Fare affari come (DBA): Che cos’è e perché è necessario?

Avviare un’attività

Un’azienda usa un doing business as (DBA) quando il nome con cui opera è diverso dal suo nome legale, registrato.

Nella vita e negli affari, le cose non sono sempre come sembrano. E questo va bene. Alcune persone cambiano i loro nomi per ragioni personali o professionali. Un secondo nome, un nome abbreviato o un soprannome potrebbe sembrare più naturale e appropriato. Non c’è niente di male nell’avere un nome che tutti conoscono, e un nome che appartiene al certificato di nascita e al passaporto.

La versione commerciale di questo si chiama doing business as (DBA).

In questo articolo, li spezzeremo per voi così potrete decidere se un DBA è giusto per voi. Vi diremo anche come depositare un DBA in modo da essere chiari su come funziona e quali responsabilità avete.

Cosa è esattamente il Doing Business As?

Negli Stati Uniti, un DBA permette al pubblico di sapere chi è il vero proprietario di un business. Il DBA è anche chiamato un nome commerciale fittizio o nome commerciale presunto. Ha avuto le sue origini come una forma di protezione del consumatore, così i proprietari di affari disonesti non potevano cercare di evitare problemi legali operando sotto un nome diverso.

Quando qualcuno archivia un DBA, è normalmente diffuso in qualche tipo di giornale (forse avete notato tutte quelle voci “nome commerciale fittizio” negli annunci locali). Permette alla comunità di sapere esattamente chi c’è dietro un business.

Perché una piccola impresa avrebbe bisogno di un nome DBA?

In generale, ci sono due ragioni per cui un business negli Stati Uniti avrebbe bisogno di ottenere un DBA:

Per titolari unici

Se state operando il vostro business come titolare unico, avrete bisogno di presentare un DBA se il vostro business ha un nome diverso dal vostro nome. Per esempio, se Gordon Flanders volesse chiamare il suo negozio di giardinaggio Green Thumbs McGee’s, avrebbe bisogno di depositare un DBA.

In alcuni casi, non avete bisogno di un DBA se la vostra ragione sociale è una combinazione del vostro nome e una descrizione del vostro prodotto o servizio. Nel caso di Gordon, se la sua attività si chiamasse Gordon Flanders’s Gardening Services, non avrebbe bisogno di un DBA. Ma, se è solo il suo nome, (cioè, Gordon’s Gardening Service), allora un DBA è richiesto perché non è il suo nome legale completo.

Se non siete sicuri se avete bisogno o meno di presentare un DBA, contattate l’ufficio del vostro comune (città o contea) e chiedete loro se è necessario.

Per le corporazioni e le società a responsabilità limitata (LLCs)

Un rapido aggiornamento su ciò che costituisce una società e LLC:

Quando incorporate il vostro business, state creando un’entità legale che è separata da voi. Questo significa che sarete assolti da qualsiasi responsabilità personale associata al vostro business.

Una LLC è un ibrido tra una società e una ditta individuale. Come una società, i proprietari di una LLC non saranno ritenuti personalmente responsabili per le passività, ma la società non vivrà se un proprietario muore o l’azienda dichiara bancarotta.

Se hai presentato la domanda per diventare una società o LLC, hai già registrato la tua ragione sociale e non hai bisogno di un DBA. Tuttavia, sarà necessario ottenere un DBA se si prevede di condurre affari utilizzando un nome che è diverso dal nome depositato con il vostro LLC / documentazione societaria.

Per esempio, se Gordon ha incorporato la sua attività come Green Thumbs McGee’s Gardening Centre, la sua attività avrebbe bisogno di file un DBA al fine di operare anche sotto “SpringFlowersGardening.com” o “Spring Flowers ‘R’ Us”. Allo stesso modo, se ha aperto un altro negozio di giardinaggio, avrebbe bisogno di un DBA per “Spring Flowers Garden Shop.”

In breve, avete bisogno di un DBA per operare con qualsiasi tipo di variazione sul vostro nome originale.

