Toute entreprise ayant des employés doit s’occuper des charges sociales. C’est le rôle de l’employeur de comprendre le fonctionnement de la paie et de retenir les taxes applicables avant de fournir les chèques de paie. Mais comme le savent tous ceux qui ont rempli des déclarations de revenus, les codes des impôts fédéraux du gouvernement américain sont tout sauf simples.
Pour ceux qui sont chargés de gérer la paie, voici un guide qui vous aidera à comprendre le concept de salaire fédéral imposable. C’est essentiel pour comprendre les types de revenus qui sont imposés ainsi que pour pouvoir déclarer le salaire imposable d’un employé sur le formulaire W-2, ce qui peut avoir un impact sur la déduction pour revenu d’entreprise qualifié (QBI) de votre entreprise.
Overview : Qu’est-ce qu’un salaire imposable ?
Tout revenu gagné par un individu est soumis à l’impôt par le gouvernement. Cela comprend les gains sous forme de salaire horaire, de salaire pour heures supplémentaires, de salaire, de commissions, de primes et même de pourboires et d’indemnités de départ.
La partie des gains d’un employé qui est soumise à l’impôt est appelée salaire imposable. Peu importe que l’on parle d’un employé exonéré ou d’un personnel non exonéré. Toutefois, le hic, c’est que tous les revenus gagnés ne sont pas imposables. C’est pourquoi le formulaire W-2 comporte une case distincte pour déclarer les salaires imposables.
Le montant des salaires à imposer est basé sur le revenu total gagné moins certaines déductions autorisées par le code des impôts de l’Internal Revenue Service (IRS), comme indiqué dans la publication 15 de l’IRS, le guide fiscal de l’employeur.
Des exemples de ces déductions avant impôt sont les contributions à un plan de retraite 401(k) ainsi que l’assurance maladie et autres paiements aux avantages sociaux dans le cadre de ce que l’on appelle un plan de cafétéria de la section 125. Notez que ces déductions entrent en ligne de compte pour réduire le montant de l’impôt fédéral sur le revenu (FIT) retenu, mais qu’elles ne s’appliquent pas toutes aux impôts sur la sécurité sociale et Medicare.
Une fois les déductions soustraites, le revenu restant est ce que l’on appelle le salaire imposable. C’est le montant utilisé par le gouvernement fédéral pour déterminer le montant de l’ISF retenu. Des taxes supplémentaires sont également déduites en fonction des règles fiscales en vigueur au niveau des États et des collectivités locales.
Le salaire imposable est-il le même que le salaire brut ?
L’IRS utilise des termes distincts pour distinguer le revenu total gagné et le montant soumis à l’impôt. C’est la différence entre le salaire brut et le salaire imposable.
Le montant du revenu gagné avant les déductions fiscales est appelé salaire brut, revenu brut ou rémunération brute. Ce n’est pas la même chose que le revenu avant impôt, qui s’applique aux entreprises et non aux travailleurs individuels.
Après avoir soustrait toutes les déductions qualifiées du salaire brut, le reste est le montant du salaire imposable. Si un employé n’a aucune déduction, alors le salaire brut équivaut au montant du salaire imposable.
Comment calculer le salaire imposable
Parce que le salaire imposable de l’IRF peut être délicat à calculer, parcourons le processus en détail.
Salaire brut
Le salaire brut est le point de départ à partir duquel l’IRS calcule l’obligation fiscale d’un individu. Le montant total de l’argent versé à un employé est égal à son salaire brut, il faut donc additionner tous les paiements tels qu’un salaire et les heures supplémentaires, ainsi que les remboursements d’éléments tels que les frais de scolarité et les frais professionnels. Ce montant doit être déclaré à l’IRS même si certains montants seront déduits à l’étape suivante.
Salaires non imposables
Certains paiements de l’employeur sont marqués comme des revenus non imposables. Ils sont déduits du salaire brut pour obtenir le total du salaire imposable. Les exemples ici sont le remboursement du kilométrage, certains remboursements de frais professionnels et l’aide à l’éducation. Beaucoup d’entre eux ont également un plafond pour le montant considéré comme non imposable.
Déductions
Il est maintenant temps de retirer les déductions avant impôt du salaire brut. Soustrayez les contributions des employés aux programmes de retraite qualifiés, aux comptes de dépenses flexibles (FSA), à l’assurance maladie des petites entreprises et aux autres contributions avant impôt.
Pour de nombreux employés, c’est le point où nous sommes arrivés à leur salaire imposable. Toutefois, si un employeur a fourni d’autres avantages imposables, passez à l’étape suivante.
