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PDF deriva da Portable Document Format ed è uno dei tipi più popolari di formati di documenti elettronici al giorno d’oggi. La ragione di questa popolarità risiede nel fatto che si può inviare un file PDF a chiunque, senza preoccuparsi se può leggerlo correttamente (il layout della pagina è conservato).
PDF è così diffuso che non c’è bisogno di un’applicazione speciale o di un software per aprirlo. È sufficiente avere un browser moderno (come Mozilla o Chrome). Tuttavia, se vuoi modificarlo o assicurarti di visualizzarlo nel modo giusto, aiuta avere un lettore PDF installato.
In breve, il PDF è il formato di file di cui non possiamo fare a meno al giorno d’oggi. Lavorerai con questi file a scuola (eBooks, lezioni scolastiche, saggi che scrivi), all’università, al lavoro (proposte commerciali, progetti, how-tos), e fondamentalmente qualsiasi situazione sociale che richiede un documento elettronico.
Ora, dato che i PDF sono così facili da inviare avanti e indietro online, potresti doverne comprimere alcuni. Dopo tutto, la maggior parte dei client di posta elettronica ha un limite di dimensioni per gli allegati e lo stesso vale per le applicazioni di messaggeria. Per non parlare del fatto che la compressione aiuta anche con l’archiviazione (specialmente se stai usando la versione gratuita di Google Drive)!
Così, oggi daremo un’occhiata al processo di compressione di un file PDF e come assicurarsi che i tuoi file siano sempre in buone mani.
Dimensione vs. Qualità
La ragione principale per cui la gente comprime i file PDF (o qualsiasi altro file) è per ridurre le dimensioni e rendere più facile l’invio via e-mail o altri canali online. Tuttavia, bisogna anche prestare attenzione alla qualità – non tutti i piccoli file PDF manterranno la loro struttura e i loro elementi, quindi è meglio usare uno strumento che non favorisca le dimensioni rispetto alla qualità.
Come tale, dovresti comprimere un file PDF con uno strumento che ti permetta di scegliere il tipo di compressione che vuoi. Ecco alcune delle opzioni che contano di più:
- Comprimi anche le immagini – quando hai un PDF con molte immagini, alla fine sarà abbastanza grande. Tuttavia, se volete mantenerlo professionale e visivamente accattivante, è meglio mantenere intatta la qualità delle immagini.
- Come comprimere le immagini – alcuni strumenti permettono agli utenti di specificare quanta compressione dovrebbe esserci sulle immagini (alta, media, bassa o personalizzata).
Come funziona la compressione?
Prima di poter decidere quale tipo di compressione vuoi, è importante capire cosa succede durante il processo. In breve, ogni strumento di compressione utilizza un algoritmo specifico per identificare ed eliminare le ridondanze, trovare modelli ed evidenziare le aree che possono essere ridotte senza danneggiare troppo la qualità dell’originale. Per le immagini e altri materiali grafici (come i file PDF), questo significa una ricreazione dell’originale ad una risoluzione più piccola (meno pixel).
Inoltre, una volta che un file è compresso, potresti non essere in grado di riportarlo al suo stato originale (a meno che tu non abbia un backup). Quindi, prima di fare qualsiasi compressione, è altamente raccomandato fare il backup dei tuoi file!
Strumenti gratuiti o a pagamento
Oggi basta fare una semplice ricerca su Google e troverai una vasta gamma di strumenti di compressione gratuiti. Ma dovresti usarli?
Tutti conosciamo il prezzo che paghiamo per le cosiddette applicazioni gratuite che amiamo usare. Quindi, sarebbe sicuro per un’azienda usare uno strumento di compressione online gratuito?
Beh, dipende dallo strumento. Dovresti sempre cercare strumenti che promettono di rispettare la tua privacy e che hanno una sequenza di cancellazione automatica. Questo significa che, dopo la compressione, tutti i file che hai caricato saranno cancellati (ecco perché il backup è importante).
In sintesi, ci sono strumenti online sicuri da usare là fuori – devi solo trovare quello giusto.