Quando siete stati scelti per agire come fiduciario di un trust, dovete gestire sia il denaro che le persone. Potreste essere più preoccupati per la parte finanziaria, ma le persone potrebbero rivelarsi la sfida maggiore. Il vostro lavoro di fiduciario sarà infinitamente più facile (e sarete molto più efficaci) se, fin dall’inizio, avrete rapporti cordiali con i beneficiari del trust, ovvero le persone che beneficiano del denaro del trust. Ecco alcuni consigli. (Per informazioni di base sul servire come fiduciario, vedere l’articolo di Nolo Trusts: Should You Serve as Trustee?)
Comunicare bene e spesso con i beneficiari
La maggior parte dei beneficiari non hanno familiarità con il processo di amministrazione del trust e sono preoccupati per la loro mancanza di controllo. Questa combinazione è la ricetta perfetta per la paura e la paranoia. Potreste fare tutto bene da un punto di vista tecnico, ma se i beneficiari non sanno cosa state facendo – o perché lo state facendo – non è probabile che otteniate la loro cooperazione o supporto. E, senza di esso, il vostro lavoro probabilmente richiederà più tempo e sarà più difficile del necessario.
Il modo migliore per alleviare le preoccupazioni dei beneficiari è quello di:
- entrare presto in contatto con i beneficiari
- educarli sul vostro ruolo
- aiutarli a formare aspettative realistiche su quanto tempo ci vorrà per amministrare il trust
- trattare le loro domande come opportunità per coinvolgerli (piuttosto che come fastidiose intrusioni), e
- non nascondere loro il documento del trust o i beni.
Si richiede (per legge) di tenere i beneficiari ragionevolmente informati su come vengono gestiti i beni del trust. Alcuni stati richiedono di inviare specifici tipi di avvisi e informazioni ai beneficiari su base regolare. Pensate a questi requisiti come al minimo che dovreste fare. Farete meglio se supererete questi requisiti e vi assicurerete che tutti i beneficiari sappiano esattamente cosa possiede il trust e cosa state facendo con i beni. Più trasparenza c’è durante un’amministrazione fiduciaria, più felici dovrebbero essere i beneficiari.
Entrare in contatto presto con i beneficiari
Se i beneficiari vivono tutti nelle vicinanze, un buon modo per iniziare potrebbe essere quello di convocare una riunione di famiglia e sedersi insieme per esaminare il processo di amministrazione del trust. Potete rispondere alle domande di base dei beneficiari sul contratto fiduciario e i suoi termini e dare loro una panoramica di ciò che deve accadere prima che possiate consegnare loro i beni fiduciari. Limitate lo scopo dell’incontro ad una discussione su ciò che dice l’atto fiduciario e su come funziona l’amministrazione fiduciaria.
L’avvocato che vi sta aiutando nel vostro ruolo di fiduciario può anche essere presente a questo primo incontro (per ulteriori informazioni sull’opportunità di assumere un avvocato, vedere l’articolo di Nolo The Trustee’s Job: I primi sei mesi). L’avvocato può rispondere alle domande sul trust e sulle vostre responsabilità. Ma i beneficiari devono capire che l’avvocato è lì per rappresentarvi in qualità di fiduciario e che l’avvocato non può dare consigli legali ai beneficiari. I beneficiari insoddisfatti possono trovare i loro avvocati che li aiutino a difenderli nel processo di amministrazione fiduciaria – anche se se li tenete informati e impegnati, non dovrebbero averne bisogno.
Se un incontro faccia a faccia non è pratico, inviate ad ogni beneficiario una lettera per informarli che siete l’amministratore fiduciario, date le vostre informazioni di contatto e fornite una panoramica del processo di amministrazione fiduciaria. Questa lettera dovrebbe essere in aggiunta a qualsiasi avviso richiesto dalla vostra legge statale.
Mantenetevi in contatto con i beneficiari
Ogni volta che intraprendete un’azione come fiduciario o scoprite informazioni che riguardano i beneficiari, assicuratevi di informare i beneficiari. Avete il dovere legale di dare ai beneficiari le informazioni di cui potrebbero aver bisogno per proteggere i loro interessi. Fornirete regolarmente rapporti scritti (chiamati “resoconti”) che dettagliano tutte le transazioni finanziarie, ma è una buona idea mantenere aperte anche linee informali di comunicazione. Una breve e-mail che dice ai beneficiari che avete ricevuto un’offerta su alcuni beni immobili del trust che volete vendere o i problemi che avete avuto con la liquidazione di un conto di intermediazione permetterà ai beneficiari di sapere cosa sta succedendo – e che li state tenendo a mente.
Se pensate che un beneficiario potrebbe mettervi in discussione in futuro – per esempio, volete vendere alcune azioni di proprietà del trust ma sapete che un beneficiario vuole tenerle – potrebbe essere prudente fare un passo avanti e chiedere l’approvazione dei beneficiari prima di agire. Nella maggior parte degli stati, se i beneficiari acconsentono per iscritto ad un’attività proposta, non possono poi farvi causa se la decisione si rivela essere un errore. Se un beneficiario si oppone a qualcosa che avete proposto, potete andare al tribunale locale e chiedere al giudice cosa fare.
Mostra ai beneficiari i termini del trust
In alcuni stati, i beneficiari hanno il diritto di vedere una copia del documento del trust stesso. In altri stati, i beneficiari non hanno il diritto legale di vedere l’intero strumento fiduciario, quindi se volete, potete dare loro solo le informazioni sufficienti per salvaguardare i loro interessi. Potreste decidere di rivelare solo le disposizioni che si applicano direttamente ad un particolare beneficiario.
In molti casi — come quando tutti i fratelli e le sorelle ricevono una parte uguale del contratto fiduciario — può avere senso dare ad ognuno una copia completa dello strumento fiduciario stesso, anche se non è richiesto dalla legge statale.
Ma in alcune situazioni, condividere l’intero documento fiduciario con tutti i beneficiari può scatenare cattivi sentimenti. Se la quota di un beneficiario viene tenuta in un fondo a causa dell’incapacità passata di quel beneficiario di gestire il denaro, o se un beneficiario riceve più di altri, potreste non voler offrire l’intero strumento fiduciario. Potete fornirlo se un beneficiario ve lo chiede.
Se siete anche un beneficiario
È abbastanza comune essere sia un fiduciario che un beneficiario di un trust. Il coniuge superstite, per esempio, è quasi sempre il fiduciario e beneficiario successivo di un trust familiare. Ed è abbastanza comune per un figlio adulto essere il trustee e tutti i fratelli essere beneficiari dei trust dei loro genitori. Questa può essere una posizione difficile perché, come fiduciario, il vostro compito è quello di essere giusti con tutti e mai di beneficiare voi stessi a spese di un altro beneficiario.
Se siete in questa posizione, non siate negligenti solo perché tutto è in famiglia. Quando si tratta di tenere i registri e prendere decisioni, fate finta di non conoscere i beneficiari – trattateli come se foste degli estranei, non i vostri fratelli o figli. Questo significa essere sicuri di:
- tenere ottimi registri
- non usare mai i beni del trust per uso personale, e
- se vi pagate un compenso, siate pronti a giustificare quanto avete chiesto e quali servizi avete fornito al trust.
Per una guida passo dopo passo a tutto ciò che dovete sapere per gestire un trust, procuratevi The Trustee’s Legal Companion di Liza Hanks e Carol Elias Zolla (Nolo).