Avantages marginaux fournis par l’employeur
Certains employeurs fournissent également des avantages qui sont considérés comme imposables, et qui sont ajoutés au montant du revenu. Par exemple, si des paiements pour les frais de déménagement étaient fournis, ce montant serait ajouté au salaire imposable afin de calculer le montant final de l’impôt. Un autre exemple est l’utilisation d’une voiture de société.
Total du salaire imposable
Après avoir calculé toutes les additions et déductions au salaire brut, nous avons maintenant le montant utilisé pour déterminer l’obligation fiscale, le salaire imposable de l’employé. Le montant réel de l’impôt prélevé sur le salaire d’un employé dépend également de son statut de déclaration (célibataire ou marié) et du nombre d’allocations, tous deux indiqués sur le W-4 de l’employé.
Voici la formule pour calculer le salaire imposable :
(Salaire brut) – (Salaire non imposable) – (Déductions avant impôt) + (Avantages imposables) = Salaire imposable
Les meilleurs outils logiciels de paie qui calculent le salaire imposable pour vous
Comme vous pouvez le voir, les règles fiscales fédérales sont complexes. Superposez les règles aux niveaux étatique et local, ainsi que le fait que la situation fiscale de chaque employé est différente, et cela peut devenir un cauchemar d’essayer de déterminer le montant de l’impôt à retenir pour chaque employé.
C’est pourquoi les logiciels de paie sont indispensables pour toute entreprise ayant des employés. Voici quelques-uns des meilleurs.
OnPay
Le logiciel de paieOnPay offre un excellent équilibre entre des fonctionnalités robustes et un coût raisonnable. Non seulement il s’occupera de vos charges sociales, y compris les formulaires W2 et 1099 de fin d’année, mais il offre une pléthore de fonctionnalités.
Certaines de ses fonctionnalités comprennent la paie multi-états si les employés sont basés dans plus d’un état, les options de dépôt direct ou de chèque papier, l’administration des prestations de santé et les outils RH tels que les lettres d’offre des employés. Il s’agit d’une option bien équilibrée pour les petites entreprises.
OnPay facilite la mise en œuvre de nombreuses tâches de paie, telles que la configuration des retenues à la source par État.
Patriot Payroll
Les petites entreprises qui débutent dans le domaine de la paie et qui recherchent la facilité d’utilisation devraient envisager Patriot Payroll. Le logiciel se décline en deux saveurs, le service de base et le service complet, ce dernier offrant la déclaration et le dépôt des charges sociales.
L’une de ses principales caractéristiques est que Patriot Payroll se charge de toute la configuration initiale, qui comprend la saisie des données historiques complètes de la paie des employés. Il automatise également l’ensemble du processus de paie et propose des modules complémentaires qui vous aident à gérer les cartes de pointage, les présences et les composants RH tels qu’un manuel d’entreprise et des informations sur les avantages sociaux. Le logiciel couvre très bien les bases bien qu’il ne dispose pas de beaucoup de cloches et de sifflets, comme une option pour payer les entrepreneurs.
Patriot Payroll offre un ensemble solide de fonctionnalités telles que la gestion des congés des employés.
RUN Powered by ADP
ADP est une puissance dans le domaine de la paie, il est donc intéressant de se pencher sur son logiciel de paie conçu pour les petites entreprises jusqu’à 49 employés. Appelé RUN Powered by ADP, l’outil offre une suite complète de fonctionnalités.
Il couvre les bases de la déclaration et du paiement des charges sociales, et comprend également l’accueil des nouveaux employés, des outils RH et des ajouts tels que les services de retraite 401(k). Le logiciel est sur le côté coûteux, mais il faut s’y attendre compte tenu de la reconnaissance du nom de la marque ADP et de l’étendue des fonctionnalités du logiciel.
Le tableau de bord de RUN Powered by ADP est facile à naviguer et offre un certain nombre de fonctionnalités riches.
Dernières considérations pour calculer les salaires imposables
Notez que les employeurs ne sont pas responsables de la retenue d’impôt d’un employé contractuel. Ces contractuels sont des employés temporaires qui travaillent de manière indépendante, et comme ils ne sont pas des employés à temps plein, c’est à eux de gérer leurs propres impôts.
En outre, certains types d’impôts ont une base de salaire imposable. Cela signifie qu’il y a une limite au montant qu’un individu peut être imposé pour certains impôts. Un exemple d’impôt qui plafonne le montant prélevé sur le salaire d’un employé est l’impôt sur la sécurité sociale.
Pour plus d’aide, vous pouvez chercher en ligne un calculateur de salaire imposable fédéral, qui aide à calculer les salaires imposables. Cependant, selon le nombre d’employés dans l’entreprise, il est généralement préférable de s’adresser à un comptable pour préparer les impôts de l’entreprise et d’investir dans un logiciel de paie pour laisser la technologie faire le gros du travail pendant que vous vous occupez de conduire le succès de votre entreprise.