Come creare un aiuto per il lavoro (modello gratuito)

Stai cercando di aiutare i dipendenti a completare i compiti in modo migliore e più efficiente? I Job Aids sono ottimi strumenti di lavoro che forniscono ai dipendenti le informazioni giuste al momento giusto. Quando sono ben scritti, fanno risparmiare tempo, aumentano la precisione e migliorano le prestazioni lavorative.

Continua a leggere per imparare a creare e migliorare dei job aids efficaci, anche se non ne hai mai fatti prima.

Crea facilmente job aids (template gratuito)

I template di Snagit sono il modo più veloce per creare job aids dall’aspetto professionale. Risparmia tempo, aumenta la precisione e migliora le prestazioni lavorative in pochi minuti.

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Cosa sono esattamente i job aids?

I job aids sono istruzioni semplici e chiare su come fare qualcosa al lavoro. Possono includere foglietti illustrativi, promemoria, one-pager, strumenti di supporto alle prestazioni, liste di direzione e molto altro. Essenzialmente, tutto ciò che è progettato per ridurre gli errori evitabili sul lavoro può essere considerato un job aid.

I job aids hanno molti nomi e sono usati in tutti i tipi di industrie per migliorare le prestazioni. Sono abbastanza utili che se le aziende non li forniscono automaticamente, i dipendenti tendono a creare i job aids per conto proprio.

Hai mai visto delle schede di istruzioni 3 x 5 scritte a mano attaccate al muro accanto a una stampante? E le note adesive che punteggiano il perimetro dello schermo di un computer? Questi sono entrambi tipi di aiuti informali che gli impiegati hanno fatto da soli.

A prescindere dal fatto che siano pagati a ore o a progetto, o che siano stipendiati, le persone vogliono sapere il modo migliore per fare le cose in modo rapido ed efficiente. Nessuno vuole perdere tempo a cercare istruzioni.

Persona con in mano una pagina di istruzioni mentre cerca di assemblare qualcosa.

Di solito, gli aiuti al lavoro sono documenti stampati di una pagina o meno. Li troverete vicino a tutti i tipi di aree di lavoro, dalle catene di montaggio alle istituzioni finanziarie. Possono essere appesi a un muro o a un cubicolo. Possono essere una scheda laminata vicino alla reception, o un poster vicino al magazzino. Occasionalmente, i job aids sono digitali: un’immagine o un file PDF su un computer, un’applicazione per smartphone o un breve video.

“Ma abbiamo già dei file di aiuto online. Perché ho bisogno di un job aid separato?”, si potrebbe chiedere. I dipendenti non vogliono scorrere più pagine di testo per trovare ciò di cui hanno bisogno. Questo è particolarmente vero quando le istruzioni sono apparentemente ‘sepolte’ all’interno del programma che stanno già usando.

Spesso, può essere meglio avere istruzioni chiare separate dal programma stesso. Mentre le attività sul posto di lavoro diventano sempre più digitali, anche i job aids stampati rimangono modi forti ed efficaci per condividere informazioni accurate.

I principali modi in cui i job aids migliorano le prestazioni

Ci sono tre modi principali in cui i job aids aiutano i dipendenti a fare le cose più velocemente (e meglio). Quando hanno bisogno di:

Ricordare come fare qualcosa
Solvere un problema
Imparare cosa fare quando qualcosa cambia

La formazione arriva solo fino a un certo punto, e rimane nella memoria di una persona solo per un breve periodo. Quando la sessione di coaching faccia a faccia di qualche settimana fa sta già diventando stantia e si sente dire: “Come faccio a rifare quel compito?”, ecco che i job aids brillano. Sono disponibili su richiesta con esattamente le informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.
Sia i datori di lavoro che i dipendenti hanno giornate migliori quando le risposte sono disponibili subito. Invece di dover rincorrere qualcuno per avere aiuto, i dipendenti hanno un job aid che mostra loro i passi necessari per completare un processo. Non c’è bisogno di sfogliare strati di documentazione per trovare le istruzioni esatte – un job aid è proprio accanto alla loro postazione di lavoro, così i dipendenti possono completare il compito correttamente la prima volta.

Esempio di job aid - piantina dell'ufficio, codificata a colori, con estensioni dei numeri di telefono — I job aid, come questo riferimento alla piantina dell’ufficio, possono essere laminati e appesi al muro, stampati e tenuti vicino a una scrivania, o un JPG sulla rete aziendale.

Non solo i job aids sono ottimi per aiutare i dipendenti a ricordare ciò che hanno imparato da una formazione (come i processi che devono fare solo occasionalmente, e non hanno bisogno di memorizzare), ma sono anche utili quando qualcosa cambia – per la risoluzione dei problemi, ad esempio, o per camminare attraverso i passi di un flusso di lavoro leggermente diverso delle nuove versioni del software.

