La maggior parte delle aziende vende ai propri clienti a credito. Cioè, consegnano i beni e i servizi immediatamente, inviano una fattura, poi vengono pagati qualche settimana dopo. Le aziende tengono traccia di tutti i soldi che i loro clienti devono loro usando un conto nei loro libri contabili chiamato conti creditori.
Qui andremo a vedere come funzionano i conti creditori, come sono diversi dai conti debitori, e come gestire correttamente i conti creditori può farvi pagare più velocemente.
Che cosa sono i conti creditori?
I conti creditori sono tutti i soldi che i vostri clienti vi devono per beni o servizi che hanno acquistato da voi in passato. Questo denaro è tipicamente raccolto dopo alcune settimane, ed è registrato come un’attività sul bilancio della vostra azienda. Si usa la contabilità per competenza.
Dove posso trovare la contabilità clienti?
Puoi trovare la contabilità clienti sotto la sezione “attività correnti” sul tuo bilancio o piano dei conti. I crediti sono classificati come un’attività perché forniscono un valore alla vostra azienda. (In questo caso, sotto forma di un futuro pagamento in contanti.)
Qual è la differenza tra i conti attivi e i conti passivi?
I conti attivi sono un conto dell’attivo, che rappresenta il denaro che i tuoi clienti ti devono.
I conti passivi d’altra parte sono un conto del passivo, che rappresenta il denaro che devi a un’altra azienda.
Diciamo che tu mandi all’azienda del tuo amico Keith, Keith’s Furniture Inc, una fattura di 500 dollari in cambio di un logo che hai disegnato per loro.
Quando Keith riceve la tua fattura, la registrerà come un conto debiti nei suoi libri contabili, perché sono soldi che deve pagare a qualcun altro.
Tu la registrerai come un conto crediti, perché rappresenta denaro che riceverai da qualcun altro.
I conti crediti contano come entrate?
I conti crediti sono un conto di attività, non un conto entrate. Tuttavia, sotto la contabilità per competenza, si registrano le entrate nello stesso momento in cui si registra un credito.
Per l’esempio di cui sopra, si dovrebbe fare la seguente registrazione nei libri contabili nel momento in cui si fattura la Keith’s Furniture:
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Accounts Receivable-Keith’s Furniture Inc. | $500 | – |
| Ricavi | – | $500 |
(Se volete capire perché stiamo facendo due voci per registrare una transazione qui, controlla la nostra guida alla contabilità in partita doppia.)
Ma ricordate: nella contabilità di cassa, non ci sono conti correnti. Sotto questo sistema, una transazione non conta come una vendita fino a quando il denaro non arriva sul vostro conto bancario.
Cos’è il conto “accantonamento per conti inesigibili”?
Se fate affari abbastanza a lungo, alla fine vi imbatterete in clienti che pagano in ritardo, o non pagano affatto. Quando un cliente non paga e noi non possiamo raccogliere i suoi crediti, lo chiamiamo un debito inesigibile.
Le aziende che sono state in giro per un po’ di tempo spesso stimano il totale dei loro crediti inesigibili in anticipo per assicurarsi che i crediti mostrati sui loro bilanci non siano irrealisticamente alti. Fanno questo impostando qualcosa chiamato “accantonamento per crediti inesigibili”.
Diciamo che le vostre vendite totali per l’anno sono previste per $120.000, e avete scoperto che in un anno tipico, non raccoglierete il 5% dei crediti.
Per stimare i vostri crediti inesigibili per l’anno, potete moltiplicare le vendite totali per il 5% ($120.000 * 0,05). Dovreste quindi accreditare l’importo risultante ($6.000) al “fondo per i conti inesigibili” e addebitare le “spese per crediti inesigibili” dello stesso importo:
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Spese per debiti scaduti | $6,000 | – |
| Accantonamento per crediti inesigibili | – | $6.000 |
Cosa succede se i miei clienti non pagano?
Quando è chiaro che un credito non verrà pagato, dobbiamo cancellarlo come una spesa per crediti inesigibili.
Per esempio, diciamo che dopo alcuni mesi di attesa, chiamandolo al cellulare e parlando con i suoi familiari, diventa chiaro che Keith è scomparso e non ha intenzione di pagare quella fattura di 500 dollari che gli hai mandato.
In questo caso, dovreste addebitare la “riserva per conti inesigibili” per 500$, per diminuirla di 500$.
Perché?
Ricordate che la riserva per conti inesigibili è solo una stima di quanto non incasserete dai vostri clienti. Una volta che diventa chiaro che un cliente specifico non pagherà, non c’è più alcuna ambiguità su chi non pagherà.
