est inférieur ou égal au prix du bon de commande
3-Way Matching
La correspondance à trois voies ajoute un troisième critère pour vérifier que les informations de réception et de facturation correspondent aux tolérances de quantité que vous définissez :
- La quantité facturée est inférieure ou égale à la quantité reçue
Mise en correspondance à quatre voies
La mise en correspondance à quatre voies ajoute un quatrième critère pour vérifier que les documents d’acceptation et les informations de facturation correspondent aux tolérances de quantité que vous définissez :
- La quantité facturée est inférieure ou égale à la quantité acceptée
Pourquoi la concordance à 2 voies, 3 voies et 4 voies est-elle importante ?
Pour les non professionnels de la comptabilité, cela peut sembler compliqué, mais en réalité, ce que vous faites, c’est vous assurer que vous n’êtes facturé que pour la quantité commandée et le prix indiqué, puis confirmer que vous avez, en fait, reçu la quantité convenue.
L’allocation pour » inférieur ou égal à » signifie qu’un fournisseur expédiant plus que la quantité convenue pour le même prix, ou facturant moins pour la quantité convenue est acceptable. Un drapeau n’est jeté que si le vendeur envoie moins ou charge plus que les montants convenus.
Cette disposition fait peser la responsabilité de l’erreur en faveur du client sur le vendeur, et existe dans la fabrication basée sur la livraison bien plus qu’on ne pourrait le supposer.
Comment se fait l’appariement à 2, 3 et 4 voies ?
Alors, comment un service comptable retrouve-t-il les pièces nécessaires de ce puzzle pour que l’appariement ait lieu ?
Traditionnellement, le bon de commande était rempli sur papier et remis à la comptabilité. Le fournisseur facturerait ensuite l’entreprise, et à un moment donné, le produit serait expédié. À la réception, un préposé à la réception vérifiera (avec un peu de chance) la quantité du produit reçu et remettra le bordereau d’emballage/réception au service de la comptabilité.
Il incombe alors au service de la comptabilité et au service de la réception de faire correspondre le bon de commande, la facture, le bordereau d’emballage et tout autre document connexe pour s’assurer qu’ils ne paient pas trop cher et que tout le matériel requis a été livré.
Les problèmes de communication entraînent des retards de comptabilité…
Ces deux départements ne sont souvent pas les plus synchronisés dans une entreprise, ce qui permet des erreurs et des retards en fonction de la priorité du travail à effectuer, et souvent un manque de connaissances sur l’endroit où se trouve un document particulier dans le processus.
Qu’est-ce que l’automatisation de la comptabilité ?
Lorsqu’une organisation emploie l’automatisation de la comptabilité, elle va au-delà des mots à la mode comme » comptabilité allégée » et » comptabilité en nuage « , pour atteindre quelque chose d’encore plus puissant : la comptabilité automatisée. Soudain, les comptables n’ont plus besoin d’effectuer des rapprochements à trois voies ou de saisir manuellement des données. La majorité du processus des comptes fournisseurs est automatisée. Ils ne doivent intervenir que lorsqu’il y a des exceptions ou lorsqu’une réflexion de plus haut niveau est nécessaire.
…Mais l’automatisation de la comptabilité peut aider
Avec l’automatisation des flux de travail et des processus, les équipes comptables obtiennent les outils nécessaires pour automatiser une grande partie de ce processus et la visibilité de l’endroit où se trouve le travail à n’importe quelle étape du flux.
Lorsque les documents sont stockés numériquement (soit par l’utilisation de formulaires électroniques pour remplacer la demande initiale, soit par la numérisation immédiate des bordereaux de réception), ils deviennent plus sûrs et sont libérés des ennuis des tristement célèbres » piles » d’organisation qui existent sur les bureaux dans la plupart des entreprises.
La correspondance à 2, 3 et 4 voies rendue facile avec l’automatisation de la comptabilité
Une fois dans le système, un routage préétabli peut avoir lieu pour les approbations, la correspondance et la vérification. Avec une solution logicielle solide, cela comprendra des notifications pour tenir les parties concernées informées qu’il y a du travail à faire ou qu’un document particulier nécessite une attention particulière.
Plus d’attente, plus de travail égaré, et plus d’arguments à mots forts qui attribuent la faute entre les départements lorsqu’une partie du rapprochement se passe mal.
Cela vous semble mieux que ce que vous faites actuellement ? Parlez à l’un de nos experts en processus dès aujourd’hui pour une consultation gratuite, et faites-nous part de ce qui se passe dans votre service de comptabilité – nous pourrons peut-être vous aider.
C’est le cas.