La comunicación en el lugar de trabajo ha progresado dinámicamente con los recientes cambios en la tecnología, lo que ha llevado a nuevos estándares de contacto con las personas con las que se trabaja. Como resultado, hay un puñado de formas de mejorar tus habilidades de comunicación que pertenecen a tu vida profesional.
Contenido de calidad
El contenido de los mensajes que intentas transmitir es el punto de partida de una comunicación efectiva. Es imprescindible asegurarse de que lo que estás comunicando es claro, y que la información es precisa. Tanto si envía un correo electrónico masivo a todos sus empleados como si simplemente mantiene una conversación informal junto a la fuente de agua, es importante saber qué tipo de información debe comunicar para tener éxito en este ámbito. En el caso de las conversaciones informales, evite los temas controvertidos y los asuntos demasiado personales, ya que la discusión de asuntos que suscitan emociones o los cotilleos pueden a veces llevar a la pérdida de credibilidad profesional.
Métodos modernos
Más allá del contenido de la información que presente, es esencial centrarse en qué métodos está utilizando para comunicar. En algunos casos, tendrás que centrarte en tu lenguaje corporal y en los medios de interacción cuando seas el comunicador. Otras veces, es más vital concentrar su atención en cómo responde cuando los compañeros de trabajo se comunican con usted.
Comunicación no verbal
La comunicación no verbal puede ser cualquier cosa, desde el lenguaje corporal hasta el tono de voz. En el caso de la comunicación no verbal, debes mostrarte seguro de ti mismo cuando hagas presentaciones o te reúnas con tus superiores. Por ejemplo, una buena postura y mantener el contacto visual son excelentes rasgos que transmiten confianza. Además de esto, también debe mantener un tono de voz moderado, teniendo cuidado de no aburrir a su oyente con un discurso monótono.
Canales de comunicación
Un canal de comunicación es un medio por el que se articula el mensaje que se quiere comunicar. Entre ellos se encuentran los mensajes electrónicos, los mensajes escritos y el contacto cara a cara. Siempre que sea posible, es mejor utilizar el contacto cara a cara con sus compañeros de trabajo, ya que esto genera confianza y deja menos margen de error con respecto a cómo se recibirá su mensaje. Por otra parte, la comunicación con un gran número de personas sobre temas simples puede ser un gran uso para el correo electrónico, ya que es más eficiente que reunirse con cada empleado individualmente.
Recepción de información
Cuando usted está en el extremo receptor de la comunicación, algunas formas de mejorar sus habilidades de comunicación son realmente escuchar lo que están diciendo, y reconocer lo que dicen con expresiones faciales y gestos como sonrisas y asentimientos de cabeza. Además, puedes afirmar que entiendes lo que el compañero de trabajo está diciendo haciendo preguntas apropiadas que se relacionen con la información que te comunicaron.
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La comunicación efectiva en el lugar de trabajo es vital para crear y mantener un ambiente de trabajo positivo. Durante los últimos años se han producido importantes avances que han mejorado la facilidad con la que las personas se comunican en el lugar de trabajo, sin embargo, con esta facilidad viene la tendencia a descuidar la importancia de la comunicación efectiva cara a cara. A continuación se ofrecen consejos para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo que ayudarán a aumentar la productividad y a mejorar las relaciones con los compañeros de trabajo.
1. Comuníquese cara a cara siempre que sea posible
Las empresas han confiado en el correo electrónico como método principal de comunicación durante los últimos años. La comunicación electrónica puede tener un efecto perjudicial en cualquier tipo de relación, especialmente en las relaciones con los compañeros de trabajo. ¿Cuántas veces has enviado un correo electrónico a un compañero de trabajo o a un superior que se ha malinterpretado? Incluso si tienes buenas intenciones, la comunicación electrónica suele ser malinterpretada. Dado que la mayor parte del significado durante una conversación proviene de los gestos no verbales y las expresiones faciales, es más fácil descifrar el significado de lo que dice una persona cuando se comunica cara a cara. Cuando los gestos y las sonrisas quedan fuera de la ecuación, los receptores pueden hacerse una idea equivocada, sobre todo si la persona no es la más expresiva. Para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, descuelgue el teléfono de vez en cuando o visite a su compañero de trabajo cuando tenga algo importante que decir.
