Nei diversi anni in cui ho lavorato nello spazio SharePoint e Office 365, mi sono spesso imbattuto in persone dei miei precedenti anni da tecnico che sono state nell’IT per decenni ma non hanno mai sentito parlare di SharePoint. Prendendo questo come ispirazione, ho finalmente deciso di iniziare una serie che copre le basi di SharePoint come introduzione amichevole per i nuovi utenti. Ci assicureremo anche di coprire alcuni dei principi su come gestire SharePoint e Office 365 in un post successivo!
Di seguito ci sono alcune delle domande più basilari&A che ricevo riguardo a SharePoint e ai suoi scopi e capacità. Spero che le troviate utili!
Cos’è SharePoint?
SharePoint è un sistema di collaborazione basato su un sito web che utilizza applicazioni di workflow, database “list” e altre parti web e funzioni di sicurezza per consentire ai team aziendali di lavorare insieme. SharePoint dà anche all’azienda che utilizza la piattaforma la possibilità di controllare l’accesso alle informazioni e automatizzare i processi di flusso di lavoro tra le unità aziendali.
La versione Microsoft Cloud di SharePoint, SharePoint Online, ha molte capacità di integrazione aggiuntive con altre applicazioni cloud. È accoppiato in funzionalità con molte delle altre offerte che Microsoft offre con una licenza Office 365 o Microsoft 365.
Quali sono i vantaggi dell’uso di SharePoint?
SharePoint consente una maggiore produttività e visibilità per i lavoratori dell’informazione in tutti i settori verticali, in aziende grandi e piccole. Le caratteristiche di SharePoint sono incentrate su un’esperienza di collaborazione incrociata basata su intranet che consente la condivisione sicura, la gestione dei contenuti e le funzioni di collaborazione del flusso di lavoro, tra le altre cose.
Per essere una piattaforma di collaborazione basata sul sito web, SharePoint è facile da mantenere e, al suo livello fondamentale, facile da capire per gli utenti aziendali. È anche infinitamente personalizzabile e massicciamente scalabile, ci sono molti modi diversi in cui le aziende utilizzano la piattaforma per realizzare una maggiore produttività e ritorno sugli investimenti.
A cosa serve SharePoint?
SharePoint è stato parte integrante negli ultimi 17 anni per aumentare l’efficienza lavorativa nelle aziende Fortune 500 come piattaforma “Intranet” che attraversa tutti i settori aziendali. Le molte caratteristiche della piattaforma rendono molto più facile per le persone lavorare insieme su progetti ad-hoc e stabilire processi aziendali standard per la condivisione delle informazioni, la pubblicazione dei documenti e la registrazione dei dati.
Caratteristiche come i controlli di sicurezza, il co-authoring, il versioning e l’integrazione con Exchange (applicazioni e-mail di Outlook) danno agli utenti aziendali la capacità di fare di più in meno tempo e mantenere l’integrità del lavoro prodotto. SharePoint include la capacità di:
- Richiedere un’approvazione sui documenti prima che siano visibili
- “Check out” dei documenti per impedire qualsiasi altro autore o modifica su di essi
- Ricevere notifiche quando i documenti vengono caricati o vengono apportate modifiche
- Realizzare flussi di lavoro utilizzando la logica if/then per automatizzare azioni come lo spostamento o l’invio di documenti via e-mail, e la registrazione delle informazioni
Tutte queste caratteristiche migliorano la produttività degli utenti aziendali, ma la cosa che SharePoint fa davvero meglio dei precedenti sistemi di collaborazione documentale è visualizzare le informazioni su quali informazioni/documenti sono memorizzati e perché.
È estremamente facile in SharePoint richiedere che i “metadati”, o le informazioni sui dati (come il tempo di modifica, creato da, ecc, ma anche “tag” personalizzati su documenti o elementi) in modo che i lavoratori possano capire meglio perché un documento può esistere e perché è importante senza doverlo aprire. SharePoint permette anche agli utenti di creare database personalizzati in un formato facile da usare, e registrare migliaia di informazioni che possono essere integrate nei flussi di lavoro menzionati in precedenza o in altri processi aziendali.
Cos’è una SharePoint App?
Le app in SharePoint sono integrazioni che aggiungono funzionalità agli spazi di collaborazione standard della piattaforma. Alcune app sono out of the box e vengono fornite con la piattaforma, ma ce ne sono molte altre che aggiungono caratteristiche e opzioni che non vengono fornite con la normale piattaforma SharePoint. Queste potrebbero essere qualsiasi cosa, da una libreria dove gli utenti possono archiviare e condividere documenti e file, a plug-in per il calendario, a potenti applicazioni per il flusso di lavoro come Nintex che consentono molte azioni logiche ripetibili in SharePoint con facilità.
