Hai mai ricevuto un invito che non potevi accettare? È probabile che tu l’abbia ricevuto più di una volta. Probabilmente hai anche mandato inviti a persone che hanno dovuto rifiutarli.
Ti è difficile capire come rifiutare un invito senza ferire i sentimenti di qualcuno o causare conflitti? Ti dà fastidio rifiutare qualcuno? Ci sono modi in cui puoi declinare qualsiasi invito se lo fai con sincerità e mostri rispetto per la persona che te l’ha mandato.
Ricorda che questo è un invito, non un ordine di essere lì. Naturalmente, la persona vuole che tu vada, altrimenti non te l’avrebbe chiesto. Tuttavia, se hai altri piani, o qualcos’altro ti impedisce di partecipare, non c’è niente di male nel rifiutare.
Anche se puoi pensare di deludere qualcuno quando dici di no, probabilmente non è così. A meno che tu non sia coinvolto nell’organizzazione o ti sia già impegnato ad andare, non stai deludendo nessuno.
Va bene rifiutare un invito se non sei in grado di partecipare. La chiave è far sapere alla persona se puoi accettare o meno l’invito il più presto possibile e in modo educato. La persona che ti ha mandato l’invito apprezzerà una risposta rapida.
Come rifiutare gentilmente un invito
Ecco alcuni consigli su come rifiutare un invito nel modo più educato possibile:
- Non ignorare l’invito. Mettere da parte l’invito per affrontarlo più tardi non fa bene né a te né alla persona che l’ha mandato. Ha bisogno di sapere se ci sarai o meno. Ignorare l’invito dimostra che non conosci il galateo, e potresti essere escluso dalla lista degli invitati alla sua prossima festa.
- Non aspettare. Non appena sai che non potrai andare, fallo sapere alla persona. La maggior parte degli eventi richiede pianificazione e budget.
- Sii grato. Ringrazia sempre sinceramente la persona per averti invitato e falle sapere che sei onorato che lei pensi abbastanza bene di te da mandare l’invito.
- Sii onesto. Non devi mai inventare false scuse sul perché non puoi andare all’evento, ma non devi nemmeno entrare nei dettagli. Falle sapere che hai già dei piani. Questo dovrebbe essere sufficiente.
- Chiedi un orario diverso. Se l’invito è esclusivo per te, fai sapere alla persona che non sei in grado di farlo all’ora da lei richiesta, ma ti piacerebbe incontrarla in un altro momento. Questo ovviamente non è un’opzione se si tratta di un incontro di gruppo.
- Non spiegare troppo. Se non puoi farlo, mantieni la tua spiegazione breve e al punto. Facendo altrimenti sembrerà che tu stia solo cercando di trovare delle scuse.
- Manda qualcosa. Se di solito porti un regalo a qualsiasi evento a cui sei stato invitato, come una festa di compleanno o un baby shower, vai avanti e manda qualcosa con un biglietto allegato. Menziona qualcosa sul desiderio di poter essere lì e aggiungi che non vedi l’ora di vederla presto.
Tono corretto e rifiuto di un invito
A volte si può dichiarare la propria risposta di persona, al telefono, o semplicemente un segno di spunta su una carta RSVP. Tuttavia, ci possono essere momenti in cui è necessario scrivere una nota. Il tono della vostra lettera dovrebbe riflettere il vostro rapporto con la persona che vi ha invitato. Se si tratta di un caro amico personale, sarà molto meno formale di una lettera per un conoscente di lavoro.
Di seguito ci sono alcuni esempi di come puoi rifiutare per iscritto.
Esempio #1
Caro Joan,
Grazie mille per avermi invitato alla tua festa di compleanno. Sfortunatamente, ho già dei programmi per quella sera, quindi non potrò partecipare. Spero che tu ti diverta a festeggiare questa occasione speciale.
Tua amica,
Sarah
Esempio #2
Caro George,
Congratulazioni per la tua nuova posizione! Vorrei poter partecipare alla tua festa di promozione, ma sarò fuori città quel fine settimana. Forse possiamo incontrarci presto per un drink, e potrai raccontarmi tutto sul tuo nuovo lavoro. Ti auguro il meglio.
Sempre,
Jenna
Esempio #3
Caro Harley,
Grazie per l’invito alla festa di laurea di tua figlia. So quanto sei orgoglioso. Se potessi venire, lo farei sicuramente, ma ho già prenotato il mio volo fuori città per visitare i miei genitori. Per favore, congratulati con lei da parte mia e falle sapere che sarò lì in spirito.
Tuo amico,
James
Esempio #4
Caro signor Jones,
ho ricevuto il suo invito al pranzo della sua azienda. Mi dispiace informarla che non potrò partecipare a causa di un altro impegno di lavoro. Grazie per aver pensato a me.
Sinceramente,
Arthur Smith
Quando devi rifiutare un invito
Per quanto ti piacerebbe andare a tutto ciò a cui sei invitato, ci sono momenti in cui semplicemente non puoi. Forse hai già dei piani per quel particolare momento, o devi lavorare. O forse sei esausto e hai bisogno di tirarlo dentro per un po’. Esagerare può farvi incrociare i fili, facendovi apparire inaffidabili e irresponsabili.
Potreste essere tentati di non rispondere perché non volete ferire i sentimenti della persona, o vi preoccupate di non essere invitati al suo prossimo evento. Forse pensate che se ignorate l’invito, non sarà un grosso problema semplicemente non presentarsi. Questo è un pensiero errato, perché ignorarlo è scortese e sconsiderato, e potrebbe tenerti fuori da future liste di invitati.
Anche se sei il tipo di persona che ha difficoltà a dire di no, devi scavare a fondo e fare la cosa giusta facendo sapere educatamente all’ospite che non puoi partecipare. Non c’è bisogno di tirare fuori una scusa. Infatti, è meglio essere brevi ma educati. E devi farlo prima piuttosto che dopo in modo che la persona possa fare un lavoro migliore con la pianificazione.
Ricorda che rifiutare un invito non significa che stai rifiutando la persona che te lo ha mandato. È semplicemente una dichiarazione che non sei in grado di partecipare a qualsiasi cosa a cui sei stato invitato.
Follow Up Later
Dopo l’evento, va bene chiamare la persona e chiedere come è andato l’evento. Potresti voler esprimere il tuo rammarico per non essere stato in grado di farlo, ma se lo fai, abbi un atteggiamento positivo. Potresti dire qualcosa come: “Sembra che tu ti sia divertito molto.”