Depuis plusieurs années que je travaille dans l’espace SharePoint et Office 365, je rencontre souvent des personnes de mes anciennes années de techie qui travaillent dans l’informatique depuis des décennies mais n’ont jamais entendu parler de SharePoint. Je m’en suis inspiré et j’ai finalement décidé de lancer une série couvrant les bases de SharePoint afin d’offrir une introduction amicale aux nouveaux utilisateurs. Nous veillerons également à couvrir certains des principes sur la façon de gérer SharePoint et Office 365 dans un post ultérieur !
Vous trouverez ci-dessous certaines des questions les plus fondamentales&A que je reçois concernant SharePoint, son objectif et ses capacités. J’espère qu’elles vous seront utiles!
Qu’est-ce que SharePoint?
SharePoint est un système de collaboration basé sur un site Web qui utilise des applications de flux de travail, des bases de données de type » liste » et d’autres parties Web ainsi que des fonctions de sécurité pour donner aux équipes d’entreprise les moyens de travailler ensemble. SharePoint donne également à l’entreprise qui utilise la plateforme la possibilité de contrôler l’accès aux informations et d’automatiser les processus de flux de travail entre les unités commerciales.
La version Microsoft Cloud de SharePoint, SharePoint Online, dispose de nombreuses capacités d’intégration supplémentaires avec d’autres applications cloud. Ses fonctionnalités sont jumelées à bon nombre des autres offres que Microsoft propose avec une licence Office 365 ou Microsoft 365.
Quels sont les avantages de l’utilisation de SharePoint?
SharePoint permet d’accroître la productivité et la visibilité des travailleurs de l’information dans tous les secteurs verticaux, dans les entreprises de toutes tailles. Les fonctionnalités de SharePoint sont centrées autour d’une expérience de collaboration croisée basée sur l’intranet qui permet le partage sécurisé, la gestion de contenu et les fonctionnalités de collaboration de flux de travail parmi beaucoup d’autres.
Pour une plateforme de collaboration basée sur un site Web, SharePoint est facile à maintenir et, à son niveau fondamental, facile à comprendre pour les utilisateurs professionnels. Il est également personnalisable à l’infini et massivement évolutif, il existe de nombreuses façons différentes dont les entreprises utilisent la plateforme pour réaliser une productivité accrue et un retour sur investissement.
À quoi sert SharePoint ?
SharePoint a fait partie intégrante au cours des 17 dernières années de l’augmentation de l’efficacité du travail dans les entreprises du Fortune 500 en tant que plateforme » Intranet » qui traverse tous les secteurs d’activité. Les nombreuses fonctionnalités de la plateforme facilitent grandement la collaboration entre les personnes sur des projets ad hoc et l’établissement de processus commerciaux standard pour le partage d’informations, la publication de documents et l’enregistrement de données.
Des fonctionnalités telles que les contrôles de sécurité, la co-création, le versionnage et l’intégration avec Exchange (applications de messagerie Outlook) donnent aux utilisateurs professionnels la capacité d’en faire plus en moins de temps et de maintenir l’intégrité du travail qu’ils produisent. SharePoint inclut la capacité de :
- Requérir une approbation sur les documents avant qu’ils ne soient visibles
- « Extraire » les documents pour empêcher toute autre création ou modification sur ceux-ci
- Recevoir des notifications lorsque des documents sont téléchargés ou que des modifications sont apportées
- Faire des flux de travail en utilisant une logique if/then pour automatiser des actions telles que le déplacement ou l’envoi de documents par courriel, et l’enregistrement d’informations
Toutes ces fonctionnalités améliorent la productivité des utilisateurs professionnels, mais la chose que SharePoint fait vraiment mieux que les systèmes de collaboration documentaire antérieurs est d’afficher des informations sur les informations/documents stockés et pourquoi.
Il est extrêmement facile dans SharePoint d’exiger que les » métadonnées « , ou informations sur les données (comme l’heure de modification, créé par, etc, mais aussi des » tags » personnalisés sur les documents ou les éléments) afin que les travailleurs puissent mieux comprendre pourquoi un document peut exister et pourquoi il est important sans avoir à l’ouvrir. SharePoint permet même aux utilisateurs de créer des bases de données personnalisées dans un format facile à utiliser, et d’enregistrer des milliers d’informations qui peuvent être intégrées dans les flux de travail mentionnés précédemment ou dans d’autres processus métier.
Qu’est-ce qu’une application SharePoint ?
