Quando si sviluppano politiche e procedure per la propria azienda, può essere molto utile esaminare prima esempi di questo tipo di documenti. Naturalmente, la vostra versione finale deve riflettere le pratiche reali della vostra azienda, ma può essere utile iniziare con un documento preesistente per l’ispirazione piuttosto che iniziare da uno schermo vuoto. Prima di implementare una nuova politica, fatela esaminare dal consulente legale della vostra azienda per la conformità con le leggi federali, statali e locali applicabili. Gli esempi qui forniti sono solo a scopo informativo e non costituiscono una consulenza legale.
Esempio di politica delle presenze
La politica delle presenze di un’azienda dovrebbe definire i termini chiave, specificare le procedure per segnalare le assenze e dettagliare le conseguenze applicabili.
Esempio di procedure del libro paga
Lo scopo di questo tipo di politica è definire il periodo di paga dell’azienda, specificare le date di pagamento e fornire dettagli sulle tasse del libro paga e come i dipendenti devono segnalare il loro tempo. È anche consigliabile includere come vengono gestiti i pignoramenti e informare i dipendenti del loro obbligo di mantenere il loro indirizzo aggiornato per scopi fiscali.
Esempio di politica di utilizzo della carta di credito
Se si rilasciano carte di credito aziendali ai dipendenti, è imperativo far firmare loro una politica che delinea le linee guida di utilizzo.
Politica del codice di abbigliamento
È una buona idea fornire una politica scritta che specifica le aspettative per l’abbigliamento sul posto di lavoro. L’esempio di politica fornito qui delinea un approccio business casual, anche se può essere adattato per soddisfare le esigenze di qualsiasi luogo di lavoro.
Politiche sul tempo libero
Se la vostra azienda offre tempo libero pagato (PTO) o una combinazione di assenze per malattia e ferie, è importante delineare chiaramente le procedure di utilizzo. Inoltre, se la vostra azienda è un datore di lavoro coperto dal Family Medical Leave Act (FMLA), dovete anche avere (e seguire) una politica FMLA scritta.
- Tempo libero retribuito: Questo esempio di politica fornisce una chiara descrizione di come il tempo libero viene guadagnato e accumulato, la quantità massima di tempo libero che può essere accumulato, come viene pagato quando qualcuno lascia l’azienda e come programmare il tempo libero.
- Congedo per malattia: Questa politica spiega chiaramente come i dipendenti guadagnano le assenze per malattia e le condizioni in cui possono essere prese. Trasmette anche i dettagli su come i dipendenti che hanno bisogno di prendere un congedo per malattia devono notificare il datore di lavoro e quali tipi di documentazione devono essere forniti.
- Vacanze: Questo documento è un esempio di politica aziendale specifica per le ferie. Fornisce dettagli sull’ammissibilità e la maturazione, così come le procedure per richiedere l’approvazione per utilizzare il tempo libero maturato secondo la politica.
- FMLA: Questa politica FMLA include informazioni relative all’ammissibilità FMLA, eventi qualificanti, certificazione e altro. Le vostre procedure di certificazione dovrebbero richiedere l’uso di moduli ufficiali FMLA disponibili attraverso il Dipartimento del Lavoro (DOL).
Politiche di sicurezza sul posto di lavoro
La sicurezza è importante in tutti gli ambienti di lavoro, anche se i requisiti delle politiche variano notevolmente in base alla natura e al livello di rischio associato al tipo di lavoro svolto.
- Sicurezza nelle costruzioni: Questo esempio è scritto per affrontare le esigenze di sicurezza specifiche dei cantieri edili.
- Sicurezza sanitaria: Esaminate le attuali politiche di sicurezza usate dalla Johns Hopkins Medicine per avere un’idea di ciò che deve essere incluso nella documentazione di un’organizzazione sanitaria.
- Sicurezza in ufficio: Mentre gli ambienti d’ufficio non sono i requisiti di lavoro più pericolosi, ci sono comunque dei rischi. Questo esempio affronta i problemi di sicurezza comuni per questo tipo di luogo di lavoro.
- Salute & Sicurezza: Gli esempi forniti dalla Infrastructure Health and Safety Association (IHSA) coprono una vasta gamma di ambienti di lavoro.
- Sicurezza della flotta di veicoli & Uso: Fornita da una compagnia assicurativa, questa ampia politica regola l’uso dei veicoli di proprietà della società.
Droghe & Politiche sull’alcool
È importante avere una politica che spieghi la posizione della vostra azienda sull’abuso di sostanze e delinei le procedure di test per droga e alcool. Il vostro fornitore di assicurazione di compensazione dei lavoratori ha probabilmente una politica standard di droga e alcool che raccomanda o richiede. In caso contrario, si può trovare uno di questi appropriato.
- Abuso di sostanze: Questa politica dettaglia le procedure per i test antidroga e alcolici pre-assunzione, basati su cause e casuali, insieme a divieti, procedure e conseguenze per le violazioni della politica.
- Posto di lavoro senza droga: Questo esempio va un po’ oltre, incorporando questioni come il comportamento fuori servizio che può avere un impatto sulla reputazione dell’azienda e l’uso di farmaci non prescritti all’individuo.
Nota: Questo è un settore che sta cambiando rapidamente per quanto riguarda i requisiti normativi. Dovreste essere consapevoli della regola OSHA approvata nel 2016 che limita i diritti dei datori di lavoro di richiedere un test antidroga generalizzato e post-incidente. È anche importante essere consapevoli che ci sono stati in cui i datori di lavoro non possono applicare politiche antidroga per i dipendenti che hanno condizioni mediche.