Queste efficienze si sommano. Secondo Peregrine Performance Group, le aziende con cui lavorano hanno sostituito un corso di formazione di una settimana con un giorno di formazione più un aiuto al lavoro. Non solo è necessaria meno formazione, ma la competenza è aumentata del 50%. Quando ci si prende il tempo di scrivere un job aid efficace, ci si può aspettare questo tipo di benefici:

Risparmiare tempo portando a termine i compiti di lavoro più rapidamente
Evitare di commettere errori, grazie alle indicazioni chiare
Meno stress per i dipendenti
Riduzione delle richieste di aiuto inutili
Migliore controllo dei processi/standard condividendo le stesse conoscenze con tutti contemporaneamente
Meno formazione e ri-formazione
Migliore esperienza dei dipendenti e dei clienti

Inoltre, sono veloci – i job aides possono essere distribuiti il 75% più velocemente della formazione tradizionale, e ad un costo molto più basso, per un ROI molto migliore.

Quando non usare un job aid:
Quando non c’è tempo per guardarlo. In alcuni casi, i dipendenti devono conoscere processi e procedure a memoria. Non c’è tempo per guardare una scheda, non importa quanto convenientemente posizionata. A volte, il compito richiede che un dipendente mantenga la piena attenzione e lo sguardo sul compito a portata di mano (come in un ambiente sanitario su un paziente, o nella produzione su un pezzo di macchina). In questi casi, i dipendenti devono memorizzare i passaggi ed essere in grado di reagire immediatamente, senza l’aiuto di istruzioni esterne.
Quando potrebbe ridurre la credibilità. In particolare nei ruoli a contatto con il cliente, avere dipendenti che fanno riferimento a un job aid potrebbe non essere l’immagine che si vuole dare. In alcune situazioni, i clienti si aspettano che i dipendenti conoscano già certe informazioni. Anche se le istruzioni extra sarebbero utili, potrebbe essere meglio evitarle.
Quando ogni compito è diverso. Se non c’è coerenza nei compiti di lavoro, i job aids non aiutano.
Come sostituto di tutta la formazione. Gli aiuti al lavoro non stanno completamente da soli. I dipendenti fanno ancora meglio con un livello base di formazione, con i job aid come complemento.

Come creare un job aid (guida passo dopo passo)

Con i passi giusti, puoi creare facilmente e in modo economico un job aid che fa salire alle stelle le prestazioni del tuo team.

Raccogliete informazioni sul compito

Parlate con i dipendenti che già svolgono questo processo. Come fanno a completarlo? Quali passi fanno e in che ordine? Assicurati di parlare con una serie di dipendenti – quelli esperti che hanno fatto questo lavoro più e più volte, così come i nuovi arrivati. Come differiscono le loro prospettive? Prova a fare tu stesso il lavoro, e prendi nota di quali informazioni ti servono.

Suggerimento: assicurati di intervistare anche il dipendente meno motivato dello staff. Anche se può sembrare controintuitivo, questa persona è a volte la tua migliore risorsa quando crei un aiuto per il lavoro, poiché lui o lei ha probabilmente già capito il modo più veloce per fare il compito, o una scorciatoia efficace.

Scegli una struttura

Gli aiuti al lavoro rientrano naturalmente in una delle tre categorie:

Lista di controllo

Questa funziona quando ci sono molte cose da fare, ma senza un ordine particolare. Per esempio, mantenere la coerenza per le ispezioni delle attrezzature e i documenti per i nuovi assunti.

Step-by-step

Utilizzare questo quando le cose devono essere fatte in un certo ordine. Un diagramma di flusso (come questo diagnostico per gli operatori sanitari) o un albero decisionale “if-then” può avere senso per disporre il processo in modo logico. Se hai bisogno che i dipendenti registrino le informazioni mentre procedono (per esempio, se stanno annotando le temperature in una sala server, o contando i prodotti in un magazzino), puoi rendere il job aid compilabile o usare un’app interattiva.

Esempio di job aid che mostra ai dipendenti il modo corretto di lavarsi le mani prima di tornare al lavoro. — Questo familiare aiuto al lavoro dell’Organizzazione Mondiale della Sanità mostra ai dipendenti come lavarsi correttamente le mani prima e dopo aver manipolato il cibo.

Riferimento

Questo è meglio quando non ci sono passi concreti, e non tutte le informazioni sono necessarie subito. I dipendenti possono dare un’occhiata a questo quando hanno bisogno di trovare un numero SKU popolare, condividere un numero di telefono con un altro dipartimento, o individuare un deposito su una mappa regionale.

A volte un job aid avrà molte sezioni, ognuna con una struttura diversa. Non fatevi impantanare dalle varie scelte. Il formato migliore diventerà ovvio una volta che avrete iniziato a scrivere. Alla fine, non importa a nessuno quale scegliete, basta che il job aid aiuti a svolgere il compito più velocemente e meglio.

Scegliete un formato

Vivrà come un foglio laminato 8.5×11 stampato appeso al muro, o come un JPG digitale in rete? Sarà un’app interattiva? Scegli il formato in anticipo per assicurarti che le informazioni siano adatte. La maggior parte dei job aides sono di una pagina o meno, o sono visibili su uno schermo senza scorrimento.

Secondo una ricerca di TechSmith e Cebr, due terzi (67%) delle persone capiscono meglio le informazioni quando sono comunicate con immagini. Invece di un muro di testo, sostituisci le parole scritte con immagini il più possibile – usa immagini, grafici e qualsiasi altro elemento visivo che si adatti al tuo formato.

