Una fattura di vendita è un documento contabile che registra una transazione commerciale. Le fatture di vendita forniscono all’azienda una registrazione dei servizi che hanno fornito a un cliente, quando i servizi sono stati resi e quanto denaro il cliente deve all’azienda. Di solito, una fattura di vendita includerà una descrizione del servizio fornito, l’importo dovuto e la scadenza per il pagamento. Le fatture di vendita sono cruciali per la contabilità delle piccole imprese perché permettono di registrare le transazioni delle vendite per scopi contabili.
Questi argomenti vi insegneranno cos’è una fattura di vendita e come viene usata nella contabilità delle piccole imprese:
Perché le fatture di vendita sono importanti per la contabilità delle piccole imprese?
Qual è lo scopo di una fattura di vendita?
Come faccio a fare una fattura di vendita?
Modello di fattura di vendita
Qual è la differenza tra una fattura di vendita e un ordine di vendita?
Perché le fatture di vendita sono importanti per la contabilità delle piccole imprese?
Sebbene lo scopo principale di una fattura di vendita sia quello di richiedere il pagamento da un cliente per i servizi che gli hai fornito, una fattura di vendita serve altre importanti funzioni nella contabilità di una piccola impresa, tra cui:
Fondo per una contabilità accurata
Le fatture di vendita sono uno strumento importante per le piccole imprese perché servono come base per il sistema contabile dell’azienda. Una fattura di vendita crea una registrazione di una vendita. Registrando e archiviando correttamente tutte le fatture che inviate ai clienti, avrete tutte le informazioni necessarie per tracciare le vostre vendite, monitorare il vostro flusso di cassa e creare solidi rapporti finanziari.
Risorsa per le dichiarazioni fiscali
Le fatture di vendita sono una documentazione fondamentale per verificare le dichiarazioni che fate nelle vostre dichiarazioni fiscali. L’IRS raccomanda alle piccole imprese di conservare i documenti di supporto come le fatture in un luogo centrale, nel caso in cui sia necessario confermare le informazioni che si includono nei libri della società. Puoi fare riferimento alla lista completa dei documenti aziendali di supporto raccomandati dall’IRS per maggiori dettagli. Le fatture registrate correttamente rendono anche il processo di compilazione della dichiarazione dei redditi più facile, dato che avrai una registrazione completa delle entrate e delle spese della tua azienda.
Strumento di gestione dell’inventario
Se la tua azienda vende prodotti fisici ai suoi clienti, le tue fatture di vendita possono aiutarti a gestire il tuo inventario e assicurarti di avere sempre abbastanza di ogni prodotto per soddisfare gli ordini in arrivo. Le tue fatture di vendita ti aiutano a tracciare quanto inventario hai a portata di mano e ti permettono di prevedere di quanto avrai bisogno per i mesi futuri, basandoti sui dati passati.
Protezioni legali
Le tue fatture di vendita possono aiutarti a proteggerti da cause minori o infondate che possono essere intentate contro la tua azienda. Le fatture di vendita possono dimostrare quali servizi la tua azienda ha fornito a un cliente e la tempistica del lavoro. Le fatture di vendita firmate dai clienti sono particolarmente utili in questo caso, ma non necessarie.
Dati per i piani aziendali
Le fatture di vendita servono come dati importanti quando la vostra azienda sta pianificando il suo futuro. Le fatture di vendita possono offrire informazioni su quante entrate stai portando e come i tuoi guadagni sono cambiati nel tempo. Puoi usare queste informazioni per fare previsioni di bilancio. Puoi anche usare i tuoi dati di vendita per vedere quanto denaro hai a disposizione da investire nella crescita o nel miglioramento del tuo business. Le fatture di vendita dettagliano tutti i diversi servizi che hai fornito ai clienti, così puoi vedere quali sono le tue offerte più popolari e quali servizi non stanno generando così tanto reddito. Con queste informazioni, puoi prendere decisioni su come aggiornare la tua offerta commerciale per rendere la tua azienda più attraente per i potenziali clienti.
