Come impostare, raggiungere e tracciare gli OKR in Trello

Così, il tuo team vuole andare lontano?

Si è scoperto che anche il team di Buffer lo fa. Attraverso gli OKR, sono stati in grado di fare proprio questo.

Lo sappiamo, lo sappiamo, OK-cosa? Bene, OKR sta per Obiettivi e Risultati Chiave. Gli obiettivi sono i risultati desiderati che vuoi, e i risultati chiave sono i modi misurabili per sapere che sei sulla buona strada per raggiungerli.

Per definirli in un altro modo…

Un obiettivo aiuta a rispondere alla domanda, “Dove voglio andare?”
Un risultato chiave aiuta a rispondere, “Come so che ci sto arrivando?”

Grandi piani richiedono grandi azioni, giusto? Quindi, come il team di Buffer ha utilizzato gli OKR aziendali?

Ascolta il vicepresidente del marketing di Buffer, Kevan Lee, che spiega come la strategia aziendale unita agli OKR può portarti ad alcuni dei tuoi migliori risultati nel prossimo trimestre.

OKR: Obiettivi e Risultati Chiave – Cosa sono?

Obiettivi e risultati chiave portano ad una migliore gestione delle prestazioni, tracciando i vostri progressi attraverso la definizione degli obiettivi. Puoi usarli con gruppi e team, e sono impostati su un determinato periodo di tempo in modo da poter monitorare i tuoi progressi.

Sembra facile, vero?

A Buffer abbiamo grandi progetti per costruire uno strumento di social media che sia onnipresente per i social marketer come Google Analytics lo è per i proprietari di siti web. È un obiettivo grande, spaventoso e audace! Come possiamo iniziare a fissare degli obiettivi e lavorare per qualcosa del genere?

È difficile allineare i nostri obiettivi e rimanere in pista con la gestione del progetto. Come diamo le priorità quando ogni obiettivo è così eccitante e, beh, così grande?

Ti suona familiare? Immaginate di avere un modo per raggiungere gli obiettivi che vi siete prefissati (non importa quanto grandi), e rimanere in pista durante l’intero viaggio. Questo è quello che volevamo fare.

La nostra soluzione è concentrarsi sugli OKR, un metodo rigoroso di definizione degli obiettivi e di monitoraggio dei progressi utilizzando obiettivi e risultati chiave che abbiamo scoperto avere un grande impatto sulla nostra attenzione, l’entusiasmo e i risultati.

Ecco come sono gli obiettivi e i risultati chiave nella pratica:

Quali tipi di aziende usano gli OKR?

Gli OKR aziendali sono arrivati originariamente a Google nel 1999 quando il VC John Doerr li ha presentati a Larry Page e Sergey Brin. Sono stati usati in Google da allora e sembra che Google abbia fatto abbastanza bene con la crescita dagli anni 90. Parlando di prova sociale!

Per uno sguardo a come l’azienda implementa i suoi processi OKR, Rick Klau di Google Ventures Startup Lab descrive come sono fatti gli obiettivi (usando riferimenti ai San Francisco 49er) e come Google pensa di fissarli e tracciarli:

E Google non è l’unica grande azienda che ha usato gli OKR. Molte aziende hanno usato gli OKR con successo in un momento o nell’altro (o lo fanno ancora oggi), tra cui Twitter, Intel, Sears, LinkedIn, Oracle e Jira.

Perché il tuo team dovrebbe impostare gli OKR?

A Buffer abbiamo sperimentato molti stili di lavoro diversi, per trovare il modo in cui tutti lavoriamo meglio e più felici. Questi sono quelli che abbiamo fatto:

Teal (basato sul libro Reinventing Organizations)
Nessun manager, struttura molto piatta, quasi Holacracy
Nessun obiettivo
Tanti obiettivi
OKRs

Al tempo stesso, siamo cresciuti abbastanza velocemente. Il team era di 17 persone quando sono entrato tre anni fa. Ora siamo in 82.