Come scrivere un job aid

Quando si tratta di mettere insieme un job aid, meno contenuto è sicuramente di più. Ci piace usare Snagit per i job aid perché rende lo scatto di schermate e l’aggiunta di annotazioni facile e veloce. Ecco come creare un job aid usando Snagit:

1. Scatta le tue schermate

Apri Snagit e clicca sul grande pulsante rosso Cattura. Da lì, sarai in grado di selezionare l’area del tuo schermo che vuoi catturare. L’editor di Snagit si aprirà automaticamente e caricherà la tua immagine. Ecco dove inizia il divertimento:

2. Annotate

Se il job aid descrive un compito fisico, scattate delle foto e contrassegnatele con frecce, ecc, per indicare cosa deve essere fatto. Per i compiti digitali, fai degli screenshot. Snagit non solo ti permette di prendere e modificare gli screenshot, ma puoi anche aggiungere forme, evidenziare e mostrare i passi di un processo all’interno dello stesso programma.

Lo Strumento Passo automatizza la numerazione – clicca intorno allo screenshot per aggiungere passi sequenziali.

Un esempio di job aid su come effettuare il login ed estrarre i report dei clienti. — Con chiari numeri di passo, questo job aid guida attraverso le schermate su come estrarre i report dei clienti in un sistema di registrazione dei conti.

Consiglio: Usa i verbi di azione per descrivere le procedure. Sono più facili da seguire, infondono più fiducia all’utente e incoraggiano lo slancio. Per esempio, diresti “Aprire il chiavistello. Rimuovere la fodera interna”, invece di “Una volta aperto il chiavistello, la fodera deve essere rimossa”.

Se le indicazioni si estendono su più schermate o foto, combinale in un unico documento e aggiungi qualsiasi testo intorno o sopra le immagini.

Snagit permette di combinare più immagini in un unico documento e di trascinarle per spostarle.

Per un formato digitale, registra un breve video (a noi piace Camtasia) con un indice cliccabile.

Avere un aspetto coerente

Scegli una combinazione di colori e uno stile, e attieniti ad essi per tutto il tuo aiuto. Usa font, dimensioni, colori e branding aziendale coerenti quando possibile. I migliori editor di immagini hanno modelli e risorse che ti permettono di mantenere un look uniforme.

Fai in modo che sia multilingue

Un aiuto al lavoro non funziona se le persone non possono leggerlo. Assicurati che il tuo job aid sia localizzato in tutte le lingue necessarie per i tuoi dipendenti.

I job aid possono dare importanti promemoria al personale in tutte le lingue, come si vede nella scheda di promemoria per l’ispezione delle attrezzature della birreria. Gli aiuti al lavoro che usano immagini senza alcun testo possono essere ancora più facili da usare.

Test e revisione

Ora che hai creato il tuo job aid, vedi come funziona nella vita reale. Trova un collega disponibile, prendi qualcosa su cui prendere appunti e guardalo mentre prova a svolgere il compito usando il job aid.

Non guidarli, semplicemente siediti e osserva cosa fanno naturalmente, e se il job aid aiuta o no. Prendete appunti, fate domande di follow-up, poi trovate un altro collega e ripetete. Riscrivi il job aid con quello che hai imparato.

Condividi e registra il feedback

Dopo che il tuo job aid è stato perfezionato, mettilo dove ha bisogno di essere – su una parete, vicino alle scrivanie delle persone, o ovunque abbia senso per il formato scelto. Assicuratevi che i dipendenti sappiano che il job aid è lì per loro. Ricordateglielo, se necessario, e incoraggiateli ad usarlo. Se avete fatto un ottimo lavoro nel crearlo, i dipendenti saranno più che grati di avere qualcosa che li aiuti a fare il loro lavoro più velocemente e meglio.

Tenete gli occhi aperti per i risultati a lungo termine, sia qualitativi che quantitativi. Assicuratevi di porvi queste domande:

Sentite meno domande ripetitive dai dipendenti?
I compiti vengono completati più accuratamente?
E i punteggi di soddisfazione dei clienti?

Utilizza queste informazioni in corso per valutare il successo e ispirare gli aggiornamenti per la prossima volta.

Bonus: i template di Snagit

Non siete ancora sicuri di come iniziare con i job aids? Lascia che i modelli di Snagit facciano il lavoro per te!

Prima di tutto, clicca sul pulsante Crea e scegli Immagine da modello o seleziona le immagini dalla barra delle catture recenti, poi clicca con il tasto destro e scegli Combina in modello. Puoi selezionare i modelli che meglio si adattano alle esigenze del tuo aiuto al lavoro.

Poi, trascina semplicemente le tue immagini e regolale all’interno del modello. È così facile! Per un tutorial completo su come creare un job aid con Snagit, guardate questo fantastico video qui sotto:

Crea facilmente job aid (modello gratuito)

I modelli di Snagit sono il modo più veloce per creare job aid dall’aspetto professionale. Risparmia tempo, aumenta la precisione e migliora le prestazioni lavorative in pochi minuti.