Come è utile SharePoint per la collaborazione?
SharePoint fornisce uno spazio web-based dove gli utenti possono caricare un documento da condividere immediatamente con altre persone che devono vederlo. Possono anche avere il loro spazio di archiviazione personale chiamato OneDrive dove nessuno può vedere un documento o un file che hanno caricato fino a quando non “condividono” o permettono l’accesso a quel documento ad altri utenti.
Questo rende l’abilitazione di un segmento di collaboratori a vedere un documento pubblicato un processo di un passo, ma non deve essere così. Le funzioni di approvazione e di flusso di lavoro menzionate sopra possono controllare come i documenti sono condivisi e come i dipendenti lavorano sulle informazioni nelle loro organizzazioni.
I link ai documenti condivisi o agli spazi di collaborazione possono anche essere facilmente inviati via e-mail, rendendo facile per gli utenti essere rapidamente indirizzati esattamente a ciò che vogliono vedere.
Le organizzazioni usano spesso SharePoint per pubblicare informazioni a livello aziendale, come documenti HR, annunci e memo.
Come può essere usato SharePoint per la gestione dei contenuti?
SharePoint consente molti modi per aggiungere metadati ai file per ordinare, organizzare e tenere traccia dei contenuti di proprietà delle aziende. Ancora più importante, come piattaforma, SharePoint può forzare i tag sui contenuti quando gli utenti aziendali li caricano negli spazi di collaborazione. Possono anche far sì che gli utenti finali forniscano metadati sui documenti come parte di questo processo.
Una volta che il contenuto e i metadati sono nella piattaforma, SharePoint dà alle organizzazioni strumenti per automatizzare il flusso di lavoro:
- Processi basati sulle informazioni fornite dagli utenti finali
- Strumenti per il ciclo di vita dei contenuti per consentire la disposizione dei record
- Disposizione delle informazioni in base alle politiche aziendali
La maggior parte delle aziende Fortune 500 si sono affidate alla piattaforma SharePoint per più di un decennio, e l’ecosistema SharePoint è un settore multimiliardario. Con le nuove capacità di SharePoint Online come parte di Office 365/Microsoft 365 Cloud Application, così come i collegamenti a servizi come Flow, Office 365 Groups e Teams, SharePoint e i servizi basati su SharePoint sono sempre più rilevanti in tutte le verticali del settore.
Cos’è una SharePoint Farm?
Semplicemente definita, una SharePoint farm è l’insieme di server che lavorano insieme per riempire i ruoli di SharePoint, per far funzionare SharePoint. Se non hai familiarità con questo termine, pensa ai ruoli come a diversi lavori che richiedono competenze particolari. Una volta che sei pronto a impostare SharePoint, configuri ogni server nella tua farm per eseguire uno o più ruoli.
Un’analogia appropriata per i ruoli è una squadra che lavora insieme verso un obiettivo comune (evviva la collaborazione!). Per esempio: la squadra di un ristorante. In un ristorante, c’è l’oste che fa sedere i clienti, il cameriere che prende l’ordine del cliente e alla fine gli porta il pasto, e lo staff della cucina che prepara il pasto. Eliminate l’oste e il cliente non si siede mai. Perdete il cameriere e il cliente non riuscirà mai a fare un ordine, a mangiare o anche a prendere un misero bicchiere d’acqua.
Avete l’idea. Naturalmente, una persona potrebbe ricoprire tutti questi ruoli – come in una piccola caffetteria dove la persona dietro il bancone prende l’ordine, ti dice di sederti ovunque, e poi ti imburra e ti porta il bagel. Questo funziona solo se il posto non è inondato di clienti, però, perché quell’unica persona verrebbe sopraffatta rapidamente. I vostri server farm funzionano allo stesso modo, dove un singolo server può svolgere tutti i ruoli, oppure potete distribuire i ruoli su più server per ottenere prestazioni migliori.
In SharePoint, ci sono tre ruoli (formalmente definiti nella procedura guidata di installazione di SharePoint insieme ad alcuni nuovi ruoli in SharePoint Server 2016). Questi ruoli sono il Web Front End (WFE), l’Application Server e il Database Server.
Cosa c’è di nuovo in SharePoint 2019?
