Per ottenere un mandato di comparizione duces tecum, normalmente si segue una procedura secondo le seguenti linee: Allegare al modulo di citazione compilato un affidavit che dichiari “sotto pena di spergiuro” perché avete bisogno del materiale scritto. Preparare tre copie di tutti i documenti e, dopo aver ottenuto che l’impiegato emetta la citazione, servirla al testimone usando il servizio personale. Come per una regolare citazione, il testimone ha il diritto di chiedere una tassa. La prova del servizio è sul retro del modulo di citazione; deve essere compilato e restituito all’impiegato.
Le regole per le citazioni variano da stato a stato. Le regole tecniche sul deposito e la notifica dei documenti, così come il pagamento delle tasse per i testimoni, variano considerevolmente da uno stato all’altro. Assicuratevi di sapere cosa sarà richiesto. Inoltre, prima di citare in giudizio i documenti, assicuratevi di chiedere se l’altra parte vi darà semplicemente delle fotocopie in anticipo.
Un mandato di comparizione duces tecum deve essere diretto alla persona che è responsabile dei documenti, libri o registri che volete produrre in tribunale. Potrebbero essere necessarie alcune telefonate per scoprire chi è. Assicuratevi di ottenere queste informazioni in modo accurato. Se sul mandato di comparizione duces tecum elencate qualcuno che non ha nulla a che fare con i documenti, non li otterrete. Quando si ha a che fare con una grande società, un servizio pubblico o un governo municipale, è saggio elencare la persona che è responsabile in generale del dipartimento in cui sono conservati i documenti. Così, se volete i documenti che hanno a che fare con le multe di una biblioteca pubblica, o che hanno a che fare con le tasse per le licenze commerciali dal dipartimento delle tasse e delle licenze della città, non dovreste elencare il direttore della città o il sindaco, ma dovreste elencare il capo bibliotecario o il direttore dell’ufficio tasse e licenze.
ESEMPIO: Siete stati citati in giudizio dalla città per conto della biblioteca pubblica per 800 dollari per otto libri rari che dicono che non avete restituito. Tu sai di aver restituito i libri ma non riesci a farlo capire alla biblioteca, che insiste a trattarti come un ladro. Apprendi che ogni aprile la biblioteca fa un inventario annuale di tutti i libri sui suoi scaffali. Credete che se riuscite a ottenere l’accesso a quell’inventario, potreste essere in grado di capire dove la biblioteca ha smarrito i libri, o almeno dimostrare che una percentuale significativa degli altri libri della biblioteca non è registrata, sollevando l’implicazione che loro, non voi, hanno perso i libri.
Il vostro primo passo è chiedere alla biblioteca di aprirvi volontariamente l’inventario. Se si rifiutano, potreste volerlo citare in giudizio. Ecco come:
- 1. Compilate il modulo di citazione.
- 2. Preparate una dichiarazione sotto pena di spergiuro. Descrivete brevemente i documenti di cui avete bisogno e perché sono necessari per provare le questioni coinvolte nel caso. Se volete che il custode dei documenti si presenti di persona, date una ragione. Non discutere il merito del tuo caso.
- 3. Fai emettere un mandato di comparizione dal cancelliere delle controversie minori. Poi consegnate il mandato di comparizione al capo bibliotecario, e non dimenticate di compilare correttamente la prova di servizio e restituirla al cancelliere.
Chiedete di esaminare i documenti prima della vostra udienza in tribunale. I documenti che avete citato in giudizio saranno spediti o presentati alla corte, non a voi. Probabilmente vorrete avere l’opportunità di esaminarli e dovreste richiederlo al giudice, che potrebbe permettervi di guardarli proprio lì in aula mentre gli altri casi vanno avanti. Oppure, se necessario, il giudice può rinviare il caso per qualche giorno e organizzare l’esame dei documenti presso il luogo di lavoro dove i documenti sono normalmente conservati.