Cosa sono le spese di viaggio?
Le spese di viaggio sono costi associati ai viaggi allo scopo di condurre attività legate al business. Le spese di viaggio ragionevoli possono generalmente essere dedotte dall’azienda quando i dipendenti sostengono costi mentre viaggiano lontano da casa specificamente per scopi di lavoro. Questi scopi aziendali possono includere conferenze o riunioni.
Mentre molte spese di viaggio possono essere dedotte, quelle che sono irragionevoli, sontuose o stravaganti in natura, o quelle che sono per scopi personali, sono escluse. L’Internal Revenue Service (IRS) considera i dipendenti in viaggio lontano da casa se i loro obblighi di lavoro richiedono loro di essere lontani dal loro “domicilio fiscale” (l’area generale dove si trova il loro principale luogo di lavoro) sostanzialmente più a lungo di un giorno di lavoro ordinario, e hanno bisogno di dormire o riposare per soddisfare le esigenze del loro lavoro mentre sono lontani.
Punti chiave
- Le spese di viaggio sono costi associati al viaggio allo scopo di condurre attività legate al business.
- Solo le spese di viaggio ordinarie e necessarie sono deducibili; le spese che non sono ordinarie e necessarie, o sono irragionevoli, sontuose o stravaganti, così come le spese di viaggio per scopi personali, non sono deducibili
- L’IRS considera i dipendenti in viaggio fuori casa se i loro obblighi di lavoro richiedono di essere lontani dal loro “domicilio fiscale” sostanzialmente più a lungo di un giorno di lavoro ordinario.
- Esempi di spese di viaggio includono biglietto aereo e alloggio, servizi di trasporto, costo dei pasti e mance, uso di dispositivi di comunicazione.
- Le spese di viaggio sostenute durante un incarico di lavoro a tempo indeterminato, che dura più di un anno secondo l’IRS, non sono deducibili a fini fiscali.
Capire le spese di viaggio
Documenti ben organizzati – come ricevute, assegni annullati e altri documenti che supportano una deduzione – possono aiutare gli individui a farsi rimborsare dal loro datore di lavoro e aiutare le aziende a preparare le dichiarazioni dei redditi e rispondere alle domande dell’IRS. Esempi di spese di viaggio possono includere:
- Il biglietto aereo e l’alloggio per lo scopo esplicito di condurre affari lontano da casa
- Servizi di trasporto come taxi, autobus o treni per l’aeroporto o per la destinazione del viaggio
- Il costo dei pasti e delle mance, il servizio di lavaggio a secco dei vestiti, e il costo delle chiamate di lavoro durante i viaggi d’affari fuori casa
- Il costo del noleggio di computer e altri dispositivi di comunicazione durante il viaggio d’affari
Le spese di viaggio non includono le normali spese di pendolarismo.
Tipi di spese di viaggio
L’uso del proprio veicolo personale in concomitanza con un viaggio di lavoro, compreso il chilometraggio effettivo, i pedaggi e le spese di parcheggio, può essere incluso come spesa di viaggio. Per esempio, se nel corso di un viaggio d’affari, un viaggiatore visita un membro della famiglia o un conoscente, il costo della guida dall’hotel per visitarli non si qualificherebbe per le deduzioni delle spese di viaggio.
Le spese di viaggio sostenute durante un incarico di lavoro a tempo indeterminato che dura più di un anno non sono deducibili ai fini fiscali. L’IRS permette ad altri tipi di spese ordinarie e necessarie di essere trattate come relative a viaggi d’affari ai fini della deduzione. Tali spese possono includere il trasporto da e per un pranzo di lavoro, l’assunzione di uno stenografo pubblico, il pagamento delle spese di noleggio di computer relative al viaggio, e la spedizione di bagagli e materiali di esposizione usati per le presentazioni di lavoro. Le spese di viaggio possono anche includere il funzionamento e la manutenzione di un rimorchio di casa come parte del viaggio d’affari.