Les applications dans SharePoint sont des intégrations qui ajoutent des fonctionnalités aux espaces de collaboration standard de la plateforme. Certaines apps sont prêtes à l’emploi et sont fournies avec la plateforme, mais il en existe beaucoup d’autres qui ajoutent des fonctionnalités et des options qui ne sont pas fournies avec la plateforme SharePoint ordinaire. Il peut s’agir de n’importe quoi, d’une bibliothèque où les utilisateurs peuvent stocker et partager des documents et des fichiers, de plug-ins de calendrier ou de puissantes apps de flux de travail comme Nintex qui permettent de nombreuses actions logiques répétables dans SharePoint en toute simplicité.
Comment SharePoint est-il utile pour la collaboration ?
SharePoint fournit un espace basé sur le Web où les utilisateurs peuvent télécharger un document qui sera immédiatement partagé avec les autres personnes qui doivent le voir. Ils peuvent également avoir leur propre espace de stockage personnel appelé OneDrive où personne ne peut voir un document ou un fichier qu’ils téléchargent jusqu’à ce qu’ils « partagent » ou autorisent l’accès à ce document avec d’autres utilisateurs.
Ce qui fait que permettre à un segment de collègues de voir un document publié est un processus en une seule étape – mais cela ne doit pas nécessairement l’être. Les fonctions d’approbation et de flux de travail mentionnées ci-dessus peuvent contrôler la façon dont les documents sont partagés et la façon dont les employés travaillent sur les informations dans leur organisation.
Les liens vers les documents partagés ou les espaces de collaboration peuvent également être facilement envoyés par e-mail, ce qui permet de diriger rapidement les utilisateurs vers ce qu’ils veulent voir exactement.
Les organisations utilisent fréquemment SharePoint pour publier des informations à l’échelle de l’entreprise, telles que des documents RH, des annonces et des mémos.
Comment SharePoint peut-il être utilisé pour la gestion de contenu ?
SharePoint permet de nombreuses façons d’ajouter des métadonnées aux fichiers pour trier, organiser et garder la trace du contenu appartenant aux entreprises. Plus important encore, en tant que plateforme, SharePoint peut forcer les balises sur le contenu lorsque les utilisateurs professionnels les téléchargent sur les espaces de collaboration. Ils peuvent également obliger les utilisateurs finaux à fournir des métadonnées sur les documents dans le cadre de ce processus.
Une fois que le contenu et les métadonnées sont dans la plateforme, SharePoint donne aux organisations des outils de workflow pour automatiser :
- Processus basés sur les informations données par les utilisateurs finaux
- Outils de cycle de vie du contenu pour permettre l’élimination des documents
- Élimination des informations en fonction des politiques d’entreprise
Une majorité des entreprises Fortune 500 s’appuient sur la plateforme SharePoint depuis plus de dix ans, et SharePoint et son écosystème représentent une industrie de plusieurs milliards de dollars. Avec les nouvelles capacités de SharePoint Online dans le cadre de l’application cloud Office 365/Microsoft 365, ainsi que les liens avec des services tels que Flow, Office 365 Groups et Teams, SharePoint et les services basés sur SharePoint sont de plus en plus pertinents dans tous les secteurs verticaux.
Qu’est-ce qu’une ferme SharePoint?
Simplement définie, une ferme SharePoint est la collection de serveurs qui travaillent ensemble pour remplir les rôles SharePoint, pour faire fonctionner SharePoint. Si vous n’êtes pas familier avec ce terme, pensez aux rôles comme à différents emplois qui requièrent chacun des compétences particulières. Une fois que vous êtes prêt à configurer SharePoint, vous configurez chaque serveur de votre ferme pour qu’il remplisse un ou plusieurs rôles.
Une analogie appropriée pour les rôles est une équipe travaillant ensemble vers un objectif commun (youpi la collaboration !). Par exemple : une équipe de restaurant. Dans un restaurant, vous avez l’hôte qui fait asseoir les clients, le serveur qui prend la commande du client et lui apporte finalement son repas, et le personnel de cuisine qui prépare le repas. Si vous éliminez l’hôte, le client n’aura jamais de place assise. Perdez le serveur et le client ne pourra jamais passer sa commande, manger ou même obtenir un minable verre d’eau.
Vous voyez l’idée. Bien sûr, une seule personne pourrait remplir tous ces rôles – comme dans un petit café où la personne derrière le comptoir prend votre commande, vous dit de vous asseoir n’importe où, puis beurre et vous apporte votre bagel. Mais cela ne fonctionne que si l’endroit n’est pas submergé de clients, car cette seule personne serait rapidement débordée. Vos serveurs de ferme fonctionnent de la même manière, où un seul serveur peut jouer tous les rôles, ou vous pouvez répartir les rôles sur plusieurs serveurs pour de meilleures performances.
Dans SharePoint, il existe trois rôles (formellement définis dans l’assistant d’installation SharePoint aux côtés de quelques nouveaux rôles dans SharePoint Server 2016). Ces rôles sont le frontal Web (WFE), le serveur d’applications et le serveur de bases de données.