Politiche del personale & Procedure
È importante per qualsiasi azienda avere politiche e procedure specifiche che governano il processo di selezione dei dipendenti. Questo aiuta a garantire che i candidati siano trattati in modo equo e che l’azienda sia conforme ai requisiti EEO (Equal Employment Opportunity).
- Procedure pre-assunzione: Questo documento descrive tutti gli aspetti del processo di pre-assunzione, come le modalità di accettazione delle domande; quali informazioni i potenziali dipendenti devono fornire; come vengono condotti colloqui, controlli sul background, test antidroga e altri screening pre-assunzione; e come vengono fatte le offerte di lavoro.
- Reclutamento & Selezione: Qui troverete le procedure per cosa fare una volta che la necessità di assumere più dipendenti è stata identificata, come pubblicare i lavori (interni/esterni), esaminare i curriculum o le domande, fare colloqui, selezionare i candidati e offrire le posizioni.
- Politica di reclutamento esterno: La procedura per l’assunzione di candidati esterni non è la stessa che per le promozioni interne. Questo esempio di politica descrive un approccio per gestire questo approccio all’assunzione in modo strutturato.
- Linee guida per le interviste: Questa panoramica per i responsabili delle assunzioni da utilizzare quando si conducono le interviste copre tutti gli aspetti del processo di intervista, dal restringere i candidati in base ai compiti e alle priorità del lavoro alla pianificazione e alla conduzione delle interviste.
Politiche e procedure per le nuove assunzioni
E’ consigliabile avere un processo strutturato per le varie fasi del processo di assunzione
- Nuove assunzioni: Questo esempio di politica spiega passo dopo passo cosa dovrebbero fare le Risorse Umane e i manager per preparare l’inserimento di un nuovo assunto, così come i passi da compiere durante il periodo iniziale di impiego.
- Orientamento dei dipendenti: Questa panoramica generale descrive i tempi e le responsabilità per l’orientamento dei dipendenti. Considerate la possibilità di adattare questo esempio di orientamento dei dipendenti e la lista di controllo dei nuovi assunti come procedure specifiche.
- Procedure di mentoring per i nuovi dipendenti: Se la vostra azienda ha un programma formale di mentoring per i nuovi membri del team, può essere utile mettere insieme un documento di procedure formali che delinei le aspettative e le linee guida. Per iniziare, guardate questo esempio di community college.
Politiche sulle attrezzature tecnologiche
Una politica ben scritta descrive le regole specifiche da seguire e chi deve seguirle. Nella maggior parte dei casi, tutti i dipendenti devono seguire politiche e procedure scritte. Alcune politiche si applicano solo ai dirigenti o ai dipendenti stipendiati.
- Uso del computer: Fornita dall’Association of Corporate Counsel, questa politica di utilizzo del computer può essere utile se si sta cercando una politica abbastanza semplice che delinea le regole di base.
- Internet, e-mail e uso del computer: Se volete rivedere una politica tecnologica più complessa, questo documento della Texas Workforce Commission è un buon esempio.
- Social Media: Nel mondo degli affari moderno, è necessario avere una politica sui social media. Qualsiasi politica si adotti deve essere conforme alle linee guida del National Labor Relations Board (NLRB).
- Cellulari: Questo esempio di politica sui telefoni cellulari/smartphone offre una guida sull’uso dei telefoni cellulari personali sul posto di lavoro e sui dispositivi mobili di proprietà dell’azienda.
- Telecomunicazioni: Alcune aziende stabiliscono una politica delle telecomunicazioni separata dalle altre politiche basate sulla tecnologia. Se questo è qualcosa a cui la vostra organizzazione è interessata, considerate la possibilità di rivedere questa politica usata da un’università in California.
Benefici chiave delle politiche scritte
L’implementazione di politiche scritte ha diversi vantaggi per i datori di lavoro. Uno dei vantaggi principali è che si evita l’incoerenza. Una politica scritta dà ai manager e ai supervisori indicazioni chiare sulla gestione di specifiche situazioni di lavoro. Se un dipendente è cronicamente in ritardo, la politica ne stabilisce le conseguenze.
Naturalmente, avere politiche e procedure scritte è solo l’inizio – i supervisori devono effettivamente seguirle e farle rispettare in modo coerente. Quando i manager seguono la politica scritta, si può evitare che un manager licenzi un dipendente ritardatario e un altro manager si limiti ad avvertire il dipendente ritardatario, il che potrebbe creare un ambiente ingiusto o discriminatorio.
Mettere le politiche per iscritto permette ai dipendenti di sapere esattamente cosa devono fare per rimanere in regola. Uno dei modi migliori per usare un manuale di politiche è quello di far firmare ai nuovi dipendenti una dichiarazione che conferma che hanno letto e accettano di rispettare le politiche del manuale. Se qualcuno dovesse infrangere una delle politiche, avrete la prova che il dipendente colpevole conosceva le regole in anticipo e dovrebbe essere ritenuto responsabile delle sue azioni.
L’importanza della revisione legale
Non usate mai esempi di politiche e procedure che trovate online così come sono, perché ogni politica che adottate deve riflettere le pratiche reali della vostra azienda. Devono anche essere in conformità con tutte le leggi e i regolamenti applicabili, e ci possono essere differenze significative nei requisiti di conformità statali e locali. Dovreste sempre consultare un avvocato abilitato con esperienza specifica in materia di diritto del lavoro prima di finalizzare le politiche e le procedure, sia che si tratti di documenti singoli o combinati per formare un manuale per i dipendenti o un manuale di procedure.