Nell’ambiente di lavoro moderno di oggi, i dipendenti hanno grandi aspettative e richiedono le ultime funzionalità di collaborazione. SharePoint 2019 risponde a questa domanda con Team e Site Pages migliorate, oltre a rendere la messaggistica e la condivisione di informazioni con i compagni di squadra più facile che mai.
Le pagine funzionano con moderne web parts, permettendo agli utenti di personalizzare facilmente la loro pagina incorporando video, incorporando feed da Yammer, aggiungendo documenti e includendo immagini
Liste e librerie hanno un aspetto moderno con un’interazione più veloce, una facile gestione delle colonne, una migliore visualizzazione per i browser mobili e approfondimenti informativi. Emozionante, possono anche calcolare ed evidenziare ciò che è più importante per l’utente. Per esempio, se si sta mettendo insieme un elenco sul mercato totale indirizzabile di diverse regioni, l’elenco può evidenziare gli outlier in alto e in basso con colori diversi.
Ci sono anche alcuni nuovi strumenti di comunicazione interessanti, come i siti Team News e Communication. I siti di comunicazione sono un posto per condividere notizie, mostrare una storia o trasmettere un messaggio ad altre persone. Gli utenti possono facilmente creare siti di comunicazione per se stessi da SharePoint Home senza bisogno di contattare l’IT.
Ovviamente, permettere a tutti gli utenti di creare facilmente siti in modo non governato può anche creare problemi di sprawl e informazione. Gli amministratori vorranno considerare attentamente come implementare questa funzione ed esaminare strumenti di terze parti come AvePoint’s Governance Automation che può aiutarli a mantenere il controllo e allo stesso tempo dare potere ai loro utenti.
AvePoint, per esempio, utilizza questa funzione per il suo sito GTM Central dove abbiamo consolidato tutto il materiale collaterale di cui i nostri team di vendita hanno bisogno per comunicare e consigliare efficacemente i clienti. Si tratta di uno sportello unico ben progettato che contiene anche funzioni come un blog interno per il rilascio dei prodotti, un calendario degli eventi, una libreria di ricerche di mercato e altro ancora. AvePoint può facilmente presentare gli ultimi blog o i contenuti aggiornati nelle notizie del sito, in modo che il nostro team di vendita sia sempre aggiornato.
Ora condividere documenti e link con i compagni di squadra e i contatti all’interno dell’organizzazione è più facile che mai, soprattutto nei Collaboration Sites. E, con l’esperienza aggiornata, si viene automaticamente avvisati se si sta:
- condividendo a un grande gruppo;
- Includendo molti elementi o;
- Se si può condividere oltre il pubblico previsto.
Con tre semplici livelli di autorizzazione da scegliere, SharePoint 2019 è una grande alternativa on-premises per le aziende che cercano la condivisione senza sforzo che avviene nelle soluzioni cloud office.
Streamlined Experience Across Mobile and Desktop
Potrebbe sembrare ovvio dire che dare potere ai lavoratori mobili sta diventando più importante che mai, ma questa tendenza è solo aumentata negli ultimi anni. Con SharePoint Server 2019, gli utenti possono accedere e impegnarsi più facilmente con la intranet dell’organizzazione grazie ai miglioramenti all’esperienza dell’app mobile di SharePoint.
Ci sono anche client di sincronizzazione migliorati per OneDrive for Business, garantendo che gli utenti possano accedere ai documenti di cui hanno bisogno da qualsiasi luogo, su qualsiasi dispositivo. Questo apre soluzioni per le organizzazioni per sincronizzare i file da Office 365 e SharePoint on-premises a un computer portatile, spingendo la collaborazione al livello successivo per l’ufficio e i lavoratori mobili.
Opportunità ampliate per la personalizzazione
Una delle cose che siamo più entusiasti di vedere – e ci aspettiamo che anche la maggior parte dei clienti sia entusiasta di vedere – è la personalizzazione ampliata disponibile in SharePoint Server 2019.
La nuova piattaforma può integrarsi con PowerApps e Flow, quindi creare flussi di lavoro personalizzati e aggiungere nuove soluzioni all’ambiente è un gioco da ragazzi. (Nota: le licenze PowerApps/PowerPlatform sono necessarie per questa funzionalità).
Flow e PowerApps (ora PowerPlatform) consentono agli utenti finali di scoprire e implementare le personalizzazioni man mano che ne hanno bisogno, mentre in precedenza dovevano inviare un ticket e aspettare che la personalizzazione fosse codificata. Per esempio, con Flow e PowerApps si può costruire un’approvazione delle spese usando un design app point-and-click che sfrutta le moderne liste e librerie all’interno di SharePoint. Da lì si può facilmente pubblicare sul web, iOS, Android e Windows 10.
