¿Qué son los gastos de viaje?
Los gastos de viaje son los costes asociados a los desplazamientos con el fin de realizar actividades relacionadas con la empresa. Los gastos de viaje razonables generalmente pueden ser deducidos por la empresa cuando los empleados incurren en costos mientras viajan fuera de casa específicamente para fines de negocios. Esos fines empresariales pueden incluir conferencias o reuniones.
Aunque muchos gastos de viaje pueden deducirse, los que son de naturaleza irrazonable, fastuosa o extravagante, o los que tienen fines personales, están excluidos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones empresariales les obligan a estar fuera de su «domicilio fiscal» (la zona general donde se encuentra su lugar principal de trabajo) durante un tiempo sustancialmente superior al de un día ordinario de trabajo, y necesitan dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras están fuera.
Los principales puntos a tener en cuenta
- Los gastos de viaje son costes asociados a los desplazamientos con el fin de realizar actividades relacionadas con la empresa.
- Sólo son deducibles los gastos de viaje ordinarios y necesarios; no son deducibles los gastos que no sean ordinarios y necesarios, o que sean irrazonables, fastuosos o extravagantes, así como los gastos de viaje con fines personales
- La Agencia Tributaria considera que los empleados viajan fuera de casa si sus obligaciones empresariales les obligan a estar fuera de su «domicilio fiscal» durante un tiempo sustancialmente superior al de un día ordinario de trabajo.
- Ejemplos de gastos de viaje incluyen el billete de avión y el alojamiento, los servicios de transporte, el coste de las comidas y las propinas, el uso de dispositivos de comunicación.
- Los gastos de viaje en los que se incurre mientras se realiza una asignación de trabajo indefinida, que dura más de un año según el IRS, no son deducibles a efectos fiscales.
Entendiendo los gastos de viaje
Los registros bien organizados -como recibos, cheques cancelados y otros documentos que apoyan una deducción- pueden ayudar a los individuos a obtener el reembolso de su empleador y ayudar a las empresas a preparar las declaraciones de impuestos y responder a las preguntas del IRS. Los ejemplos de gastos de viaje pueden incluir:
- Los billetes de avión y el alojamiento con el propósito expreso de realizar negocios fuera de casa
- Los servicios de transporte como taxis, autobuses o trenes hasta el aeropuerto o hasta el destino del viaje y sus alrededores
- El coste de las comidas y las propinas, el servicio de tintorería para la ropa, y el coste de las llamadas de negocios durante los viajes de negocios fuera de casa
- El coste del alquiler de ordenadores y otros dispositivos de comunicación durante el viaje de negocios
Los gastos de viaje no incluyen los gastos de desplazamiento habituales.
Tipos de gastos de viaje
El uso del vehículo personal en conjunción con un viaje de negocios, incluyendo el kilometraje real, los peajes y las tasas de aparcamiento, puede incluirse como gasto de viaje. El coste del uso de vehículos de alquiler también puede contabilizarse como gasto de viaje, aunque sólo por la parte del viaje que se utilice para el negocio. Por ejemplo, si en el transcurso de un viaje de negocios, un viajero visitara a un familiar o conocido, el coste de conducir desde el hotel para visitarlos no podría ser objeto de deducción de gastos de viaje.
Los gastos de viaje en los que se incurra durante una asignación de trabajo indefinida que dure más de un año no son deducibles a efectos fiscales. El IRS permite que otros tipos de gastos ordinarios y necesarios se consideren relacionados con los viajes de negocios a efectos de deducción. Estos gastos pueden incluir el transporte de ida y vuelta a una comida de negocios, la contratación de un taquígrafo público, el pago de los gastos de alquiler de ordenadores relacionados con el viaje y el envío de equipaje y material de exposición utilizado para las presentaciones de negocios. Los gastos de viaje también pueden incluir el funcionamiento y el mantenimiento de una casa rodante como parte del viaje de negocios.