La conciliación de 2, 3 y 4 vías es un aspecto importante de los pedidos y la recepción asociados al departamento de contabilidad. Es uno de los mejores controles internos que se han introducido dentro de la contabilidad. Aunque lleve tiempo, merece la pena el esfuerzo, porque ayuda a verificar la exactitud de los datos.
¿Qué son las conciliaciones de 2, 3 y 4 vías en contabilidad?
Lo más probable es que, si trabaja en contabilidad, ya esté familiarizado con la idea, pero repasemos el concepto tal y como lo define Oracle:
Concordancia de 2 vías
La concordancia de dos vías verifica que la información de la orden de compra y la factura coincidan dentro de sus tolerancias de la siguiente manera:
- La cantidad facturada es menor o igual que la cantidad pedida
- El precio de la factura es menor o igual que el precio de la orden de compra
Coincidencia de tres vías
La coincidencia de tres vías añade un tercer criterio para verificar que la información de la recepción y la factura coinciden con las tolerancias de cantidad que usted define:
- La cantidad facturada es menor o igual que la cantidad recibida
Coincidencia cuatripartita
La coincidencia cuatripartita añade un cuarto criterio para verificar que los documentos de recepción y la información de la factura coinciden con las tolerancias de cantidad que defina:
- La cantidad facturada es menor o igual que la cantidad aceptada
¿Por qué es importante la coincidencia de 2 vías, 3 vías y 4 vías?
Para los no profesionales de la contabilidad esto puede parecer complicado, pero en realidad lo que está haciendo es asegurarse de que sólo se le está facturando por la cantidad pedida y el precio cotizado, y luego confirmar que, de hecho, recibió la cantidad acordada.
La concesión de «menos que o igual a» significa que un proveedor que envía más de la cantidad acordada por el mismo precio, o que cobra menos por la cantidad acordada es aceptable. Sólo se lanza una bandera si el proveedor envía menos o carga más de las cantidades acordadas.
Esto pone la responsabilidad del error a favor del cliente en el proveedor, y existe en la fabricación basada en la entrega mucho más de lo que uno podría suponer.
¿Cómo se realiza la correspondencia de 2, 3 y 4 vías?
Entonces, ¿cómo rastrea un departamento de contabilidad las piezas necesarias de este rompecabezas para garantizar que se produzca la correspondencia?
Tradicionalmente, la orden de compra se rellenaba en papel y se entregaba a contabilidad. A continuación, el proveedor facturaba a la empresa y, en algún momento, el producto se enviaba. Al recibirlo, un empleado de recepción verificará (con suerte) la cantidad del producto recibido, y entregará el albarán de embalaje/recepción al departamento de contabilidad.
Entonces corresponde al departamento de contabilidad y al de recepción cotejar la orden de compra, la factura, el albarán de embalaje y cualquier otro documento relacionado para asegurarse de que no están pagando de más, y de que se han entregado todos los materiales necesarios.
Los problemas de comunicación provocan retrasos en la contabilidad…
Estos dos departamentos no suelen ser los más sincronizados de una empresa, lo que permite que se produzcan errores y retrasos en función de la prioridad del trabajo a realizar, y muchas veces el desconocimiento de en qué punto del proceso puede estar un determinado documento.
¿Qué es la automatización de la contabilidad?
Cuando una organización emplea la automatización de la contabilidad, va más allá de palabras de moda como «contabilidad ajustada» y «contabilidad en la nube», a algo aún más poderoso: la contabilidad automatizada. De repente, los contables no tienen que realizar cotejos a tres bandas o introducir datos manualmente. La mayor parte del proceso de cuentas por pagar está automatizado. Solo tienen que intervenir cuando hay excepciones o cuando se requiere un pensamiento de nivel superior.
…Pero la automatización de la contabilidad puede ayudar
Con la automatización del flujo de trabajo y de los procesos, los equipos de contabilidad obtienen las herramientas para automatizar una gran cantidad de este proceso y la visibilidad de dónde se encuentra el trabajo en cualquier etapa del flujo.
Cuando los documentos se almacenan digitalmente (ya sea mediante el uso de formularios electrónicos para sustituir la solicitud inicial, o mediante el escaneo inmediato de los comprobantes de recepción), se vuelven más seguros y se liberan de los problemas de los infames «montones» de organización que existen en los escritorios de la mayoría de las empresas.
La correspondencia de 2, 3 y 4 vías se hace más fácil con la automatización de la contabilidad
Una vez en el sistema, el enrutamiento preestablecido puede tener lugar para las aprobaciones, la correspondencia y la verificación. Con una solución de software sólida, esto incluirá notificaciones para mantener a las partes implicadas informadas de que hay trabajo por hacer o de que un documento en particular requiere atención.
No más esperas, no más trabajo extraviado y no más discusiones con palabras fuertes que colocan la culpa entre los departamentos cuando alguna parte de la conciliación va mal.
¿Suena mejor que lo que está haciendo ahora? Hable con uno de nuestros expertos en procesos hoy mismo para una consulta gratuita, y háganos saber lo que ocurre en su departamento de contabilidad: es posible que podamos ayudarle.