Une facture de vente est un document comptable qui enregistre une transaction commerciale. Les factures de vente fournissent à l’entreprise un registre des services qu’elle a fournis à un client, le moment où les services ont été rendus et le montant que le client doit à l’entreprise. En général, une facture de vente comprend une description du service fourni, le montant dû et la date limite de paiement. Les factures de vente sont cruciales pour la comptabilité des petites entreprises car elles vous permettent d’enregistrer les transactions de vos ventes à des fins de comptabilité.
Ces sujets vous apprendront ce qu’est une facture de vente et comment elle est utilisée dans la comptabilité des petites entreprises :
Pourquoi les factures de vente sont-elles importantes pour la comptabilité des petites entreprises ?
Quel est le but d’une facture de vente ?
Comment faire une facture de vente ?
Modèle de facture de vente
Quelle est la différence entre une facture de vente et une commande de vente ?
Pourquoi les factures de vente sont-elles importantes pour la comptabilité des petites entreprises ?
Bien que le but premier d’une facture de vente soit de demander le paiement d’un client pour les services que vous lui avez fournis, une facture de vente remplit d’autres fonctions importantes dans la comptabilité des petites entreprises, notamment :
Fondation d’une comptabilité précise
Les factures de vente sont un outil important pour les petites entreprises car elles servent de base au système de comptabilité de l’entreprise. Une facture de vente crée un enregistrement d’une vente. En enregistrant et en classant correctement toutes les factures que vous envoyez aux clients, vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour suivre vos ventes, surveiller votre trésorerie et créer des rapports financiers solides.
Ressource pour les déclarations de revenus
Les factures de vente sont des documents cruciaux pour vérifier les déclarations que vous faites dans vos déclarations de revenus. L’IRS recommande aux petites entreprises de conserver les pièces justificatives telles que les factures dans un endroit central, au cas où vous auriez besoin de confirmer les informations que vous incluez dans les livres de votre entreprise. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la liste complète des pièces justificatives recommandées par l’IRS. Des factures correctement enregistrées facilitent également le processus de remplissage de vos déclarations fiscales, car vous disposerez d’un registre complet des revenus et des dépenses de votre entreprise.
Outil de gestion des stocks
Si votre entreprise vend des produits physiques à ses clients, vos factures de vente peuvent vous aider à gérer vos stocks et à vous assurer que vous avez toujours suffisamment de chaque produit pour répondre à vos commandes entrantes. Vos factures de vente vous aident à suivre la quantité de stock que vous avez en main et vous permettent de prévoir la quantité dont vous aurez besoin pour les mois à venir, en fonction des données passées.
Protection juridique
Vos factures de vente peuvent vous aider à vous protéger des poursuites mesquines ou non fondées qui pourraient être intentées contre votre entreprise. Les factures de vente peuvent démontrer quels services votre entreprise a fournis à un client et le calendrier des travaux. Les factures de vente qui sont signées par les clients sont particulièrement utiles dans ce cas, mais pas nécessaires.
Données pour les plans d’affaires
Les factures de vente servent de données importantes lorsque votre entreprise planifie son avenir. Les factures de vente peuvent offrir des informations sur le montant des revenus que vous apportez et sur l’évolution de vos gains dans le temps. Vous pouvez utiliser ces informations pour établir des prévisions budgétaires. Vous pouvez également utiliser les données relatives à vos ventes pour connaître le montant des liquidités dont vous disposez pour investir dans la croissance ou l’amélioration de votre entreprise. Les factures de vente détaillent tous les différents services que vous avez fournis aux clients, ce qui vous permet de voir quels sont vos services les plus populaires et ceux qui ne génèrent pas autant de revenus. Avec ces informations, vous pouvez prendre des décisions sur la façon de mettre à jour vos offres commerciales pour rendre votre entreprise plus attrayante pour les clients potentiels.
Une facture de vente n’est qu’un type de facture que vous pouvez générer pour demander le paiement d’un client. Découvrez les différents types de factures que vous pouvez utiliser pour être payé à temps pour votre travail.
Quel est le but d’une facture de vente?
Le but d’une facture de vente est de détailler les services qu’une entreprise a fournis à son client, le montant dû pour ces services et la date limite pour effectuer un paiement. Les factures de vente créent une obligation de la part du client de payer l’entreprise pour son travail. Elles servent de documentation importante d’une transaction commerciale, tant pour l’entreprise que pour le client, et servent de base aux états financiers d’une entreprise.
Comment faire une facture de vente ?
Pour réaliser une facture de vente à envoyer aux clients, vous devrez suivre les étapes de facturation suivantes :
Inclure les détails de votre entreprise
Créer un en-tête pour votre facture qui comprend votre logo, si vous en avez un, le nom de votre entreprise, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
Inclure les coordonnées de votre client
Au-dessous de vos propres coordonnées, indiquez les coordonnées du client. Confirmez que vous avez les coordonnées de la bonne personne de contact au sein de l’organisation : si votre client est une grande entreprise, votre point de contact pour la facturation peut être différent de votre contact commercial quotidien.
Attribuez un numéro de facture
Chaque facture que vous émettez doit avoir un numéro de facture unique qui lui est attribué. De cette façon, vous pouvez facilement suivre vos factures et faire référence à des factures de vente spécifiques lors de discussions avec vos clients. Si vous n’avez pas de système de numérotation en place, il est facile de commencer par numéroter vos factures de vente de manière séquentielle, en commençant par la facture n° 001, puis la facture n°002 et ainsi de suite.
Liste des services que vous avez fournis
Fournir une liste détaillée des services que vous avez fournis sur votre facture de vente, avec une brève description de chaque service, la quantité fournie ou les heures travaillées, et le tarif du service.
Inclure les conditions de paiement
Souligner les conditions de paiement sur votre facture de vente, y compris les méthodes de paiement que vous acceptez (c’est-à-dire en espèces, par chèque, par carte de crédit, etc.) et les frais de retard que vous facturerez sur les factures en retard.
Prévoir une date d’échéance de paiement
Indiquer clairement la date limite de paiement sur votre facture de vente. Il est préférable d’indiquer une date exacte, par exemple » Paiement dû le 31 octobre 2018 » plutôt que des dates d’échéance plus vagues qui peuvent être mal comprises, par exemple » Paiement dû dans 30 jours » ou » Paiement dû à la réception « .
Indiquer le montant total dû
Prévoir un solde total dû sur la facture de vente, y compris les taxes applicables. Assurez-vous que cette information est clairement affichée sur la facture afin que vos clients puissent voir combien ils doivent en un coup d’œil.
Modèle de facture de vente
Pour concevoir et créer facilement des factures de vente pour votre entreprise, vous pouvez télécharger des modèles de facture de vente et les personnaliser en fonction de vos besoins. FreshBooks propose un modèle de facture de vente facile à utiliser que vous pouvez télécharger, disponible aux formats PDF, Word et Excel.
Quelle est la différence entre une facture de vente et une commande de vente ?
Les factures de vente et les commandes de vente sont toutes deux utilisées à des fins comptables, mais la principale différence entre une facture de vente et une commande de vente est leur point d’origine. Un client crée une commande de vente lorsqu’il achète des biens ou des services à une entreprise. Une facture de vente est créée par l’entreprise après qu’elle a fourni des produits ou des services à un client, comme un moyen de demander le paiement.
Les factures de vente sont utilisées à des fins comptables.