Perché un Doing Business As può essere una buona strategia di business

Segnalare un DBA sembra un sacco di scartoffie estranee, ma ci sono in realtà importanti ragioni per ottenere i vostri DBA in ordine:

1. E’ il modo più semplice per registrare il vostro nome

Se siete una ditta individuale, presentare un DBA è il modo più semplice e meno costoso per usare un nome commerciale. Puoi creare un’identità professionale separata senza dover formare una LLC o una corporation.

2. Puoi gestire più business

Per le LLC o corporations, un DBA ti permetterà di gestire più di un business senza dover formare una LLC o corporation separata per ognuno di essi.

Diciamo che Gordon vuole entrare nel design del paesaggio, contrattazione, manutenzione degli alberi e rimozione della neve. Può creare una società con un nome relativamente generico e usare un DBA per ogni singolo business. I suoi sub-DBA potrebbero includere “Green Thumbs McGee’s Landscape Design”, “Green Thumbs McGee’s Tree Maintenance”, ecc. Questo ridurrà le sue scartoffie e le spese quando gestisce più progetti.

3. Le DBA mantengono il tuo business conforme

Se il tuo business è una LLC o una società, si gode di alcune protezioni legali. Tuttavia, queste protezioni possono essere invalidate se stai operando sotto un nome diverso e non hai archiviato un DBA. Per esempio, Gordon può aver incorporato Green Thumbs McGee’s, ma se ha firmato un contratto con un cliente semplicemente sotto Green Thumbs (o qualche altra variazione), quel contratto potrebbe non reggere in tribunale.

4. Non vuoi operare un business sotto il tuo nome

Molti imprenditori individuali preferiscono la semplicità di iniziare un business sotto il loro nome personale. Ma altri vogliono un po’ di privacy e separazione tra loro e la loro attività. Presentare un DBA con un nome diverso significa che non dovrete avere il vostro nome personale sul registro pubblico ogni volta che la vostra azienda viene menzionata.

5. Vuoi un nome aziendale creativo o distintivo

Gordon Flanders è un nome perfettamente buono, ma Green Thumbs McGee’s evoca una vivida immagine di verde e industria. Molte aziende danno alle loro attività un nome che corrisponde al prodotto o al servizio che forniscono.

Chi può biasimare Elon Musk per aver dato alla sua attività il nome dell’ingegnere pioniere Nikola Tesla, o Sara Blakely per il nome intelligente e stranamente evocativo di Spanx? Ma se avessero iniziato con “Elon’s Electric Cars” o “Constricting Underwear for Women”, avrebbero potuto usare un DBA per continuare a gestire i loro affari originali con i loro nomi nuovi e migliorati.

6. La tua banca ti chiede un DBA per aprire un conto aziendale

Molte banche richiedono alle imprese individuali e alle società di persone di avere un DBA prima di aprire un conto bancario aziendale. Molte banche chiedono di vedere l’archiviazione DBA o il certificato del nome assunto come prova della registrazione del nome.

7. Volete catturare un mercato diverso con un nuovo nome di dominio

Le vendite online possono essere enormi per qualsiasi azienda. Piuttosto che cercare di fare un sito web che sia tutto per tutti, potete segmentare il vostro mercato online depositando DBA per diversi sottoinsiemi di prodotti o servizi.

In questo modo, potete creare siti web separati specificamente rivolti a clienti con diverse esigenze, (ad esempio, LandscapingTools.com, SnowRemoval.com). Potete avere tutti i nomi fittizi che volete (entro certi limiti) sotto un unico tetto commerciale.

8. Per rivendicare il vostro nome commerciale

Quando depositate un DBA, state anche annunciando il nome che avete scelto al mondo, mettendolo nel registro pubblico. In alcuni stati, un deposito DBA non impedisce ad un altro business di registrare lo stesso nome, ma vale la pena controllare se questo è il caso nel vostro stato. Potrebbe salvare un sacco di problemi più tardi.

Non sei ancora sicuro se fare affari come è giusto per te?

Se ti stai chiedendo se un DBA è vantaggioso per il tuo business, consulta un avvocato che può aiutarti a camminare attraverso i possibili benefici.

