“Qual è il tuo ETA?” è una domanda comune. La usiamo per sapere quando un amico arriverà al ristorante o quando un professionista della manutenzione si presenterà per riparare un elettrodomestico. Quando chiedete un ETA, state chiedendo quando il vostro amico o riparatore busserà alla vostra porta, giusto? Non esattamente.
Come imparerete in questo articolo, l’orario di arrivo stimato è in realtà molto più complicato di quanto sembri, e viene spesso usato in modo scorretto. Le aziende e i consumatori si affidano alle stime di arrivo e consegna per la pianificazione, la programmazione e molto altro, ma a volte sembra che nessuno parli la stessa lingua.
In questo articolo, semplificheremo le stime logistiche più comunemente richieste e capiremo chi dei vostri clienti ha bisogno di quale (anche se stanno usando il termine sbagliato). Inoltre, vi mostreremo come utilizzare OptimoRoute per fornire aggiornamenti degli ordini molto accurati senza quasi alcuno sforzo.
Che cos’è esattamente l’ETA (Estimated Time of Arrival)?
Nel settore della logistica, l’ETA (estimated time of arrival) indica quando un veicolo, una nave cargo o altri mezzi di trasporto arriveranno alla destinazione finale. Le stime di arrivo sono usate per dare ai clienti un’approssimazione di quando il veicolo che trasporta le loro merci arriverà alla loro posizione. L’ETA è anche usato per far sapere ai clienti a che ora possono aspettarsi un servizio professionale, come l’ora in cui un riparatore dovrebbe arrivare per riparare un condizionatore d’aria.
ETA vs ETD: differenze principali
Per la maggior parte, ETA è l’ora stimata di arrivo e ETD è l’ora stimata di partenza o il tempo stimato di consegna. L’ETA si riferisce sempre all’ora in cui un veicolo di trasporto o una nave arriverà alla sua destinazione finale, ma come mostrato sopra, l’ETD può significare una delle due cose seguenti:
- Tempo stimato di partenza, che è l’inizio del viaggio di consegna dell’ultimo miglio, quando un pacco lascerà un deposito.
- Tempo stimato di consegna, che si riferisce al punto finale in una catena logistica di approvvigionamento, o il momento in cui un prodotto viene consegnato al destinatario. Il tempo stimato di consegna è usato più frequentemente dai corrieri e dalle società di consegna di pacchetti/prodotti. È importante notare che le stime di consegna sono diverse dalle stime di arrivo. Per esempio, se un camion per le consegne arriva in un grattacielo alle 13:00, i pacchi potrebbero non essere effettivamente consegnati a certi piani o attività all’interno di quell’edificio fino alle 13:30.
Se vi siete mai imbattuti in un errore di comunicazione, grazie al doppio significato di “ETD”, non siete i soli. Ecco perché è una buona pratica scrivere il termine completo di ETD invece di usare l’acronimo quando si parla con qualcuno al di fuori della propria azienda.
La stima finale che i vostri clienti potrebbero volere è l’ECT o tempo stimato di completamento. L’ECT è tecnicamente lo stesso di un tempo stimato di consegna, ma è tipicamente usato nel settore dei servizi e non dai corrieri. L’ECT, come il tempo stimato di consegna, si riferisce al momento in cui una transazione è completata.
L’ECT è importante per i professionisti del servizio e della manutenzione, dove un appuntamento individuale può richiedere diverse ore. Per esempio, un professionista della manutenzione della piscina può avere un ETA delle 14:00 per un lavoro che si prevede durerà due ore. In questo caso, l’ECT per lo stesso lavoro sarebbe 4 pm.
Utilizzare OptimoRoute per fornire l’ETA, l’ETD e l’ECT più accurati
Il modo più semplice per calcolare le stime logistiche ed evitare qualsiasi confusione causata da ETA, ETD e ECT è utilizzare un software. Ecco come utilizzare le funzioni di live-tracking e pianificazione di OptimoRoute per calcolare tutte le stime di cui tu e il tuo cliente avete bisogno con un alto grado di accuratezza e un minimo sforzo.
Calcolare l’orario di partenza con la pianificazione anticipata
La pianificazione anticipata consiste letteralmente nel pianificare e programmare il più presto possibile (giorni, settimane o addirittura un mese prima). Gli spedizionieri possono usare la pianificazione anticipata per capire esattamente quando un nuovo ordine partirà da un magazzino o da un impianto di stoccaggio. Possono quindi condividere queste informazioni con i clienti e i team interni.
Tutto ciò che un dispatcher deve fare è caricare gli ordini da un foglio Excel o da un altro documento, inserire i vincoli del conducente (che possono essere salvati per la pianificazione futura) e cliccare su “Pianifica percorsi”. In una manciata di secondi, avrete ottimizzato i percorsi e gli orari, e sarete in grado di far sapere ai clienti esattamente quando il loro ordine lascerà il vostro magazzino o impianto di stoccaggio. Puoi anche fare aggiustamenti manuali ai percorsi in qualsiasi momento. Puoi pianificare fino a cinque settimane in anticipo e ripianificare tutte le volte che vuoi quando arrivano nuovi ordini.