Come siamo cresciuti e abbiamo sognato su base trimestrale, abbiamo sentito che un sistema potrebbe essere utile per aiutarci a rimanere tutti sulla stessa pagina con i grandi obiettivi che volevamo per l’azienda. Abbiamo usato gli OKR per tracciare il nostro percorso verso questi obiettivi, impostandoli trimestralmente a partire dal 2016 fino al 2021. Ecco ciò che abbiamo trovato più prezioso:

Obiettivi e risultati chiave aumentano la chiarezza degli obiettivi

Uno dei maggiori benefici è che gli OKR forniscono struttura e chiarezza per un’organizzazione che lavora verso obiettivi comuni. Mi piace come lo descrivono quelli di Weekdone:

Lo scopo principale degli OKR è quello di collegare gli obiettivi aziendali, di squadra e personali a risultati misurabili, facendo muovere le persone insieme nella giusta direzione.

E quando si ottiene un team di decine o centinaia di persone che si muovono tutte insieme, si ottengono dei risultati davvero incredibili!

Ho sentito questa chiarezza subito con i nostri primi obiettivi trimestrali (da gennaio a marzo) a Buffer. Stavo lavorando con i membri del team per creare casi di studio sui clienti, che è un compito grande e divertente di per sé, e sono diventati ancora più importanti con la prospettiva acquisita dagli OKR. Potrei tracciare una linea dal mio OKR di studi di casi fino al nostro OKR a livello aziendale per le entrate:

Gli studi di casi portano a …
traffico mid-funnel, bottom-funnel, che porta a …
tassi di conversione più alti, che portano a … (un OKR a livello di marketing)
più inizi di prova, che significa ….
un aumento delle entrate mensili ricorrenti, o MRR (un OKR a livello aziendale)

OKRs aumentano la concentrazione del team

Tra le migliori pratiche per gli obiettivi aziendali c’è quella di rivederli regolarmente – non trimestralmente, ma idealmente ogni settimana. Mi sono persino ritrovato a rivederli quotidianamente per le mie revisioni delle prestazioni personali.

Ogni volta che mi trovavo di fronte a un nuovo compito o mi sentivo alla deriva con il mio lavoro, mi fermavo e mi chiedevo:

“Questo mi avvicina al raggiungimento dei miei obiettivi?”

Poi, di sicuro, tiravo fuori la mia lavagna OKR Trello (più avanti sul software OKR) e controllavo dove i miei compiti attuali si allineavano ai miei obiettivi dichiarati. Se le cose erano in linea, potevo tornare al lavoro e sentirmi sicuro che mi stavo muovendo nella giusta direzione. Se ci fosse stato un conflitto, avrei avuto una scusa incorporata per passare ad altri compiti.

Gli OKR aumentano la collaborazione del team

Questa è probabilmente una buona lezione da imparare presto (grazie, OKR!) – ho bisogno di tutte le mani sul ponte.

Molti dei miei OKR personali dipendevano dal coinvolgimento dei miei compagni di squadra o dal coinvolgimento dei dipendenti. Non potevo mettere in funzione una nuova landing page perché non ho competenze di sviluppo front-end. Non potevo creare da tre a cinque nuove infografiche perché non so disegnarne una. Ho rivalutato tutto.

Abbiamo notato che questi accordi erano comuni a Buffer, quindi ci siamo assicurati di includere un periodo di negoziazione prima di finalizzare qualsiasi OKR.

Ti mettevi semplicemente in contatto con le persone con cui avevi bisogno di lavorare su questi progetti e trovavi un terreno comune con loro in modo che il lavoro finisse nella lista degli OKR di ogni persona.

Come gli OKR aiutano il marketing e i funnel di vendita

Abbiamo molti livelli diversi di OKR in Buffer. Ci sono interi obiettivi aziendali e risultati chiave che sono fissati da Joel e Leo, i nostri co-fondatori. Poi, ci sono buoni OKR per ogni area di Buffer-Marketing, Prodotto, Felicità, Ingegneria, Dati, Sistemi, Comunità, Sviluppo del cliente, Persone, Ops, ecc.

