L’esecuzione di successo di qualsiasi progetto inizia sempre con un eccellente incontro di kickoff del progetto. Questo non vuol dire che le riunioni di kickoff siano un fattore determinante per il successo di ogni progetto, ma certamente è molto importante per anticipare e preparare qualsiasi ostacolo che potrebbe presentarsi lungo la strada.
Come project manager, vorrete quindi assicurarvi di essere ben preparati per questo, perché stabilirà il tempo per il resto del progetto.
Cos’è un kickoff meeting?
Un kickoff meeting è come un primo appuntamento, in cui entrambe le parti imparano a conoscersi meglio; le loro preferenze e antipatie, i loro sogni e obiettivi di vita, ecc. In questo caso, significa semplicemente l’incontro iniziale di tutti gli stakeholder del progetto per discutere la strategia del progetto.
Questo potrebbe significare un incontro tra il top level management, il cliente e il project manager o potrebbe significare un incontro tra un project manager e i membri del team di progetto.
Chi partecipa alla riunione dipende in gran parte dalle dimensioni del progetto, ma in ogni caso, è un classico strumento di project management che assicura che tutte le parti coinvolte nell’esecuzione della proiezione, si riuniscano per discutere la strategia, ottenere l’autorizzazione per certe aree e in generale avere un’idea approfondita di ciò che il progetto comporterebbe. Questa riunione indica formalmente l’inizio del progetto.
Le riunioni di avvio per la gestione del progetto sono pertinenti per diversi motivi:
- Fissano il tempo del progetto.
- Determinano quanto motivati e impegnati saranno i membri del progetto per il successo dell’esecuzione del progetto.
- Aiutano ad anticipare gli ostacoli futuri.
- E’ qui che i membri della squadra comprendono pienamente i loro ruoli individuali nel progetto.
- Assicura che non ci siano comunicazioni errate tra le parti e che tutte le ambiguità siano eliminate.
Per condurre con successo un kickoff meeting, è necessario un piano di kickoff; questo aiuta qualsiasi project manager a rimanere organizzato, sostanzia la leadership di un project manager e favorisce l’integrazione dei membri nei loro ruoli individuali. Di seguito, ci sono alcuni consigli per aiutare i project manager a progettare un solido piano di kickoff che successivamente assicurerà un grande kickoff meeting.
1. Impostare l’agenda
Questa parte di solito copre aree come: introduzioni generali, qual è lo scopo o la visione del progetto, obiettivi e deliverable, il piano del progetto, fattori chiave di successo, strumenti di collaborazione che verrebbero impiegati, assegnazioni dei ruoli e chiarimenti, frequenza delle riunioni di stato e una sessione di domande e risposte. Questo dovrebbe essere in un formato stampato e distribuito ad ogni partecipante prima dell’inizio della riunione per assicurare che tutti siano sempre sulla stessa pagina.
2. Inizio della riunione
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A questo punto, il project manager dovrebbe prendere in mano la riunione dando il benvenuto a tutti i partecipanti. Questo dovrebbe essere seguito da un giro di auto-introduzioni dopo di che, il project manager dovrebbe dare una breve spiegazione dell’ordine del giorno. Questo sarà seguito da una definizione del progetto, evidenziando gli obiettivi e i deliverable, l’introduzione dei singoli ruoli del progetto e la spiegazione del perché questi ruoli sono stati creati.
3. Visioning e analisi del progetto
In questa fase, si dovrebbe discutere la premessa del progetto; questo è importante in una riunione di kickoff del progetto perché stabilisce l’importanza del progetto. Qui, il project manager dovrebbe discutere gli obiettivi e i deliverable, esaminare i singoli compiti e accertarsi che siano effettivamente fattibili, discutere le linee temporali del progetto, analizzare i vincoli, discutere i requisiti del progetto. In tutto questo, è importante chiarire a tutti che questa è più o meno una prima bozza del piano del progetto e che le successive modifiche saranno responsabilità di tutti coloro che sono coinvolti nel progetto.
4. Stabilire gli standard del progetto
In questa sezione è importante stabilire gli standard di ciò che effettivamente costituisce un compito finito, ribadire l’importanza del lavoro di squadra, decidere le linee guida per il reporting dei compiti e concordare la frequenza di presentazione dei report e delle riunioni di aggiornamento dello stato. Questa sezione potrebbe anche includere politiche e procedure per la protezione delle informazioni.
5. Stabilire gli standard di comunicazione
L’importanza della comunicazione non può essere trascurata se un progetto deve essere portato avanti con successo. La riunione di kickoff dovrebbe stabilire degli standard per tutti gli aspetti della comunicazione del progetto. Questo dovrebbe includere le procedure per i canali di comunicazione orizzontali e verticali, l’ubicazione dei file e i canali di distribuzione delle informazioni, i verbali delle riunioni, la lista documentata dei contatti e una lista di problemi.
6. Sessione di domande e risposte
Verso la fine della riunione di kickoff, volete fornire opportunità per domande e risposte. Incoraggiate le persone a farlo perché aiuta a chiarire qualsiasi questione che non era chiara durante la vostra presentazione, assicurandovi che tutti siano sulla stessa pagina.
7. Il riassunto
Finalmente, volete passare attraverso tutto ciò che è stato discusso evidenziando tutte le questioni importanti che sono state portate alla discussione. Confermate che tutte le nuove questioni sollevate hanno dei piani d’azione ben definiti e poi confermate che tutti sono d’accordo sull’ora, la data e il luogo del prossimo incontro.
Cercate di mantenere l’intero kickoff meeting il più breve ma eccitante possibile. Un kickoff meeting noioso potrebbe non riuscire a suscitare la partecipazione attiva e l’impegno dei membri del team. I project manager hanno quindi la responsabilità di assicurare che la riunione di kickoff del progetto sia vivace, breve ma d’impatto.
Vuoi assicurarti che i membri del team siano sufficientemente motivati a svolgere in modo eccellente i ruoli loro assegnati.
Hai qualche consiglio o suggerimento da riunioni di kickoff del progetto di successo? Fatecelo sapere; ci piacerebbe sentire la vostra esperienza!