In ufficio, la tua scrivania è il centro di comando. E gli esperti hanno detto che quanto bene è organizzata può aiutare a impostare il tono e il livello di produttività al lavoro.
“I sondaggi mostrano che la persona media perde un’ora al giorno per la disorganizzazione”, ha detto Lisa Zaslow, un organizzatore professionista a New York City. “Ci vuole molto meno tempo per ottenere e rimanere organizzati. Pensate a quanto siete frenetici e stressati quando non riuscite a trovare qualcosa”.
Ecco come gli esperti suggeriscono di organizzare la tua scrivania per la massima efficienza e produttività:
Organizza bene la tua disposizione. Il tuo monitor dovrebbe essere di fronte a te, all’altezza degli occhi e a circa 17 pollici dal tuo corpo, secondo Zaslow.
Metti gli oggetti usati frequentemente, come il telefono o le provviste, sul tuo lato dominante per evitare di doverli attraversare.
Attenzione alle forniture per l’ufficio. Le forniture usate ogni giorno possono andare sulla scrivania. Gli oggetti usati un paio di volte a settimana dovrebbero andare in un cassetto sotto o a lato della scrivania.
“Alzarsi anche solo una volta al giorno per una matita o una graffetta significa spegnere il cervello da un progetto a cui si sta lavorando e si dovrà tornare indietro per ricentrarsi”, ha detto Amy Trager, un organizzatore professionista di Chicago.
È anche meglio raggruppare insieme oggetti simili. “Tutte le tue forniture per l’ufficio dovrebbero essere tenute insieme, non divise in più cassetti”, ha detto Andrew Mellen, un organizzatore professionista.
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Vacci piano con i promemoria. Quando si tratta di note adesive, la moderazione è la chiave.
Incorniciare il tuo monitor con le note non è il massimo dell’efficacia. “A quel punto hanno perso la loro utilità”, ha detto Trager. Usali per importanti promemoria a breve termine.
Non esagerare con i soprammobili personali. Mantenere l’equilibrio tra lavoro e vita privata è difficile, specialmente sulla tua scrivania. Foto di famiglia, souvenir delle vacanze e altri gingilli possono dare sensazioni positive durante la giornata di lavoro, ma troppi ricordi possono essere una distrazione.
“I nostri occhi tirano ogni singola cosa davanti a noi e il nostro cervello la elabora – anche se non ce ne rendiamo conto”, ha spiegato Zaslow. Una scrivania piena di roba significa “che c’è un sacco di lavoro e di editing per te”.
Ha raccomandato di tenere non più di tre oggetti personali su una scrivania.
Controlla la tua casella di posta. La posta elettronica è un modo comodo per comunicare, ma può anche essere una grande distrazione.
Se diventa una distrazione eccessiva, Trager raccomanda di designare certi periodi di tempo durante il giorno per controllare e rispondere alle e-mail. “Il resto del tempo è per il lavoro”.
Inoltre, non abbiate paura di disabilitare gli avvisi pop-up della nuova posta se interrompe il flusso di lavoro.
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Abbraccia lo spazio bianco. Tieni uno spazio libero di dimensioni di carta sul tuo lato dominante come spazio di lavoro designato per facilitare la revisione o la firma dei documenti.
Dai priorità al tuo flusso di lavoro. Tieni solo progetti e documenti rilevanti e attivi sulla tua scrivania.
Quando il lavoro si accumula, è facile essere sopraffatti e bloccare la produttività, quindi ecco come Trager raccomanda di raggruppare i progetti per dare priorità:
1) Importante e urgente
2) Urgente, ma non necessariamente importante
3) Importante, senza urgenza
4) Non urgente, e non importante
Ha aggiunto che i portacartelle verticali aiutano ad evitare di impilare le cartelle una sopra l’altra e di trascurare quelle non in cima.
Rivalutare frequentemente. Mantenere una scrivania organizzata richiede una manutenzione e valutazioni frequenti, quindi assicurati di fare una scansione settimanale della tua scrivania per assicurarti che tutto meriti ancora un posto nel tuo spazio di lavoro.
“La gente non lo vede nemmeno, ha un impatto, ma è de-sensibilizzata ad esso”, ha detto Mellen.