Una fattura di vendita è solo un tipo di fattura che puoi generare per richiedere il pagamento da un cliente. Scopri i diversi tipi di fatture che puoi usare per essere pagato in tempo per il tuo lavoro.
Qual è lo scopo di una fattura di vendita?
Lo scopo di una fattura di vendita è quello di dettagliare i servizi che un’azienda ha fornito al suo cliente, l’importo dovuto per questi servizi e la scadenza per effettuare un pagamento. Le fatture di vendita creano un obbligo da parte del cliente di pagare l’azienda per il suo lavoro. Servono come importante documentazione di una transazione commerciale sia per l’azienda che per il cliente e fungono da base per il bilancio di un’azienda.
Come si fa una fattura di vendita?
Per fare una fattura di vendita da inviare ai clienti, dovrai seguire questi passi di fatturazione:
Includere i dettagli della tua azienda
Crea un’intestazione per la tua fattura che includa il tuo logo, se ne hai uno, la tua ragione sociale, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail.
Includere le informazioni di contatto del tuo cliente
Dopo i tuoi dettagli di contatto, elenca le informazioni di contatto del cliente. Conferma di avere i dettagli di contatto per la persona corretta all’interno dell’organizzazione: se il tuo cliente è una grande azienda, il tuo punto di contatto per la fatturazione potrebbe essere diverso dal tuo contatto commerciale quotidiano.
Assegna un numero di fattura
Ogni fattura che emetti dovrebbe avere un numero di fattura unico assegnato ad essa. In questo modo, puoi facilmente tracciare le tue fatture e fare riferimento a specifiche fatture di vendita nelle discussioni con i tuoi clienti. Se non hai un sistema di numerazione, è facile iniziare a numerare le tue fatture di vendita in modo sequenziale, iniziando con Fattura # 001, poi Fattura #002 e così via.
Elenco dei servizi forniti
Fornisci un elenco dettagliato dei servizi che hai fornito sulla tua fattura di vendita, con una breve descrizione di ogni servizio, la quantità fornita o le ore lavorate, e la tariffa per il servizio.
Includere i termini di pagamento
Definire i termini di pagamento sulla tua fattura di vendita, compresi i metodi di pagamento che accetti (cioè contanti, assegno, carta di credito, ecc.) e qualsiasi tassa di ritardo che addebiterai sulle fatture scadute.
Fornire una data di scadenza del pagamento
Elementare chiaramente il termine di pagamento sulla tua fattura di vendita. È meglio elencare una data esatta, ad esempio “Pagamento dovuto il 31 ottobre 2018” piuttosto che date di scadenza più vaghe che possono essere fraintese, ad esempio “Pagamento dovuto tra 30 giorni” o “Pagamento dovuto alla ricezione”.
Elencazione dell’importo totale dovuto
Fornire un saldo totale dovuto sulla fattura di vendita, comprese le tasse applicabili. Assicurati che queste informazioni siano chiaramente visualizzate sulla fattura in modo che i tuoi clienti possano vedere quanto devono a colpo d’occhio.
Modello di fattura di vendita
Per progettare e creare facilmente fatture di vendita per la tua azienda, puoi scaricare i modelli di fattura di vendita e personalizzarli in base alle tue esigenze. FreshBooks offre un modello di fattura di vendita facile da scaricare, disponibile nei formati PDF, Word ed Excel.
Qual è la differenza tra una fattura di vendita e un ordine di vendita?
Tutte le fatture di vendita e gli ordini di vendita sono utilizzati per scopi contabili, ma la differenza principale tra una fattura di vendita e un ordine di vendita è il loro punto di origine. Un cliente crea un ordine di vendita quando acquista beni o servizi da un’azienda. Una fattura di vendita è creata dall’azienda dopo aver fornito prodotti o servizi a un cliente, come un modo per richiedere il pagamento.