Scrivere un’email di follow-up efficace ma educata che ottenga una risposta può essere una sfida. Vuoi ottenere una risposta, ma non vuoi essere percepito come troppo insistente.
Sia che tu stia scrivendo un’email di follow-up educato perché stai seguendo dopo aver incontrato qualcuno ad un evento di rete, dopo aver inviato una fattura, o dopo aver inviato un’email senza risposta, condivideremo come suggerimenti per aiutarti ad aumentare le tue probabilità di ottenere una risposta.
Per prima cosa, parliamo dei 3 errori comuni che le persone fanno quando scrivono una email di follow up in modo da sapere cosa correggere quando si scrive la prossima email.
Poi condivideremo alcuni esempi di ciò che vuoi fare per migliorare la tua email di follow up insieme ad un mucchio di esempi per aiutarti a personalizzare il tuo messaggio!
Errori commessi nelle email di follow up educate e cosa fare invece
Ci sono tre errori comuni che si commettono spesso quando si scrivono email di follow up educate. Parliamo di ognuno di questi errori in modo da poterli evitare quando si scrive un’email di follow-up educato e cosa fare invece.
Errore #1: Usare “follow-up” nell’oggetto dell’email
Quando si scrive un’email di follow-up educato, la maggior parte delle persone tende ad usare naturalmente “follow-up” nell’oggetto. Mentre questa email è un follow-up, questa linea dell’oggetto non aggiunge alcun valore e sarà probabilmente ignorata. Può anche far sì che il lettore si senta come se tu stessi dando la colpa al fatto che non hai risposto, il che non fa sentire il lettore molto bene o interessato a leggere la tua email.
Invece, scrivete un oggetto che sia rilevante per l’argomento o lo scopo dell’email. Per fare questo, chiediti di cosa tratta l’email o cosa vuoi che facciano. Continua a leggere per esempi di oggetto di email di follow-up educato.
Errore #2: Iniziare con “just following up” e non aggiungere valore
Un altro errore comune fatto quando si scrive una email di follow-up cortese è iniziare con “just following up” e inviare una email che non aggiunge alcun valore. Le persone sono occupate e non hanno il tempo di leggere un’email di cui devono decifrare il significato o quale azione è richiesta.
Invece, quando scrivi la tua email di follow-up educata, concentrati sull’aggiunta di valore. Per esempio, dai loro delle opzioni, condividi come puoi aiutarli a risolvere il loro problema o cosa puoi fare per loro, o aggiungi più dettagli o contesto.
Errore #3: Non includere una chiamata all’azione
L’ultimo e più comune errore quando si scrive una email di follow-up cortese è dimenticare di includere una chiamata all’azione.
Invece, quando scrivi un’email di follow-up educato, sii chiaro su cosa vuoi che la persona faccia dopo aver letto la tua email. Vuoi che rispondano? Che ti richiami? Che compili un modulo? Sii chiaro e specifico in modo che sappiano cosa vuoi che facciano. Puoi fare questo e allo stesso tempo essere educato. Continua a leggere per vedere gli esempi di email di follow-up educato e imparare come incorporare questo nelle tue email di follow-up.
Errore #4:Non seguire rapidamente
Invece di aspettare più di 10 giorni per seguire, considera di inviare un promemoria prima, come 3 giorni. Questo assicura che il destinatario abbia ancora l’argomento e la richiesta freschi nella sua mente. Se aspetti troppo a lungo, c’è la possibilità che abbiano già dimenticato la tua chiamata all’azione e i passi che gli hai chiesto di fare. Per esempio, se tu fossi un agente immobiliare, sai che il tempo è fondamentale! Quindi è meglio aspettare solo un paio di giorni e inviare un cortese e gentile promemoria per rispondere con una tempistica o un’assicurazione che il compito è stato completato.
8 Esempi di email educate di follow-up
Di seguito ci sono otto esempi di email educate di follow-up per vari scenari insieme a consigli e suggerimenti che puoi usare quando scrivi la tua email.
Scenario 1: Seguire dopo un incontro ad un evento di networking
Soggetto dell’email:
Lavoriamo su
Ciao ,
È stato bello incontrarti a ! E’ stato davvero interessante sentire parlare di . Mi piacerebbe aiutarti in modo che tu possa .
Sei disponibile la prossima settimana per chiacchierare?
Rispondimi per e-mail e fammi sapere quando ti va bene.
Non vedo l’ora di sentirti,
Suggerimento: includi un’introduzione che faccia scattare la loro memoria. Includi come puoi aggiungere valore offrendo qualcosa che loro vogliono/bisognano o risolvendo un problema che hanno. Poi finisci con una chiamata all’azione per fargli sapere cosa vuoi che facciano.
Scenario 2: Seguire dopo essere stati presentati (es. referral)
L’oggetto dell’email:
Parliamo di
Ciao,
menzionato che stai cercando. Mi piacerebbe chiacchierare e come posso aiutarti.
Qui ci sono alcuni.
Sei libero la prossima settimana per chiacchierare? Fammi sapere quale giorno è più adatto a te.
Grazie,
Suggerimento: Quando segui questo scenario, assicurati di fargli sapere chi ti ha indirizzato a loro e cosa puoi fare per loro. Concentratevi sul valore che potete aggiungere e aggiungete credibilità come i vostri account sui social media o il portfolio del vostro sito web. Assicurati di finire includendo una chiamata all’azione per i prossimi passi.
