Dans une démarche similaire à celle des années précédentes, l’IRS a émis un allègement de certaines exigences de déclaration des formulaires 1094-C et 1095-C en vertu de la Loi sur les soins abordables concernant les régimes de santé des employés, ainsi qu’un allègement de certaines pénalités liées à la déclaration.
A titre de rappel, l’ACA exige généralement que quatre formulaires soient produits chaque année, et les noms sont tout sauf intuitifs :
- Formulaire 1094-B : il s’agit essentiellement d’un formulaire de transmission utilisé par les compagnies d’assurance pour déclarer les relevés individuels (formulaire 1095-B) à l’IRS.
- Formulaire 1095-B : Ce formulaire est utilisé pour déclarer certaines informations exigées par la loi à l’employé dans le cadre d’une police entièrement assurée au sujet de sa couverture.
- Formulaire 1094-C : Ce formulaire est utilisé par les grands employeurs applicables (« ALE ») pour indiquer si l’employeur a offert une couverture minimale essentielle et pour transmettre les déclarations des employés (formulaire 1095-C) à l’IRS.
- Formulaire 1095-C : Enfin, ce formulaire est utilisé par les ALE pour signaler aux employés certaines informations exigées par la loi concernant leur couverture santé parrainée par l’employeur.
Le formulaire que votre régime serait tenu de déposer ou de fournir dépend de votre statut d’ALE, de la manière dont vous remplissez le formulaire et du fait que vous offrez une couverture entièrement assurée ou auto-assurée. Les grands employeurs qui sont auto-assurés vont généralement utiliser uniquement les formulaires 1094-C- et 1095-C.
Délai prolongé pour les déclarations des participants
L’IRS a prolongé le délai pour fournir les formulaires 1095-B et 1095-C aux particuliers. La date limite habituelle pour déclarer les informations sur les régimes de 2019 est le 31 janvier 2021. Cependant, le nouvel allègement repousse la date limite au 2 mars 2021. La prolongation est automatique, et l’IRS a indiqué qu’aucune autre prolongation ne sera accordée, et qu’il ne répondra pas à de telles demandes.
Pas de prolongation pour les dépôts auprès de l’IRS
Sachez que cette prolongation ne s’applique pas aux dépôts 1094-B et 1094-C auprès de l’IRS. La date limite de dépôt de ces déclarations auprès de l’IRS restera le 1er mars 2021 (puisque la date d’échéance initiale du 28 février tombe un dimanche), pour les déclarations sur papier, et le 31 mars 2021, pour celles effectuées par voie électronique. Toutefois, si la prolongation automatique ne s’applique pas à ces échéances, les déclarants peuvent toujours demander une prolongation à l’IRS.
Assouplissement des pénalités
Reconnaissant que le principal objectif des formulaires 1095-B et 1095-C était de permettre à un individu de calculer son obligation fiscale liée au mandat individuel, et parce que le mandat individuel a été réduit à zéro, l’IRS a accordé un allègement de la fourniture de certains documents aux individus.
L’IRS a indiqué qu’il n’évaluera pas les pénalités pour défaut de fourniture d’un formulaire 1095-B si deux conditions sont remplies. Premièrement, l’entité déclarante doit afficher un avis bien visible sur son site Web indiquant que les particuliers peuvent recevoir une copie de leur formulaire 1095-B 2020 sur demande, ainsi qu’une adresse électronique, une adresse physique et un numéro de téléphone. Ensuite, l’entité déclarante doit fournir le formulaire 1095-B 2020 à la personne responsable dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Les relevés peuvent être fournis par voie électronique si certaines exigences supplémentaires sont respectées.
Ce même allègement de déclaration ne s’étend pas aux ALE qui doivent fournir le formulaire 1095-C. Ce formulaire doit continuer à être fourni aux employés à temps plein, et des pénalités continueront à être imposées en cas de défaut de fourniture du formulaire 1095-C. Toutefois, l’allégement s’applique généralement à la fourniture du formulaire 1095-C aux participants qui n’étaient pas des employés à temps plein pour tout mois de 2019 si les exigences ci-dessus sont respectées. Cela inclurait généralement les employés à temps partiel, les continuateurs COBRA ou les retraités.
Notez que si ces exigences pour la fourniture des formulaires 1095-B et 1095-C aux particuliers a été modifiée, ces formulaires doivent toujours être transmis à l’IRS avec leurs homologues du formulaire 1094.
Allégement de bonne foi pour les erreurs de déclaration
Dans la dernière bonne nouvelle de l’IRS, il a annoncé un allégement des pénalités pour les informations incorrectes ou incomplètes sur l’un de ces formulaires. Cet allègement s’applique à la fois aux numéros d’identification du contribuable et aux dates de naissance manquants et inexacts, ainsi qu’à d’autres informations requises.
L’entité déclarante doit pouvoir démontrer qu’elle a fait un effort de bonne foi pour se conformer aux exigences de déclaration. Une démonstration réussie de la bonne foi montrera qu’un employeur a fait des efforts raisonnables pour se préparer aux exigences de déclaration et à la fourniture aux employés, par exemple en rassemblant et en transmettant les informations nécessaires à la personne qui prépare les formulaires.
Cependant, l’allègement ne s’applique pas aux entités déclarantes qui omettent complètement de déposer ou de fournir les formulaires.
Enfin, et c’est important, l’IRS a indiqué que ce sera la dernière année qu’il fournira cet allègement de bonne foi en matière de déclaration.