La corrispondenza a 2 vie, 3 vie e 4 vie è un aspetto importante dell’ordine e della ricezione associati al dipartimento di contabilità. È uno dei migliori controlli interni mai introdotti nella contabilità. Anche se richiede tempo, ne vale la pena, perché aiuta a verificare l’accuratezza dei dati.
Cosa sono le corrispondenze a 2 vie, 3 vie e 4 vie nella contabilità?
È probabile che, se lavorate nella contabilità, abbiate già familiarità con l’idea, ma rivediamo il concetto come definito da Oracle:
Conciliazione a 2 vie
La corrispondenza a due vie verifica che le informazioni dell’ordine di acquisto e della fattura corrispondano entro le vostre tolleranze come segue:
- La quantità fatturata è inferiore o uguale alla quantità ordinata
- Il prezzo della fattura è inferiore o uguale al prezzo dell’ordine di acquisto
3-Way Matching
La corrispondenza a tre vie aggiunge un terzo criterio per verificare che le informazioni della ricevuta e della fattura corrispondano alle tolleranze di quantità definite:
- La quantità fatturata è inferiore o uguale alla quantità ricevuta
4-Way Matching
La corrispondenza a quattro vie aggiunge un quarto criterio per verificare che i documenti di accettazione e le informazioni della fattura corrispondano entro le tolleranze di quantità definite:
- La quantità fatturata è inferiore o uguale alla quantità accettata
Perché sono importanti le corrispondenze a 2, 3 e 4 vie?
Ai non professionisti della contabilità questo può sembrare complicato, ma in realtà quello che state facendo è assicurarvi di essere fatturati solo per la quantità ordinata e il prezzo quotato, e poi confermare che avete, infatti, ricevuto la quantità concordata.
Il permesso per “meno di o uguale a” significa che un venditore che spedisce più della quantità concordata per lo stesso prezzo, o che fa pagare meno per la quantità concordata è accettabile. Un flag viene lanciato solo se il venditore spedisce meno o carica più degli importi concordati.
Questo mette la responsabilità dell’errore a favore del cliente sul venditore, ed esiste nella produzione basata sulla consegna molto più di quanto si potrebbe supporre.
Come si fa la corrispondenza a 2, 3 e 4 vie?
Come fa un dipartimento di contabilità a rintracciare i pezzi necessari di questo puzzle per assicurare che la corrispondenza avvenga?
Tradizionalmente, l’ordine di acquisto sarebbe compilato su carta e dato alla contabilità. Il venditore fatturerebbe poi all’azienda, e ad un certo punto il prodotto verrebbe spedito. Al ricevimento, un addetto alla ricezione verificherà (si spera) la quantità del prodotto ricevuto, e darà la bolla d’accompagnamento al dipartimento di contabilità.
Compete poi al dipartimento di contabilità e al dipartimento di ricezione far corrispondere l’ordine d’acquisto, la fattura, la bolla d’accompagnamento e qualsiasi altro documento correlato per assicurarsi che non stiano pagando troppo, e che tutti i materiali richiesti siano stati consegnati.
I problemi di comunicazione portano a ritardi di contabilità…
Questi due dipartimenti spesso non sono i più sincronizzati in un’azienda, permettendo errori e ritardi basati sulla priorità del lavoro da completare, e spesso una mancanza di conoscenza del punto del processo in cui un particolare documento può essere.
Che cos’è l’automazione contabile?
Quando un’organizzazione impiega l’automazione contabile, va oltre le parole d’ordine come “lean accounting” e “cloud accounting”, verso qualcosa di ancora più potente: la contabilità automatizzata. Improvvisamente, i contabili non devono eseguire la corrispondenza a 3 vie o inserire manualmente i dati. La maggior parte del processo di contabilità è automatizzato. Devono intervenire solo quando ci sono delle eccezioni o quando è necessario un pensiero di livello superiore.
…Ma l’automazione della contabilità può aiutare
Con l’automazione del flusso di lavoro e dei processi, i team della contabilità ottengono gli strumenti per automatizzare una grande quantità di questo processo e la visibilità di dove si trova il lavoro in qualsiasi fase del flusso.
Quando i documenti vengono archiviati digitalmente (sia attraverso l’uso di moduli elettronici per sostituire la richiesta iniziale, sia attraverso la scansione immediata delle ricevute), diventano più sicuri e sono liberi dai problemi delle famigerate “pile” di organizzazione che esistono sulle scrivanie in molte aziende.
Conciliazione a 2, 3 e 4 vie resa facile dall’automazione della contabilità
Una volta nel sistema, l’instradamento prestabilito può avvenire per l’approvazione, la corrispondenza e la verifica. Con una solida soluzione software questo includerà notifiche per tenere le parti coinvolte informate che c’è del lavoro da fare o che un particolare documento richiede attenzione.
Niente più attese, niente più lavoro fuori posto, e niente più discussioni a parole forti che danno la colpa ai reparti quando qualche parte della corrispondenza va storta.
Sembra meglio di quello che state facendo ora? Parla con uno dei nostri esperti di processi oggi stesso per una consulenza gratuita, e facci sapere cosa sta succedendo nel tuo dipartimento di contabilità – potremmo essere in grado di aiutarti.