Vedi i tempi di arrivo con il live tracking
Il live tracking, o tracking in tempo reale, è una funzione che permette a te (e ai tuoi clienti) di vedere dove si trova un autista lungo il suo percorso.
Il monitoraggio GPS in tempo reale elimina le congetture sull’orario di arrivo previsto per gli spedizionieri e i gestori della flotta. La visibilità in tempo reale non garantisce che i tuoi autisti non incappino nel traffico o abbiano una gomma a terra mentre sono in viaggio, ma assicura che se qualcosa va storto, gli spedizionieri lo sanno immediatamente. Il monitoraggio in tempo reale aiuta gli spedizionieri a risolvere i problemi di ritardi inevitabili e a mantenere il più alto possibile il tasso di consegne puntuali.
OptimoRoute mostra agli spedizionieri i percorsi programmati utilizzando una linea retta, con colori diversi per ogni autista. Quando un autista parte, i dispatcher vedono una scia di “briciole di pane”, o una linea tratteggiata, che indica dove si trova quell’autista in tempo reale.
OptimoRoute mostra chiaramente quando un autista dovrebbe arrivare alle prossime fermate, quanto tempo ha impiegato per completare le consegne alle fermate precedenti e se è in anticipo, in ritardo o in orario. Queste informazioni sono accessibili anche in seguito in un’analisi di facile comprensione, in modo che i responsabili delle spedizioni possano regolare i programmi o l’instradamento in futuro sulla base di dati concreti.
Mostra ai clienti quando aspettarsi una consegna con notifiche di tracciamento in tempo reale
Le notifiche di tracciamento in tempo reale di OptimoRoute sono la parte rivolta al cliente del tracciamento in tempo reale di cui abbiamo appena parlato. Il tracking in tempo reale permette ai clienti di vedere dove si trovano gli autisti lungo il loro percorso con una visualizzazione della mappa e fornisce aggiornamenti via testo o e-mail quando l’autista parte, si sta avvicinando e ha completato una consegna.
I sondaggi hanno dimostrato che l’88% dei consumatori vuole il tracking in tempo reale. Nessuno apprezza il fatto di guardare la stessa notifica “fuori per la consegna” per sei ore di fila quando si aspetta una consegna importante. La migliore stima che puoi dare ai clienti è una stima altamente accurata, e il monitoraggio in tempo reale è il più accurato possibile.
Puoi personalizzare i messaggi in OptimoRoute e poi impostarli per essere inviati automaticamente ai clienti quando un pacco o un servizio professionale è in arrivo. I vostri clienti sapranno il minuto in cui è previsto l’arrivo del loro ordine in base alle condizioni attuali, e se qualcosa cambia, saranno in grado di vederlo subito.
Monitorare facilmente il tempo stimato di completamento con il live tracking
Come abbiamo detto, il tempo stimato di completamento si riferisce al tempo previsto per la conclusione di una richiesta di servizio. Le aziende di servizi sul campo e di manutenzione possono facilmente monitorare questi tempi utilizzando il live tracking. La schermata qui sotto mostra la vista di un dispatcher sullo stato live dei professionisti del servizio. Utilizzando OptimoRoute, un dispatcher può vedere rapidamente e chiaramente chi è in orario e quali lavori richiedono più tempo del previsto.
Se un riparatore si presenta per un lavoro che si prevedeva durasse 30 minuti per scoprire che il problema è molto più grande del previsto, il dispatcher può utilizzare la ripianificazione dinamica per riassegnare il prossimo appuntamento a un altro riparatore, se necessario. Le finestre di servizio possono essere personalizzate in base al tipo di lavoro che viene eseguito e anche ai singoli dipendenti, se alcuni tendono a lavorare in modo più efficiente di altri. I responsabili delle spedizioni possono anche accedere a questi orari in una vista analitica condensata in seguito per vedere se gli orari delle finestre di servizio devono essere regolati per l’intera squadra in futuro. Le analisi aiuteranno i manager a vedere se certi tipi di riparazioni richiedono abitualmente 90 minuti invece di 60 minuti.
Inoltre, OptimoRoute ottimizza gli aggiornamenti dei clienti, in modo che i dispatcher possano concentrarsi sul mantenere la loro squadra in pista e in tempo. Dal momento che potete impostare il vostro account OptimoRoute in modo che i clienti ricevano aggiornamenti in tempo reale, il vostro spedizioniere non dovrà preoccuparsi di avvisare i clienti quando il loro tecnico è in ritardo. Tuttavia, puoi sempre fare il miglio extra figurativo e chiamarli se lo ritieni opportuno.
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Chi ha bisogno di ETA vs. ETD, e perché?