Una volta che si è finito di aggiustare i conti inesigibili, si accredita la voce “crediti verso clienti-Keith’s Furniture Inc.” di $500, diminuendola anche di $500. Poiché abbiamo deciso che la fattura che hai mandato a Keith è inesigibile, lui non ti deve più quei 500 dollari.
Quindi la voce del diario risultante sarebbe:
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Accantonamento per conti inesigibili | $500 | – |
| Conti esigibili-Keith’s Furniture Inc. | – | $500 |
E se alla fine mi pagano?
Diciamo che passano ancora alcuni mesi e una misteriosa busta senza indirizzo di ritorno appare nella tua cassetta della posta. E’ un assegno della Keith’s Furniture Inc. di 500$ – alla fine ti ha pagato!
Per registrare questa transazione, devi prima addebitare di nuovo 500$ alla voce “conti creditori-Keith’s Furniture Inc.” per riavere il credito nei tuoi libri contabili, e accreditare 500$ alle entrate.
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Accounts Receivable-Keith’s Furniture Inc. | $500 | – |
| Ricavi | – | $500 |
Finalmente, per registrare il pagamento in contanti, si dovrebbe addebitare il conto “contanti” di $500, e accreditare il conto “crediti-Keith’s Furniture Inc.”di altri 500$ per chiudere tutto una volta per tutte.
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Cash | $500 | – |
| Conti attivi-Keith’s Furniture Inc. | – | $500 |
Perché i crediti sono importanti?
Avere molti clienti è fantastico. Ma se alcuni di loro ti pagano in ritardo, o non pagano affatto, vendere a loro potrebbe danneggiare il tuo business. I ritardi di pagamento da parte dei clienti sono uno dei motivi principali per cui le aziende hanno problemi di liquidità.
Uno dei modi migliori per tenere traccia dei ritardi di pagamento e assicurarsi che non sfuggano di mano è calcolare l’indice di rotazione dei crediti per la tua azienda.
Qual è l’indice di rotazione dei crediti?
L’indice di rotazione dei crediti è un semplice calcolo finanziario che ti mostra quanto velocemente i tuoi clienti pagano le loro fatture.
Lo calcoliamo dividendo le vendite nette totali per la media dei crediti.
Utilizziamo come esempio i dati finanziari di una società fittizia, la XYZ Inc. per l’anno 2018.
Diciamo che all’inizio del 2018 (1 gennaio), la XYZ Inc. aveva un totale di crediti di 2.500 dollari. Diciamo anche che alla fine del 2018 (31 dicembre) i suoi crediti totali erano di 1.500 dollari. Ha anche avuto vendite nette totali di esattamente $60.000 per il 2018.
Per ottenere il credito medio per XYZ Inc. per quell’anno, aggiungiamo gli importi dei crediti iniziali e finali e li dividiamo per due:
$2.500 + $1.500 / 2 = $2.000
Per calcolare l’indice di rotazione dei crediti, dividiamo le vendite nette ($60.000) per i crediti medi ($2.000):
$60.000 / $2.000 = 30
Questo significa che XYZ Inc. ha un indice di rotazione dei crediti di 30. Più alto è questo rapporto, più velocemente i vostri clienti vi pagano.
Trenta è un rapporto di rotazione dei crediti davvero buono. Per confronto, nel quarto trimestre del 2018 Apple Inc. ha avuto un rapporto di turnover di 15,02.
Per calcolare il periodo medio di credito di vendita – il tempo medio che i tuoi clienti impiegano per pagarti – dividiamo 52 (il numero di settimane in un anno) per il rapporto di turnover dei crediti (30):
52 settimane / 30 = 1.73 settimane
Questo significa che nel 2018 i clienti di XYZ Inc. hanno impiegato in media 1,73 settimane per pagare le loro fatture. Niente male!
Cos’è un piano di invecchiamento dei crediti?
Se hai molti clienti diversi, tenere traccia di chi è in ritardo con i pagamenti può diventare complicato. Alcune aziende creano un programma di invecchiamento dei crediti per risolvere questo problema.
Qui c’è un esempio di programma di invecchiamento dei crediti per la società fittizia XYZ Inc.
Schema di invecchiamento dei crediti
XYZ Inc, dal 22 luglio, 2019
| Nome del cliente | 1-30 giorni | 30-60 giorni | 60+ giorni | Totale | |
|---|---|---|---|---|---|
| Keith’s Furniture Inc. | $500 | $1.000 | $500 | $2,000 | |
| Joe’s Fencing | $500 | $100 | $100 | $700 | |
| ABC Paint Supply | $1,000 | $200 | $0 | $1.200 | |
| Learner Farms | $1.000 | $0 | $100 | $1.100 | |
| Nina’s Pizza | $2,000 | $50 | $0 | $2.050 | |
| Totale | $5.000 | $1.350 | $700 | $7,050 |
Un rapido sguardo a questo programma può dirci chi è sulla buona strada per pagare entro 30 giorni, chi è in ritardo e chi è davvero indietro.