Oltre a questi, ogni individuo in ogni squadra ha i suoi OKR individuali, che aiuta davvero ad allungare gli obiettivi! Il nostro sistema di OKR assomiglia un po’ a questo diagramma di BetterWorks:

Un paio di settimane prima dell’inizio di un nuovo trimestre, ci prendiamo tutti del tempo per riflettere su ciò che vogliamo raggiungere nei prossimi mesi. Joel e Leo ci aiuteranno a fissare gli OKR a livello aziendale, poi lavoreremo insieme come team di marketing per negoziare quali OKR potrebbero essere nella nostra area.

Ecco una rapida lista di alcuni dei nostri consigli principali per fissare gli OKR a Buffer:

Gli obiettivi devono essere ambiziosi e dovrebbero essere leggermente scomodi.
I risultati chiave sono misurabili; devono avere un numero.
In teoria, raggiungerai solo il 70% dei tuoi OKR.
Raggiungere il 100% significa che i tuoi OKR non sono abbastanza ambiziosi.
I voti bassi non devono essere puniti.
Stai attento a non fissarne troppi. Generalmente, un massimo di cinque obiettivi con un massimo di cinque risultati chiave ciascuno è sufficiente.

La nostra più grande lezione con gli OKR: Possono (e dovrebbero) cambiare durante il trimestre. Specialmente in una startup SaaS, le cose accadono velocemente, impariamo velocemente, e gli obiettivi che abbiamo fissato potrebbero non essere quelli giusti tra qualche settimana dopo i nostri processi quotidiani.

I nostri OKR di marketing per il secondo trimestre (da aprile a giugno) includevano cinque diversi obiettivi che eravamo entusiasti di intraprendere, ognuno con tre o cinque risultati chiave collegati. Ecco un OKR per quello che speravamo di fare su Medium nell’ultimo trimestre:

(Potete vedere la lista completa degli OKR qui.)

Impostarli è davvero divertente. E’ un’occasione per sognare in grande, riflettere su dove sei e dove vuoi andare, e fare un brainstorming su come arrivarci.

Anche abbastanza divertente? Seguire le tracce! Ho trovato molta gioia nel sistema che usiamo per i nostri OKR di marketing: Trello.

Come tracciare gli OKR in Trello

A Buffer, abbiamo la libertà di tracciare i nostri OKR come meglio crediamo. Ci sono alcuni ottimi strumenti là fuori per un robusto monitoraggio degli OKR. Ho trovato tutto ciò di cui avevo bisogno in una bacheca di Trello, e fa una grande squadra di gestione del software. Ecco come ho messo insieme la board per gli OKR di Buffer:

OKR Tracking Setup

Il layout di base è organizzato così:

Ogni obiettivo è riassunto in un titolo di lista
Ogni risultato chiave ha la sua scheda sotto la sua lista di obiettivi
Ogni scheda ha una ricca descrizione dei dettagli dell’OKR
Le etichette mostrano lo stato del risultato chiave

Uno dei miei maggiori obiettivi con la lavagna Trello era di renderla a) usabile, b) scannerizzabile, e c) carina. Fortunatamente, tutti e tre i desideri si sono legati bene insieme!

Sapevo che non potevo inserire un intero obiettivo nel titolo di una lista. Qualcosa come: “Quando la gente pensa alle aziende che sono tra le migliori su Medium, dovrebbero nominare Buffer come il marchio #1 che viene in mente” non sarebbe stato molto chiaro.

Così, ho riassunto. Ogni nome di lista Trello è una sinossi di alto livello dell’obiettivo, a volte catturata in una o due parole.