Partenza, arrivo, consegna e completamento delle stime sono tutti importanti, ma persone diverse usano queste informazioni in modi diversi. Una volta che hai capito quali clienti si affidano a quali stime, saprai come adattare le comunicazioni per soddisfare le loro esigenze specifiche.
Clienti privati
I consumatori privati vogliono semplicemente sapere quando il loro pacco arriverà alla loro porta o quando il loro professionista del servizio inizierà il lavoro. Per le aziende di servizi e riparazioni, questo è molto semplice: il cliente vuole un ETA.
Per i corrieri e i team di consegna, è un po’ più complicato. Se state consegnando beni di consumo o una pizza calda, il vostro cliente tecnicamente vuole sapere il tempo stimato di consegna per quell’ordine, ma i consumatori sono inclini a riferirsi a questo come un ETA.
Come abbiamo detto, l’ora di arrivo stimata si riferisce all’ora in cui un veicolo di consegna arriverà alla destinazione della consegna. In questo caso particolare, va bene dare l’ora di arrivo stimata invece dell’ora di consegna stimata, perché il ritardo tra un autista che entra in un vialetto e l’effettivo bussare alla porta di un cliente è una questione di minuti o addirittura secondi. L’ETA e l’ETD, in questo caso, sono essenzialmente la stessa cosa; quello che i consumatori privati vogliono sapere è quando avranno il loro acquisto in mano.
La chiave per fornire stime per i consumatori ricreativi è di essere il più accurati possibile anche prima che un acquisto sia fatto. Più della metà degli acquirenti dice di considerare le opzioni di spedizione quando naviga per i prodotti. Se offrite la spedizione in due giorni, dovete essere in grado di mantenere la vostra promessa; altrimenti, è probabile che perderete quel cliente e otterrete una cattiva recensione (che potrebbe farvi perdere altri affari).
Una volta che un ordine lascia il vostro magazzino, negozio o ristorante, è possibile utilizzare OptimoRoute per dare ai clienti la visibilità in tempo reale, in modo che sappiano il minuto in cui il loro pacchetto arriverà.
Clienti commerciali
I clienti commerciali dei servizi di corriere e trasporto probabilmente vogliono sia un ETA che un orario stimato di partenza per i pacchetti. Questo è particolarmente vero se state inviando prodotti a livello internazionale o su una lunga distanza. I clienti commerciali capiscono che le spedizioni possono essere trattenute durante il passaggio alla dogana o possono affrontare battute d’arresto dovute al tempo, quindi usano gli orari di partenza per isolare dove si trova un pacco quando il monitoraggio in tempo reale non è disponibile.
I clienti commerciali sono spesso alle prese con un gran numero di ordini in entrata e in uscita. Più informazioni puoi dare agli acquirenti commerciali, meglio possono pianificare lo spazio del magazzino, programmare i dipendenti e mantenere le loro operazioni senza intoppi.
Se gestisci un’attività di servizio o riparazione, come un’azienda di manutenzione HVAC che serve edifici per uffici, i tuoi clienti vorranno sicuramente un ETA e potrebbero anche chiedere un ECT. A seconda del tipo di spazio commerciale in cui lavora il vostro cliente, potrebbe essere necessario programmare un dipendente che vi accompagni attraverso varie parti dell’edificio. È una buona pratica dare ai clienti commerciali una stima di quanto tempo un lavoro richiederà e quando sarete in grado di iniziare quel servizio.
Spedizionieri
Gli spedizionieri non hanno bisogno di stime – hanno bisogno di visibilità in tempo reale. I dispatcher sono la persona di riferimento per gli autisti e i professionisti del servizio sul campo, e quando uno di loro incontra un blocco stradale o rimane bloccato in una consegna, è compito del dispatcher ripianificare. È quasi impossibile per i dispatcher fare il loro lavoro in modo efficace se non possono vedere dove si trova ogni membro della loro squadra sul campo. Questo è parte di ciò che rende OptimoRoute uno strumento così prezioso per le aziende di logistica: offre agli operatori chiarezza in situazioni sempre mutevoli.
È importante notare che mentre gli operatori hanno bisogno di una localizzazione molto accurata per i loro scopi, possono anche aver bisogno degli ETA, ETD e ECT forniti ai clienti. Alcuni spedizionieri sono almeno in parte responsabili dell’aggiornamento dei clienti sulle modifiche dell’ETA, quindi hanno bisogno di sapere quali informazioni sono state fornite a ciascun cliente.
Fornire una migliore esperienza al cliente con OptimoRoute
Hai probabilmente sentito la frase “sapere è potere”, e quando si tratta di logistica, sapere esattamente dove sono i tuoi autisti e i tuoi pacchi ti dà il potere di fornire un’esperienza al cliente superiore. Ottieni la conoscenza di cui hai bisogno con il live tracking di OptimoRoute, l’analisi avanzata e le informazioni sui conducenti. Offriamo prezzi competitivi e 30 giorni di prova gratuita, così puoi iniziare oggi stesso.