La comunicazione sul posto di lavoro ha progredito dinamicamente con i recenti cambiamenti nella tecnologia, portando a nuovi standard di contatto con coloro con cui si lavora. Di conseguenza, ci sono una manciata di modi per migliorare le tue capacità di comunicazione che riguardano la tua vita professionale.
Contenuto di qualità
Il contenuto dei messaggi che stai cercando di trasmettere è il punto di partenza della comunicazione efficace. È imperativo assicurarsi che ciò che si sta comunicando sia chiaro e che le informazioni siano accurate. Sia che stiate inviando un’e-mail di massa a tutti i vostri dipendenti o semplicemente avendo una conversazione informale alla fontana d’acqua, è importante sapere che tipo di informazioni dovreste comunicare per avere successo in questo settore. Per le conversazioni informali, evitate argomenti controversi e questioni troppo personali, poiché la discussione di argomenti che suscitano emozioni o pettegolezzi può talvolta portare alla perdita di credibilità professionale.
Modelli moderni
Al di là del contenuto delle informazioni che presentate, è essenziale concentrarsi sui metodi che state usando per comunicare. In alcuni casi, è necessario concentrarsi sul linguaggio del corpo e sui mezzi di interazione quando si è il comunicatore. Altre volte, è più vitale concentrare la vostra attenzione su come rispondete quando i colleghi comunicano con voi.
Comunicazione non verbale
La comunicazione non verbale può essere qualsiasi cosa, dal linguaggio del corpo al tono della voce. Per la comunicazione non verbale, dovresti apparire sicuro di te quando fai delle presentazioni o incontri i tuoi superiori. Per esempio, una buona postura e il mantenimento del contatto visivo sono caratteristiche eccellenti che ritraggono la fiducia. Oltre a questo, dovresti anche mantenere un tono di voce moderato, facendo attenzione a non annoiare chi ti ascolta con un discorso monotono.
Canali di comunicazione
Un canale di comunicazione è un mezzo con cui articolare il messaggio che vuoi comunicare. Questi includono messaggi elettronici, messaggi scritti e contatti faccia a faccia. Quando è possibile, è meglio usare il contatto faccia a faccia con i tuoi colleghi perché questo costruisce la fiducia e lascia meno spazio all’errore su come il tuo messaggio sarà ricevuto. D’altra parte, comunicare con un gran numero di persone su argomenti semplici può essere un grande uso della posta elettronica, in quanto è più efficiente che incontrarsi con ogni dipendente individualmente.
Ricezione delle informazioni
Quando si è dalla parte del destinatario della comunicazione, alcuni modi per migliorare le proprie capacità comunicative sono di ascoltare effettivamente quello che stanno dicendo, e riconoscere quello che dicono con espressioni facciali e gesti come sorrisi e cenni della testa. Inoltre, potete affermare di aver capito ciò che il collega sta dicendo facendo domande appropriate che riguardano le informazioni che vi hanno comunicato.
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Una comunicazione efficace sul posto di lavoro è vitale per creare e mantenere un ambiente di lavoro positivo. Ci sono stati grandi progressi negli ultimi anni che hanno migliorato la facilità con cui le persone comunicano sul posto di lavoro, tuttavia, con questa facilità arriva una tendenza a trascurare l’importanza della comunicazione efficace faccia a faccia. Di seguito sono riportati i consigli per una comunicazione efficace sul posto di lavoro che aiuterà ad aumentare la produttività e migliorare le relazioni con i colleghi.
1. Comunicare faccia a faccia quando possibile
Le aziende si sono affidate alle e-mail come metodo primario di comunicazione negli ultimi anni. La comunicazione elettronica può avere un effetto dannoso su qualsiasi tipo di relazione, specialmente le relazioni con i colleghi. Quante volte avete inviato un’e-mail a un collega o a un superiore che è stata fraintesa? Anche se avevi buone intenzioni, la comunicazione elettronica è spesso male interpretata. Poiché la maggior parte del significato durante una conversazione viene dai gesti non verbali e dalle espressioni facciali, è più facile decifrare il significato dietro a ciò che una persona dice quando si comunica faccia a faccia. Quando i gesti e i sorrisi sono esclusi dall’equazione, i destinatari possono farsi un’idea sbagliata – specialmente se la persona non è la più articolata. Per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro, prendi il telefono ogni tanto, o fai visita al tuo collega quando hai qualcosa di importante da dire.