Similmente, ogni risultato chiave riceve la propria scheda Trello, con una descrizione molto abbreviata sul davanti:

Poi, all’interno della scheda, vado più in dettaglio sull’obiettivo completo e sul risultato chiave:

Io uso anche un sistema di etichette molto semplice, che mostra a che punto siamo con ogni risultato chiave:

Pianificazione: “Non abbiamo ancora iniziato, ma di sicuro ci stiamo pensando molto!”
In corso: “Attualmente ci stiamo lavorando!” (Questa è la nostra etichetta più usata)
Fatto: “Successo!”
Fatto (per ora): Un modo carino per dire, “non abbiamo raggiunto questo obiettivo … ma un giorno potremmo.”

Checklist Avanzate

Uno dei modi migliori che abbiamo trovato per monitorare i progressi sui Risultati Chiave è quello di utilizzare le Checklist Avanzate. Queste hanno molto senso per i risultati che definiamo come “raggiungere un numero x di cose”, come post di blog, esperimenti e simili. Possiamo anche assegnare i membri del team e una scadenza ad ogni sottocompito e vederli da una vista a volo d’uccello nella Vista Calendario.

Ecco la nostra Checklist Avanzata per l’obiettivo del Calendario Editoriale:

Calendario a cascata

Abbiamo fissato una serie di obiettivi a tempo per il trimestre, cose come “far crescere le sessioni dei nostri nuovi post del 30% nei primi 28 giorni” o “arrivare a 150.000 sessioni al mese sul blog di Open.”

Questi obiettivi sono emozionanti da raggiungere! E una cosa che voglio assicurarmi è che non ci troviamo in una situazione in cui fissiamo l’OKR ad aprile e non ci rendiamo conto fino a giugno inoltrato che non siamo nemmeno nel campo di gioco.

Quello che abbiamo trovato funziona bene qui è un grafico a cascata. Puoi vederli attaccati a un certo numero di carte sulla nostra lavagna, e li abbiamo impostati per essere la piena copertura della carta per una vista ancora più bella:

Un grafico a cascata è una coppia di grafici a linee, uno che mostra dove sei quando imposti il tuo obiettivo e dove vuoi essere alla fine del periodo dell’obiettivo, e l’altra linea che mostra il tuo progresso durante il periodo.

Abbiamo adottato il nostro da una guida di Mike Volpe di HubSpot. Le basi funzionano così:

Fissa un obiettivo, basato su un periodo di tempo;
Determina quanti progressi giornalieri hai bisogno di fare per raggiungere l’obiettivo;
Mostra questo progresso su un grafico a linee;
Traccia il tuo progresso quotidiano; e,
Aggiungi anche questo progresso al grafico a linee.

È così semplice (e complicato). Ecco un modello che usiamo.

Le variazioni che abbiamo aggiunto al grafico sono venute da una realizzazione che abbiamo fatto nel primo trimestre. L’idea degli OKR è quella di fissare obiettivi aggressivi e ambiziosi da raggiungere, con la consapevolezza che ci si aspetta di raggiungere solo il 70% dei tuoi OKR in un trimestre. Così abbiamo aggiunto questo elemento nelle nostre cascate, che ora includono tre diverse linee di crescita:

70% – Sulla buona strada
85% – Wow, va alla grande
100% – Home run! Fuochi d’artificio!

Ecco come si presenta un nostro grafico all’inizio del trimestre:

E come lo aggiungiamo in Trello?

Semplice (e macchinoso): Faccio uno screenshot del grafico in un foglio di calcolo di Google Sheets, e lo aggiungo alla scheda Trello, assicurandomi che l’ultimo grafico sia la copertina della scheda.

Imposta e schiaccia gli obiettivi del team con obiettivi e risultati chiave

Se stai cercando un modo per far ripartire la produttività del tuo team, la tua attenzione e i tuoi risultati, abbiamo scoperto che un sistema di definizione degli obiettivi come gli OKR è una vera spinta. Ci può essere molto da scavare con gli OKR, anche se abbiamo scoperto che solo queste basi possono essere sufficienti per far rotolare la palla verso il raggiungimento di grandi cose:

Fissare obiettivi ambiziosi con risultati misurabili.
Posizionarli in Trello.
Controllare regolarmente per vedere i vostri progressi.

È anche possibile copiare questo modello OKR e renderlo vostro!