Quelles sont les nouveautés de SharePoint 2019 ?
Dans le lieu de travail moderne d’aujourd’hui, les employés ont des attentes élevées et exigent les dernières fonctionnalités de collaboration. SharePoint 2019 répond à cette demande en proposant des pages d’équipe et de site améliorées, ainsi qu’en rendant la messagerie et le partage d’informations avec les coéquipiers plus faciles que jamais.
Les pages fonctionnent avec des composants Web modernes, ce qui permet aux utilisateurs de personnaliser facilement leur page en intégrant des vidéos, en incorporant des flux de Yammer, en ajoutant des documents et en incluant des images
Les listes et les bibliothèques ont un aspect moderne avec une interaction plus rapide, une gestion facile des colonnes, un meilleur affichage pour les navigateurs mobiles et des aperçus informatifs. Fait passionnant, elles peuvent également calculer et mettre en évidence ce qui est le plus important pour l’utilisateur. Par exemple, si vous établissez une liste sur le marché total adressable de différentes régions, la liste peut mettre en évidence les valeurs aberrantes en haut et en bas dans des couleurs différentes.
Il existe également de nouveaux outils de communication sympas, comme les sites Team News et Communication. Les sites de communication sont un endroit pour partager des nouvelles, présenter une histoire ou diffuser un message à d’autres personnes. Les utilisateurs peuvent facilement créer des sites de communication pour eux-mêmes à partir de SharePoint Home sans avoir besoin de contacter l’IT.
Bien sûr, permettre à tous les utilisateurs de créer facilement des sites de manière non gouvernée peut également créer des problèmes de mitage et d’information. Les administrateurs voudront réfléchir soigneusement à la manière de déployer cette fonctionnalité et examiner des outils tiers tels que l’automatisation de la gouvernance d’AvePoint qui peuvent les aider à garder le contrôle tout en donnant des moyens à leurs utilisateurs.
AvePoint, par exemple, utilise cette fonctionnalité pour son site GTM Central où nous avons regroupé toutes les garanties dont nos équipes de vente ont besoin pour communiquer et conseiller efficacement les clients. Il s’agit d’un guichet unique bien conçu contenant également des fonctionnalités telles qu’un blog interne de lancement de produit, un calendrier d’événements, une bibliothèque d’études de marché, et plus encore. AvePoint peut facilement présenter les derniers blogs ou le contenu mis à jour dans les actualités du site, afin que notre équipe de vente soit toujours à jour.
Maintenant, le partage de documents et de liens avec des coéquipiers et des contacts au sein de votre organisation est plus facile que jamais, notamment dans les sites de collaboration. Et, grâce à l’expérience mise à niveau, vous êtes automatiquement averti si vous :
- Partagez à un grand groupe ;
- Incluez beaucoup d’éléments ou ;
- Si vous risquez de partager au-delà de votre public cible.
Avec trois niveaux de permission simples à choisir, SharePoint 2019 est une excellente alternative sur site pour les entreprises qui recherchent le partage sans effort qui a lieu dans les solutions de bureau en nuage.
Expérience simplifiée sur le mobile et le bureau
Il peut sembler évident de dire que l’autonomisation des travailleurs mobiles devient plus importante que jamais, mais cette tendance n’a fait que s’accentuer au cours des dernières années. Avec SharePoint Server 2019, les utilisateurs peuvent accéder plus facilement à l’intranet de l’organisation et s’y engager grâce aux améliorations apportées à l’expérience de l’application mobile SharePoint.
Il existe également des clients de synchronisation améliorés pour OneDrive for Business, ce qui garantit que les utilisateurs peuvent accéder aux documents dont ils ont besoin de n’importe où, sur n’importe quel appareil. Cela ouvre des solutions aux organisations pour synchroniser les fichiers d’Office 365 et SharePoint sur site vers un ordinateur portable, poussant la collaboration à un niveau supérieur pour les travailleurs de bureau et mobiles.
Des possibilités de personnalisation accrues
L’une des choses que nous sommes les plus enthousiastes à voir – et nous nous attendons à ce que la plupart des clients le soient aussi – est la personnalisation étendue disponible dans SharePoint Server 2019.
La nouvelle plateforme peut s’intégrer à PowerApps et Flow, de sorte que la création de flux de travail personnalisés et l’ajout de nouvelles solutions à l’environnement sont un jeu d’enfant. (Remarque : des licences PowerApps/PowerPlatform sont requises pour cette fonctionnalité).