Gli amministratori di SharePoint saranno entusiasti di sapere che questa nuova integrazione è una grande opzione per trasformare i moduli InfoPath esistenti in un ambiente più moderno. Questo permette di prepararsi meglio per l’inevitabile deprezzamento di InfoPath.
Basta implementare il gateway dati Microsoft on-premises per utilizzare Flow e PowerApps per la tua distribuzione di SharePoint 2019. E se questo non è abbastanza eccitante, puoi anche usare questo gateway per potenziare i tuoi FileShare, SQL e altre fonti di dati con capacità moderne fornite dal cloud. Ulteriori informazioni su come distribuire il gateway dati on-premises possono essere trovate qui: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-gateway-onprem
Inoltre, i clienti che utilizzano versioni precedenti di SharePoint potrebbero scoprire che ci sono applicazioni disponibili per affrontare qualsiasi soluzione personalizzata di cui la loro organizzazione potrebbe aver bisogno.
In precedenza, un amministratore potrebbe costruire o distribuire una soluzione basata su codice in SharePoint. Ora, l’amministratore può sfruttare SharePoint Add-Ins.
In definitiva, questo significa che l’ambiente SharePoint sarà più facile da personalizzare, meno ingombro di codice e più stabile quando vengono installati gli aggiornamenti. Tuttavia, questo richiede la rimozione delle soluzioni Sandbox per allineare gli sviluppatori con qualsiasi SharePoint Framework orientato al futuro.
Soluzioni ibride migliorate
Quando si tratta di utilizzare una soluzione ibrida con SharePoint Online, SharePoint Server 2019 rende l’integrazione tra i due sistemi ancora più perfetta. Per esempio, la funzione di ricerca ha un layout migliorato in SharePoint Server 2019, con filtri intuitivi e risultati di ricerca in tempo reale mentre gli utenti digitano la loro query, e i risultati sono raggruppati per una navigazione più facile.
Un altro esempio di integrazione ibrida senza soluzione di continuità è il reindirizzamento dell’utente al proprio storage OneDrive in Office 365 – che è stato introdotto nelle versioni precedenti – e le piastrelle personalizzate sotto la cosiddetta icona waffle nell’angolo superiore sinistro.
SharePoint 2019 continuerà a fornire la funzione Taxonomy ibrida, che è stata introdotta in SharePoint 2016 Feature Pack 1. Questo aiuterà gli amministratori a mantenere un solo archivio centrale di termini Managed Metadata da utilizzare nelle distribuzioni cloud e on-premises.
Capacità di conformità estese
Se hai usato le funzionalità di SharePoint 2016 per la prevenzione della perdita di dati (DLP) e Compliance Center, ti sei subito trovato di fronte a un divario tra quello che hai visto in Office 365 e quello che avevi nel tuo ambiente.
I tipi di contenuti sensibili sembravano essere piccoli rispetto a ciò che si trovava in Office 365, a seconda del linguaggio avanzato di interrogazione delle parole chiave (KQL) in eDiscovery. Ciò ha reso molto difficile applicare le politiche ai nuovi siti o ottenere visibilità su qualsiasi contenuto sensibile rilevato. Con le funzionalità ibride del 2019, gli amministratori possono finalmente beneficiare del rilevamento automatico dei contenuti, del reporting centrale per gli incidenti e dei tipi di contenuti sensibili.
Gli amministratori saranno ora in grado di cercare informazioni sensibili in tempo reale e applicare modelli di policy per controllare e monitorare i loro contenuti e allinearsi agli standard normativi di diversi segmenti industriali e aree geografiche.
La punta dell’iceberg
I suddetti aggiornamenti sono solo la punta dell’iceberg con SharePoint Server 2019. Per esempio:
- È possibile caricare file di dimensioni fino a 15 GB
- I nomi dei file possono ora includere i caratteri speciali “#” e “%” e il loro intero limite di caratteri URL consentito è aumentato a 400
- Gli utenti finali ameranno il nuovo visualizzatore di PDF o i miglioramenti del cestino che consentono loro di ripristinare i file personali che altri colleghi hanno cancellato
Questi sono solo alcuni esempi decisionali, amministratori e utenti finali possono essere entusiasti e perché ameranno la prossima versione di SharePoint on-premises.
Cercate altri contenuti SharePoint per principianti? Leggi il nostro post su 3 SharePoint Site Design Best Practices for Beginners!