Ogni azienda con dipendenti deve affrontare le tasse sui salari. È il ruolo del datore di lavoro capire come funziona il libro paga e trattenere le tasse applicabili prima di fornire le buste paga. Ma come sa chiunque abbia compilato le tasse, i codici fiscali federali del governo degli Stati Uniti sono tutt’altro che semplici.
Per coloro che hanno la responsabilità di gestire i libri paga, ecco una guida per aiutarvi a comprendere il concetto di salario federale imponibile. Questo è la chiave per capire i tipi di reddito che sono tassati e per essere in grado di riportare i salari imponibili di un dipendente sul modulo W-2, che può avere un impatto sulla deduzione del reddito aziendale qualificato (QBI) della vostra azienda.
Panoramica: Cosa sono i salari imponibili?
Tutto il reddito guadagnato da un individuo è soggetto a tassazione da parte del governo. Questo include i guadagni sotto forma di paga oraria, salari straordinari, uno stipendio, commissioni, bonus, e anche le mance e il trattamento di fine rapporto.
La parte dei guadagni di un dipendente che sono soggetti a tassazione sono chiamati salari imponibili. Non importa se stiamo parlando di un dipendente esente o non esente. Tuttavia, la fregatura è che non tutto il reddito guadagnato è tassabile. Ecco perché il modulo W-2 ha una casella separata per riportare i salari tassabili.
L’ammontare dei salari da tassare si basa sul reddito totale guadagnato meno certe deduzioni permesse dal codice fiscale dell’Internal Revenue Service (IRS) come delineato nella pubblicazione 15 dell’IRS, la guida fiscale del datore di lavoro.
Esempi di queste deduzioni pre-tasse sono i contributi a un piano pensionistico 401(k) così come l’assicurazione sanitaria e altri pagamenti per benefici sotto quello che è indicato come un piano mensa della Sezione 125. Si noti che queste deduzioni contribuiscono a ridurre l’importo dell’imposta federale sul reddito (FIT) trattenuta, ma non tutte si applicano alle imposte sulla sicurezza sociale e Medicare.
Una volta che le deduzioni sono sottratte, il reddito rimanente è quello che viene definito salario imponibile. Questo è l’importo utilizzato dal governo federale per determinare la quantità di FIT trattenuta. Ulteriori tasse sono anche dedotte in base alle regole fiscali a livello statale e locale.
Il salario imponibile è lo stesso del salario lordo?
L’IRS usa termini separati per distinguere tra il reddito totale guadagnato e l’importo soggetto a tassazione. Questa è la differenza tra i salari lordi e i salari tassabili.
L’ammontare del reddito guadagnato prima delle deduzioni fiscali è indicato come salario lordo, reddito lordo, o paga lorda. Non è la stessa cosa del reddito ante imposte, che si applica alle aziende, non ai singoli lavoratori.
Dopo che tutte le deduzioni qualificate sono sottratte dal salario lordo, il resto è l’importo del salario imponibile. Se un impiegato non ha detrazioni, allora il salario lordo equivale all’importo del salario imponibile.
Come calcolare il salario imponibile
Perché il salario imponibile FIT può essere difficile da calcolare, seguiamo il processo in dettaglio.
Salario lordo
Il salario lordo è il punto di partenza dal quale l’IRS calcola la responsabilità fiscale di un individuo. L’importo totale di denaro pagato a un dipendente equivale al suo salario lordo, quindi aggiungi tutti i pagamenti come lo stipendio e gli straordinari, nonché i rimborsi per voci come le tasse scolastiche e le spese aziendali. Questo importo deve essere riportato all’IRS anche se alcuni importi saranno dedotti nel passo successivo.
Salari non imponibili
Alcuni pagamenti del datore di lavoro sono contrassegnati come reddito non imponibile. Questi sono dedotti dal salario lordo per arrivare al totale del salario imponibile. Esempi sono il rimborso per il chilometraggio, certi rimborsi per le spese aziendali e l’assistenza educativa. Molti di questi hanno anche un limite all’importo che è considerato non tassabile.
Detrazioni
Ora è il momento di rimuovere le deduzioni pre-tasse dal salario lordo. Sottrarre i contributi dei dipendenti a programmi di pensionamento qualificati, conti di spesa flessibile (FSA), assicurazione sanitaria per le piccole imprese, e altri contributi pre-tasse.
Per molti dipendenti, questo è il punto in cui siamo arrivati al loro salario imponibile. Tuttavia, se un datore di lavoro ha fornito altri benefici tassabili, allora passiamo al passo successivo.