2. Fornire informazioni chiare
La comunicazione sul posto di lavoro comporta il passaggio di informazioni da una persona all’altra. Se non si comunica in modo chiaro e accurato, si può causare confusione invece che chiarezza. Pianifica la tua comunicazione per assicurarti di passare le informazioni corrette e la giusta quantità in modo che le persone con cui stai comunicando capiscano quello che stai dicendo. Evita le email scritte di fretta e pianifica sempre quello che vuoi dire prima di parlare per evitare comunicazioni errate.
3. Combina la comunicazione verbale e non verbale
Se vuoi diventare un comunicatore più efficace, devi capire l’importanza della comunicazione non verbale. Fai attenzione che i tuoi messaggi verbali e non verbali siano in accordo. Se stai cercando di trasmettere l’approvazione di qualcosa che il tuo collega ha detto, per esempio, assicurati che i tuoi gesti non verbali completino le tue parole. Un feedback non verbale positivo, come annuire con la testa quando l’altra persona sta parlando, accompagnato da una postura aperta del corpo, aiuta la conversazione a fluire più facilmente.
4. Non limitarti a sentire – ascolta
L’ascolto è un’importante abilità di comunicazione che molte persone non possiedono. La maggior parte dei conflitti è il risultato di un cattivo ascolto. Per condividere informazioni con un’altra persona, bisogna ascoltare ciò che viene comunicato. Se stai pensando alla tua prossima riunione o a pianificare la cena di stasera durante la conversazione, non stai prestando attenzione. Per imparare ad ascoltare bene, parafrasate ciò che è stato detto per mostrare che state ascoltando e per verificare la precisione. Questo ridurrà la probabilità di conflitto e vi aiuterà a diventare un comunicatore più efficace. Un altro modo per imparare ad ascoltare meglio è quello di fingere che ci sarà un quiz alla fine della discussione. Cerca di tenere una lista di controllo mentale di tutti i punti importanti che la persona fa.
5. Fai domande
Fare domande non solo dimostra che stai ascoltando, ma conferma anche che hai capito l’altra persona. Puoi anche usare le domande per raccogliere ulteriori informazioni e aiutarti a capire la conversazione. Assicurati che le tue domande si riferiscano specificamente a ciò che viene detto. Non cambiare argomento facendo domande su un argomento completamente diverso.
6. Gestire i conflitti con diplomazia
Se pensi che qualcuno abbia frainteso qualcosa che hai comunicato, parlane con lui o lei il prima possibile. Così facendo si evitano inutili risentimenti e perdite di produttività. Per evitare che un piccolo malinteso si trasformi in una grande crisi, gestiscilo subito. Quando si gestisce un conflitto, rispondere con una mente aperta e astenersi da attacchi personali. Fate domande e ascoltate attentamente le risposte in modo da capire da dove viene l’altra persona. Questo vi aiuterà a raggiungere una risoluzione accettabile per tutti.
7. Astenersi dai pettegolezzi
Se i vostri colleghi hanno l’abitudine di spettegolare sugli altri in ufficio, semplicemente ascoltate e sorridete, e tornate al lavoro. I pettegolezzi danno alle persone un’impressione negativa di te e possono causare problemi in futuro. Il pettegolezzo ostacola anche una comunicazione efficace sul posto di lavoro perché ha un impatto negativo sulle relazioni con i colleghi. Guadagnerai il rispetto dei tuoi colleghi se ti astieni dal fare pettegolezzi e sarai visto con più credibilità.
8. Evita di essere personale con i tuoi colleghi
Sei consapevole di rivelare troppe informazioni personali alle persone con cui lavori. Cerca di essere amichevole, ma professionale. Se diventi troppo personale con i colleghi, rischierai di essere percepito come meno credibile quando comunichi qualcosa di importante. Anche controllare le proprie emozioni è molto importante. I vostri colleghi non hanno bisogno di assistere alla vostra isteria per una discussione con il vostro partner; comportarsi in questo modo darà loro un’impressione negativa e li indurrà ad evitare di parlare con voi.
9. Evita di discutere di argomenti controversi
Cerca di mantenere neutro l’argomento di conversazione sul posto di lavoro. Evita di discutere di politica o di altri argomenti controversi in ufficio per evitare di offendere qualcuno. Anche se è una grande idea parlare con le persone con cui lavori e conoscerle, è meglio evitare argomenti controversi.
10. Offri un feedback positivo
Se il tuo collega svolge bene un compito, diglielo. Fornire un feedback positivo è un ottimo modo per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro. Aiuta anche le persone a vederti più favorevolmente e incoraggia la comunicazione aperta. Avere un atteggiamento positivo in generale al lavoro aprirà la porta per una comunicazione efficace, spingendo le persone a rispondere più favorevolmente a voi.
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