Il dentro e fuori della registrazione di un DBA

Le regole, requisiti, forme e tasse associate con la registrazione di un DBA sono diverse in ogni stato e contea. L’U.S. SBA fornisce un grafico che dettaglia le archiviazioni DBA stato per stato. In alcuni stati, le imprese individuali e le associazioni generali archiviano in un ufficio mentre le corporazioni, LLCs, e altre entità statutarie archiviano in un altro. Anche le forme DBA possono differire. Anche il tempo necessario per elaborare un DBA varia. È meglio imparare come il vostro stato o contea opera.

Qui ci sono alcune informazioni aggiuntive sul deposito di un DBA:

Buona posizione

Se siete incorporati o avete una LLC, vi può essere richiesta la prova che il vostro business è in buona posizione. È possibile richiedere un certificato di buona posizione dal segretario di stato. Ci sono diverse aziende che prepareranno e archivieranno i moduli necessari per voi. (Google “Certificate of Good Standing” restringerà la lista.)

Non puoi usare Inc. o Corp.

Ricorda che non puoi aggiungere Inc. o Corp. alla fine del tuo DBA (es., Green Thumbs McGee’s, Inc.) se il tuo business non è incorporato. Lo stesso vale per una LLC.

Annunciando il tuo DBA

Ti potrebbe essere chiesto dal tuo stato o contea di annunciare il tuo DBA mettendo un annuncio in un giornale locale in modo che il pubblico possa essere messo a conoscenza del tuo deposito.

Pagamento e metodi di deposito variano

I metodi di pagamento e deposito per DBA variano da stato/contea. Alcuni permettono di pagare con debito o credito; altri richiedono un vaglia o un assegno circolare. L’archiviazione può essere effettuata online in alcuni stati mentre altri vogliono che tu spedisca i documenti notarili ai loro uffici. Controlla con l’ufficio del tuo stato/contea per essere sicuro.

Considera l’applicazione di un numero di identificazione del datore di lavoro

Per evitare di usare il tuo numero di sicurezza sociale per identificare il tuo business, considera l’applicazione di un numero di identificazione del datore di lavoro. Questo aiuta a mantenere le vostre questioni personali e aziendali separate.

I DBA devono essere rinnovati

In molti stati, una registrazione DBA deve essere rinnovata ogni cinque anni circa. Prendi nota per il rinnovo prima che scada in modo da poter continuare ad operare legalmente il tuo DBA.

I cambiamenti che fai possono influenzare il tuo DBA

Se le informazioni nella tua registrazione DBA cambiano (es, ti incorpori o diventi una LLC, trasferisci la tua attività o nomini un nuovo partner, ufficiale o membro), potresti aver bisogno di rivedere il tuo DBA. Alcuni stati richiedono alle aziende di presentare un emendamento. Altri richiedono una nuova registrazione. Assicuratevi di mantenere il vostro DBA aggiornato.

Pensateci due volte a saltare il passo DBA

Se tutto questo sembra una seccatura, e volete andare avanti e usare un nome fittizio senza registrazione, ripensateci. È illegale operare un business sotto un nome assunto non registrato. Alcuni stati impongono pene severe per la mancata registrazione di un nome DBA, compreso quello civile e penale.

Un modo per rendere il processo di deposito DBA più facile è quello di assumere un servizio di deposito di documenti legali per assicurarsi di seguire perfettamente i requisiti della contea e dello stato. Qualunque metodo scegliate, non sarete in grado di iniziare ad usare il vostro DBA fino a quando non riceverete un certificato di nome fittizio.

Pensieri finali su DBA

Il vostro nome di affari è più di un semplice nome. Un DBA può essere una parte potente della vostra strategia aziendale.

Considerate i modi in cui un nome fittizio può aiutarvi a costruire, ramificare, o anche semplificare il modo in cui operate. Potete scegliere di consultare un avvocato o un consulente aziendale per aiutarvi a fare un brainstorming dei vantaggi di un DBA. E assicurati che siano archiviati e rinnovati correttamente.

Felice denominazione!

Questo post è stato aggiornato nel novembre 2020.