Lorsque vous examinez un compte dans le grand livre, voici le solde débiteur ou créditeur que vous trouverez normalement dans ce compte :
Les revenus et les gains sont habituellement crédités
Les revenus et les gains sont enregistrés dans des comptes tels que les ventes, les revenus de services, les revenus d’intérêts (ou revenus d’intérêts) et les gains sur la vente d’actifs. Ces comptes ont normalement des soldes créditeurs qui sont augmentés par une écriture au crédit. Dans un compte en T, leurs soldes seront du côté droit.
Les exceptions à cette règle sont les comptes Retours sur ventes, Provisions sur ventes et Remises sur ventes – ces comptes ont des soldes débiteurs car ils sont des réductions des ventes. Les comptes dont les soldes sont à l’opposé du solde normal sont appelés comptes de contrepartie ; par conséquent, les comptes de recettes de contrepartie auront des soldes débiteurs.
Illustrons les comptes de recettes en supposant que votre entreprise a effectué un service et a été immédiatement payée le montant total de 50 $ pour ce service. Les débits et les crédits sont présentés dans le format de journal général suivant :
Dès que l’argent est reçu, le compte d’actif Argent est débité et un autre compte devra être crédité. Puisque le service a été effectué en même temps que l’argent liquide a été reçu, le compte de produits Produits des services est crédité, augmentant ainsi le solde de son compte.
Illustrons comment les produits sont enregistrés lorsqu’une entreprise effectue un service à crédit (c’est-à-dire que l’entreprise permet au client de payer le service à une date ultérieure, par exemple 30 jours après la date de la facture). Au moment où le service est rendu, les recettes sont considérées comme acquises et sont enregistrées dans le compte de recettes Recettes de services avec un crédit. L’autre compte impliqué, cependant, ne peut pas être l’actif Liquidités puisque des liquidités n’ont pas été reçues. Le compte à débiter est le compte d’actif Comptes clients. En supposant que le montant du service rendu est de 400 $, l’écriture sous forme de journal général est :
Comptes clients est un compte d’actif et est augmenté par un débit ; Produits des services est augmenté par un crédit.
Les dépenses et les pertes sont généralement débitées
Les dépenses ont normalement des soldes débiteurs qui sont augmentés par une écriture de débit. Comme les dépenses sont généralement en augmentation, pensez « débit » lorsque des dépenses sont engagées. (Nous ne créditons les charges que pour les réduire, les ajuster ou clôturer les comptes de charges). Parmi les exemples de comptes de charges, on peut citer les charges salariales, les charges de salaires, les charges de loyer, les charges de fournitures et les charges d’intérêts. Dans un compte en T, leurs soldes se trouveront à gauche.
Pour illustrer une dépense, supposons que le 1er juin, votre entreprise a versé 800 $ au propriétaire pour le loyer du mois de juin. Les débits et les crédits sont indiqués dans l’écriture de journal suivante :
Puisque des espèces ont été versées, le compte d’actif Espèces est crédité et un autre compte doit être débité. Comme le paiement du loyer sera utilisé dans la période en cours (le mois de juin), il est considéré comme une dépense, et le compte Charges de loyer est débité. Si le paiement était effectué le 1er juin pour un mois futur (par exemple, juillet), le débit irait au compte d’actif Loyer payé d’avance.
Pour un deuxième exemple de dépense, supposons que vos employés payés à l’heure travaillent la dernière semaine de l’année mais ne seront pas payés avant la première semaine de l’année suivante. À la fin de l’année, l’entreprise passe une écriture pour enregistrer le montant que les employés ont gagné mais n’ont pas été payés. En supposant que les employés ont gagné 1 900 $ au cours de la dernière semaine de l’année, l’écriture sous forme de journal général est la suivante :
Comme indiqué précédemment, les dépenses sont presque toujours débitées, nous débitons donc les charges salariales, ce qui augmente le solde de son compte. Comme votre entreprise n’a pas encore payé ses employés, le compte Caisse n’est pas crédité, mais le crédit est enregistré dans le compte de passif Salaires à payer. Un crédit sur un compte de passif augmente son solde créditeur.
Pour vous aider à être plus à l’aise avec les débits et les crédits en comptabilité et en tenue de livres, mémorisez le conseil suivant :
Voici un conseil
Pour augmenter un compte de charges, débitez le compte.
Comptes permanents et temporaires
Les comptes d’actif, de passif et la plupart des comptes de capitaux propres sont appelés » comptes permanents » (ou » comptes réels « ). Les comptes permanents ne sont pas clôturés à la fin de l’exercice comptable ; leurs soldes sont automatiquement reportés à l’exercice comptable suivant.
Les « comptes temporaires » (ou « comptes nominaux ») comprennent tous les comptes de produits, les comptes de charges, le compte de prélèvement du propriétaire et le compte récapitulatif des revenus. En général, les soldes des comptes temporaires augmentent tout au long de l’année comptable. À la fin de l’année comptable, les soldes seront transférés au compte de capital du propriétaire ou au compte de bénéfices non répartis d’une société.
Parce que les soldes des comptes temporaires sont transférés hors de leurs comptes respectifs à la fin de l’année comptable, chaque compte temporaire aura un solde nul lorsque l’année comptable suivante commence. Cela signifie que le nouvel exercice comptable commence sans aucun montant de recettes, aucun montant de dépenses et aucun montant dans le compte de prélèvement.
En ayant de nombreux comptes de recettes et un nombre énorme de comptes de dépenses, une entreprise sera en mesure de présenter des informations détaillées sur les recettes et les dépenses tout au long de l’année.