Flow et PowerApps (désormais PowerPlatform) permettent aux utilisateurs finaux de découvrir et de mettre en œuvre des personnalisations au fur et à mesure de leurs besoins, alors qu’auparavant, ils devaient soumettre un ticket et attendre que la personnalisation soit codée. Par exemple, avec Flow et PowerApps, vous pouvez créer une approbation des dépenses à l’aide d’une application de type pointer-cliquer qui exploite les listes et bibliothèques modernes de SharePoint. À partir de là, vous pouvez facilement publier sur le Web, iOS, Android et Windows 10.
Les administrateurs SharePoint seront ravis d’apprendre que cette nouvelle intégration est une excellente option pour transformer les formulaires InfoPath existants en un environnement plus moderne. Cela vous permet de mieux vous préparer à l’inévitable dépréciation d’InfoPath.
Il suffit de déployer la passerelle de données Microsoft on-premises pour utiliser Flow et PowerApps pour votre déploiement SharePoint 2019. Et si cela n’est pas assez excitant, vous pouvez également utiliser cette passerelle pour donner du pouvoir à vos FileShares, SQL et autres sources de données avec des capacités modernes fournies par le cloud. Des informations supplémentaires sur la façon de déployer la passerelle de données sur site sont disponibles ici : https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-gateway-onprem
De plus, les clients utilisant des versions anciennes de SharePoint pourraient découvrir qu’il existe des applications disponibles pour répondre à toutes les solutions codées sur mesure dont leur organisation pourrait avoir besoin.
Auparavant, un administrateur pouvait construire ou déployer une solution basée sur le code dans SharePoint. Désormais, l’administrateur peut tirer parti des Add-Ins SharePoint.
En définitive, cela signifie que l’environnement SharePoint sera plus facile à personnaliser, moins encombré de code et plus stable lors de l’installation des mises à jour. Toutefois, cela nécessite la suppression des solutions Sandbox pour aligner les développeurs sur tout cadre SharePoint axé sur l’avenir.
Solutions hybrides améliorées
Quand il s’agit d’utiliser une solution hybride avec SharePoint Online, SharePoint Server 2019 rend l’intégration entre les deux systèmes encore plus transparente. Par exemple, la fonction de recherche bénéficie d’une présentation améliorée dans SharePoint Server 2019, avec des filtres intuitifs et des résultats de recherche en temps réel lorsque les utilisateurs saisissent leur requête, et les résultats sont regroupés pour faciliter la navigation.
Un autre exemple d’intégration hybride transparente est la redirection des utilisateurs vers leur stockage OneDrive dans Office 365 – qui a été introduite dans des versions antérieures – et les tuiles personnalisées sous l’icône dite de gaufre dans le coin supérieur gauche.
SharePoint 2019 continuera à fournir la fonction Taxonomie hybride, qui a été introduite dans SharePoint 2016 Feature Pack 1. Cela aidera les administrateurs à ne conserver qu’un seul magasin central de termes de métadonnées gérées à utiliser dans les déploiements dans le cloud et sur site.
Capacités de conformité étendues
Si vous avez utilisé les fonctionnalités de prévention des pertes de données (DLP) et de centre de conformité de SharePoint 2016, vous avez immédiatement été confronté à un écart entre ce que vous voyiez dans Office 365 et ce que vous aviez dans votre environnement.
Les types de contenu sensible semblaient être peu nombreux par rapport à ce que l’on trouvait dans Office 365, selon le langage de requête par mot clé (KQL) avancé dans eDiscovery. Il était donc très difficile d’appliquer des politiques à de nouveaux sites ou d’obtenir une visibilité sur tout contenu sensible détecté. Grâce aux fonctionnalités hybrides de 2019, les administrateurs peuvent enfin bénéficier de la détection automatique de contenu, du reporting central pour les incidents et des types de contenu sensible.
Les administrateurs pourront désormais rechercher des informations sensibles en temps réel et appliquer des modèles de politiques pour contrôler et surveiller leur contenu et s’aligner sur les normes réglementaires de différents segments industriels et géographiques.
La pointe de l’iceberg
Les mises à jour susmentionnées ne sont que la pointe de l’iceberg avec SharePoint Server 2019. Par exemple :
- Des fichiers d’une taille maximale de 15 Go peuvent être téléchargés
- Les noms de fichiers peuvent désormais inclure les caractères spéciaux « # » et « % » et toute leur limite de caractères d’URL autorisée est portée à 400
- Les utilisateurs finaux adoreront la nouvelle visionneuse PDF ou les améliorations de la corbeille qui leur permettent de restaurer des fichiers personnels que d’autres collègues ont supprimés
Ce ne sont là que quelques exemples décideurs, admins et utilisateurs finaux peuvent être enthousiasmés et pourquoi ils vont adorer la prochaine version sur site de SharePoint.
Vous cherchez un contenu SharePoint plus adapté aux débutants ? Lisez notre article sur les 3 meilleures pratiques de conception de sites SharePoint pour les débutants !