Per esempio, si può vedere immediatamente che la Keith’s Furniture Inc. sta avendo problemi a pagare le sue fatture in tempo. Potresti chiamarli e parlare con loro per farli tornare in carreggiata.
Cosa posso fare per far sì che le persone paghino più velocemente?
Seguire i clienti che pagano in ritardo può essere stressante e richiedere molto tempo, ma affrontare il problema in anticipo può farti risparmiare un sacco di problemi lungo la strada. Ecco cosa puoi fare per incoraggiare i clienti a pagarti in tempo.
Sviluppa una politica di credito cristallina
Quando sei a corto di vendite, puoi essere tentato di allentare le regole che hai in atto per estendere il credito ai tuoi clienti (nota anche come politica di credito). Non fatelo. Questa è una soluzione a breve termine, di solito causa più problemi di quanti ne risolva, e può portare la vostra azienda su una china scivolosa.
Invece, sviluppate delle linee guida chiarissime per quando potete e non potete estendere il credito ai vostri clienti, e non esitate a farle rispettare, anche se questo significa rifiutare alcune persone nel breve termine.
Vetare i nuovi clienti, chiedere depositi anticipati su grandi ordini, e istituire pagamenti di interessi per pagamenti in ritardo. Quando un nuovo cliente si iscrive e vede questi termini, capirà fin dall’inizio che fai sul serio per essere pagato.
Dai loro un incentivo finanziario
Un modo per convincere le persone a pagarti prima è far sì che ne valga la pena. Offrire loro uno sconto per il pagamento anticipato delle fatture – 2% di sconto se si paga entro 15 giorni, per esempio – può farvi pagare più velocemente e diminuire i costi del vostro cliente.
Chiamateli e programmate solleciti regolari
Spesso, semplicemente mettersi al telefono con un cliente e ricordargli di un pagamento in ritardo può essere sufficiente per convincerlo a pagare. L’invio di email di promemoria a intervalli regolari – per esempio, dopo 15, 30, 45 e 60 giorni – può anche aiutare a rinfrescare la memoria dei vostri clienti.
E se non pagano?
Diciamo che avete fatto tutto quanto sopra e non avete ancora ricevuto i vostri soldi. E adesso?
Smetti di pagare i clienti in ritardo
Molte aziende smettono di fornire servizi o beni a un cliente se ha fatture che sono scadute da più di 120, 90, o anche 60 giorni. Tagliare fuori un cliente in questo modo può inviare un segnale che sei serio riguardo all’essere pagato, e che non farai affari con persone che infrangono le regole.
Convertire il loro credito in una nota a lungo termine
Se hai un buon rapporto con il cliente che paga in ritardo, potresti considerare di convertire il loro credito in una nota a lungo termine. In questa situazione, sostituisci il credito sui tuoi libri contabili con un prestito con scadenza superiore ai 12 mesi, per il quale fai pagare al cliente gli interessi.
Assumere un’agenzia di riscossione
Se non riesci a contattare il tuo cliente e sei convinto di aver fatto tutto il possibile per riscuotere, puoi assumere qualcun altro che lo faccia per te.
Prima di decidere se assumere o meno un esattore, contatta il cliente e dagli un’ultima possibilità di effettuare il pagamento. Le agenzie di riscossione spesso prendono una grossa fetta dell’importo da riscuotere, a volte fino al 50 per cento, e di solito vale la pena assumerle solo per recuperare grandi fatture non pagate. Raggiungere un qualche tipo di accordo con il cliente è quasi sempre l’opzione meno dispendiosa in termini di tempo e di costi.
Quando chiamare qualcosa ‘bad debt’
Se i costi di riscossione del debito iniziano ad avvicinarsi al valore totale del debito stesso, potrebbe essere il momento di iniziare a pensare di cancellare il debito come bad debt, cioè un debito che non ha più valore per voi. I crediti inesigibili possono anche risultare da un cliente che va in bancarotta e che è finanziariamente incapace di ripagare i suoi debiti.
L’IRS dice che i crediti inesigibili includono “prestiti a clienti e fornitori”, “vendite di credito ai clienti” e “garanzie di prestiti commerciali”, e che un’azienda “deduce i suoi crediti inesigibili, in tutto o in parte, dal reddito lordo quando calcola il suo reddito imponibile.”
La guida alle spese d’affari dell’IRS fornisce informazioni dettagliate su quali tipi di crediti inesigibili si possono detrarre dalle tasse.