Scenario 3: Seguire dopo un incontro o una chiamata per passare ai prossimi passi nel fare affari insieme
Soggetto dell’email:
Passi successivi per
Ciao ,
È stato bello incontrarti l’altro giorno e chiacchierare di . Mi piacerebbe iniziare a lavorare in modo che tu possa.
Ho allegato un modulo da compilare con le tue informazioni di base in modo da poter iniziare. Il prossimo passo è quello di
Si prega di compilare questo modulo e inviarlo il prima possibile in modo da poter passare al passo successivo.
Non vedo l’ora di lavorare con te,
Suggerimento: Includi qualcosa di personale e dai loro un contesto su chi sei. Le persone sono spesso così occupate che il solo vedere il tuo nome nella loro casella di posta potrebbe non essere sufficiente per ricordare loro chi sei. Concentrati sull’aggiungere valore ribadendo un problema che puoi risolvere per loro o un beneficio/obiettivo che puoi aiutarli a raggiungere. Finisci con una chiamata all’azione dicendo loro cosa hai bisogno che facciano e perché è importante.
Scenario 4: Seguire dopo aver inviato qualcosa che richiede un’azione e aspettare una risposta
Soggetto dell’email:
Form per
Ciao ,
Spero che tu stia avendo una grande settimana!
Hai avuto la possibilità di guardare il modulo che ti ho mandato la settimana scorsa?
Hai qualche domanda?
Fammi sapere se hai bisogno che ti mandi un’altra copia o se hai bisogno di più tempo o hai domande.
Grazie,
Tip: Tieni l’email di follow-up breve. Chiedi se hanno guardato la cosa che gli hai mandato e se hanno qualche domanda per confermare che l’hanno ricevuta e hanno capito cosa è necessario. Finisci includendo una chiamata all’azione su ciò che vuoi che facciano.
Scenario 5: Seguire dopo aver inviato una fattura e non aver ricevuto il pagamento
L’oggetto dell’email:
Fattura scaduta per
Ciao,
Spero che tu stia bene.
Hai avuto modo di guardare la fattura che ti ho mandato? So che questa stagione è molto impegnativa per voi.
Fammi sapere se hai bisogno che te la rimandi o se hai qualche domanda su qualche voce.
Grazie,
Tip: Sii breve ma diretto. Fai una domanda invece di sottolineare l’ovvio che non hai ricevuto il pagamento, per esempio chiedendo di confermare che l’hanno ricevuto e se hanno domande su di esso. Finisci con una chiamata all’azione dicendo loro cosa vuoi che facciano.
Scenario 6: Seguire dopo l’invio di un preventivo
L’oggetto dell’email:
Quoto per
Ciao ,
Spero che tu stia facendo bene.
Hai avuto la possibilità di dare un’occhiata al preventivo che ti ho mandato per ?
Fammi sapere se hai qualche domanda sul preventivo.
Grazie,
Tip: Sii breve e fai una domanda invece di dire che stai solo seguendo la fattura. Ricorda loro il valore che puoi aggiungere o il problema che puoi risolvere per enfatizzare cosa c’è per loro. Finisci con una chiamata all’azione essendo chiaro su cosa dovrebbero fare dopo.
Scenario 7: Seguire qualcuno dopo avergli chiesto di fare qualcosa e nessuna risposta
Ciao ,
Spero che tu stia facendo bene.
Hai avuto modo di? Una volta che ho ottenuto poi posso .
Fammi sapere se c’è qualcosa su cui hai domande o hai bisogno di altri dettagli.
Grazie,
Tip: Sii breve. Sii educato chiedendo se hanno dato un’occhiata piuttosto che accusare o sottolineare che non l’hai ancora ricevuto. Aggiungete valore dando loro un contesto per l’urgenza, se necessario, o l’urgenza dei prossimi passi. Finisci con una chiamata all’azione in modo che sappiano cosa vuoi che facciano e perché è importante.
Scenario 8: Seguire dopo nessuna risposta dall’ultima email
Ciao ,
Spero che tu stia bene. Non ho più avuto tue notizie.
Sei stato troppo occupato per tornare?
Hai trovato un altro?
Si tratta di un momento sbagliato?
Fammi sapere se preferisci che torni in un altro momento o se hai trovato un altro e non hai più bisogno dei miei servizi.
Grazie,
Suggerimento: Quando hai seguito e non hai avuto una risposta precedente, sii breve e chiedi loro perché, rendendo facile per loro rispondere dando loro delle opzioni. Finisci con una chiamata all’azione che gli faccia sapere cosa vuoi che facciano.
Sommario
Spero che questi esempi di email di follow-up educate ti siano utili per scrivere le tue email di follow-up. Le cose principali da tenere a mente quando si scrive un’email di follow-up educata è di essere breve, concentrarsi sull’aggiunta di valore, e includere una chiamata all’azione. Se segui questi consigli puoi evitare di sprecare tempo inviando follow-up che non ottengono risposte e iniziare ad ottenere risposte!
Consigli veloci
- Per altri consigli sulla scrittura di email di follow-up, controlla il nostro altro post Come scrivere una calda email di follow-up.
- Se hai difficoltà a stare in cima ai tuoi follow-up, una buona idea è quella di utilizzare un CRM per le piccole imprese. Se stai usando un Mac, controlla Daylite.
- Raccomandiamo anche di guardare uno strumento come MailChimp per aiutarvi a monitorare i tassi di apertura e di click delle vostre email per vedere come state andando!
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