Fringe benefits forniti dal datore di lavoro
Alcuni datori di lavoro forniscono anche benefici che sono considerati tassabili, e vengono aggiunti all’importo del reddito. Per esempio, se sono stati forniti pagamenti per spese di trasloco, quell’importo verrebbe aggiunto al salario imponibile per calcolare l’importo finale dell’imposta. Un altro esempio è l’uso di un’auto aziendale.
Salario totale imponibile
Dopo che tutte le aggiunte e deduzioni al salario lordo sono state calcolate, ora abbiamo l’importo utilizzato per determinare l’obbligo fiscale, il salario imponibile del dipendente. L’importo effettivo delle tasse prelevate dalla busta paga di un dipendente dipende anche dal suo stato di registrazione (single o sposato) e dal numero di indennità, che sono entrambi riportati sul W-4 del dipendente.
Questa è la formula per calcolare il salario imponibile:
(Salario lordo) – (Salario non imponibile) – (Deduzioni pre-tasse) + (Benefici imponibili) = Salario imponibile
I migliori strumenti software per il libro paga che calcolano il salario imponibile per te
Come puoi vedere, le regole della tassa federale sono complesse. Aggiungete le regole a livello statale e locale e il fatto che la situazione fiscale di ogni dipendente è diversa, e può essere un incubo cercare di determinare quante tasse trattenere per ogni dipendente.
Ecco perché il software del libro paga è un must per ogni azienda con dipendenti. Ecco alcuni dei migliori.
OnPay
OnPay payroll software offre un eccellente equilibrio tra caratteristiche robuste e un costo ragionevole. Non solo gestirà le vostre tasse sul libro paga, compresi i moduli W2 e 1099 di fine anno, ma offre una pletora di capacità.
Alcune delle sue caratteristiche includono il libro paga multistatale se i dipendenti hanno sede in più di uno stato, opzioni di deposito diretto o assegno cartaceo, amministrazione dei benefici sanitari e strumenti HR come le lettere di offerta per i dipendenti. È un’opzione completa per le piccole imprese.
OnPay rende molti compiti del libro paga, come l’impostazione delle ritenute statali, facili da implementare.
Patriot Payroll
Le piccole imprese che sono alle prime armi con il libro paga e cercano la facilità d’uso dovrebbero considerare Patriot Payroll. Il software è disponibile in due versioni, base e servizio completo, con quest’ultimo che offre l’archiviazione e il deposito delle tasse sul libro paga.
Una delle sue caratteristiche chiave è che Patriot Payroll gestisce tutta la configurazione iniziale, che include l’inserimento di dati storici completi per i dipendenti. Automatizza anche l’intero processo del libro paga, e offre moduli aggiuntivi che aiutano a gestire i cartellini di presenza, le presenze e i componenti HR come il manuale aziendale e le informazioni sui benefici. Il software copre le basi molto bene, anche se non ha molte campane e fischietti, come l’opzione per pagare gli appaltatori.
Patriot Payroll offre un solido set di funzioni come la gestione del tempo libero dei dipendenti.
RUN Powered by ADP
ADP è una potenza nel campo del libro paga, quindi vale la pena guardare il suo software per il libro paga progettato per le piccole imprese fino a 49 dipendenti. Chiamato RUN Powered by ADP, lo strumento offre una suite completa di funzionalità.
Copre le basi della compilazione e del pagamento delle tasse sul libro paga, e include anche l’inserimento di nuovi dipendenti, strumenti HR e componenti aggiuntivi come i servizi di pensionamento 401(k). Il software è sul lato costoso, ma c’è da aspettarselo dato il riconoscimento del nome del marchio ADP e la portata delle caratteristiche del software.
RUN Powered by ADP’s dashboard è facile da navigare e offre una serie di funzioni ricche. Questi lavoratori a contratto sono personale temporaneo che lavora in modo indipendente, e poiché non sono dipendenti a tempo pieno, spetta a loro gestire le proprie tasse.
Inoltre, alcuni tipi di tasse hanno una base salariale imponibile. Questo significa che c’è un limite a quanto un individuo può essere tassato per certe tasse. Un esempio di una tassa che limita l’importo prelevato dalla paga di un dipendente è la tassa di sicurezza sociale.
Per maggiore aiuto, si può cercare online un calcolatore di salario imponibile federale, che aiuta a calcolare il salario imponibile. Tuttavia, a seconda del numero di dipendenti nell’azienda, di solito è meglio parlare con un commercialista per preparare le tasse aziendali, e investire in un software per il libro paga per lasciare che la tecnologia faccia il lavoro pesante mentre voi vi occupate di guidare il successo della vostra azienda.