2. Proporcionar información clara
La comunicación en el lugar de trabajo implica pasar información de una persona a otra. Si no se comunica con claridad y precisión, puede causar confusión en lugar de claridad. Planifique su comunicación para asegurarse de que transmite la información correcta y en la cantidad adecuada para que sus interlocutores entiendan lo que está diciendo. Evita los correos electrónicos escritos con prisas y planifica siempre lo que quieres decir antes de hablar para evitar la falta de comunicación.
3. Combina la comunicación verbal y la no verbal
Si quieres convertirte en un comunicador más eficaz, debes comprender la importancia de la comunicación no verbal. Ten en cuenta que tus mensajes verbales y no verbales estén de acuerdo. Si, por ejemplo, quiere transmitir su aprobación a algo que ha dicho su compañero de trabajo, asegúrese de que sus gestos no verbales complementan sus palabras. Los comentarios no verbales positivos, como asentir con la cabeza cuando la otra persona está hablando, acompañados de una postura corporal abierta, ayudan a que la conversación fluya con más facilidad.
4. No se limite a oír – escuche
Escuchar es una importante habilidad de comunicación que muchas personas no poseen. La mayoría de los conflictos son el resultado de una mala escucha. Para compartir información con otra persona, hay que escuchar lo que se comunica. Si durante la conversación estás pensando en tu próxima reunión o planeando la cena de esta noche, no estás prestando atención. Para aprender a escuchar bien, parafrasea lo que se ha dicho para demostrar que estás escuchando y para verificar la exactitud. Esto reducirá la probabilidad de conflictos y te ayudará a ser un comunicador más eficaz. Otra forma de aprender a escuchar mejor es fingir que va a haber un examen al final de la discusión. Intenta llevar una lista mental de todos los puntos importantes que la persona hace.
5. Haz preguntas
Hacer preguntas no sólo demuestra que estabas escuchando, sino que también confirma que has entendido a la otra persona. También puede utilizar las preguntas para obtener información adicional y ayudarle a entender la conversación. Asegúrese de que sus preguntas están relacionadas específicamente con lo que se está diciendo. No cambie de tema haciendo una pregunta sobre un tema totalmente diferente.
6. Maneje los conflictos con diplomacia
Si cree que alguien ha entendido mal algo que le ha comunicado, hable con él o ella al respecto lo antes posible. Hacerlo puede evitar resentimientos innecesarios y pérdidas de productividad. Para evitar que un pequeño malentendido se convierta en una crisis mayor, manéjalo de inmediato. Cuando maneje un conflicto, responda con una mente abierta y absténgase de ataques personales. Haz preguntas y escucha atentamente las respuestas para poder entender de dónde viene la otra persona. Hacerlo le ayudará a alcanzar una resolución que sea aceptable para todos.
7. Absténgase de los cotilleos
Si sus compañeros de trabajo tienen la costumbre de cotillear sobre otros en la oficina, simplemente escuche y sonría, y vuelva al trabajo. Los cotilleos dan a la gente una impresión negativa de ti y pueden causar problemas en el futuro. Los cotilleos también obstaculizan la comunicación eficaz en el lugar de trabajo porque tienen un impacto negativo en las relaciones con los compañeros. Se ganará el respeto de sus compañeros si se abstiene de participar en cotilleos y le verán con más credibilidad.
8. Evite ser personal con sus compañeros de trabajo
Sea consciente de no revelar demasiada información personal a las personas con las que trabaja. Procure ser amable, pero profesional. Si te vuelves demasiado personal con tus compañeros de trabajo, te arriesgas a que te perciban como menos creíble a la hora de comunicar algo importante. Controlar tus emociones también es muy importante. Tus compañeros de trabajo no necesitan presenciar tu histeria por una discusión con tu pareja; comportarte así les dará una impresión negativa y hará que eviten hablar contigo.
9. Evita hablar de temas controvertidos
Intenta que el tema de conversación en el trabajo sea neutral. Absténgase de hablar de política u otros temas controvertidos en la oficina para evitar ofender a nadie. Aunque es una gran idea hablar con las personas con las que trabajas y conocerlas, es mejor evitar los temas controvertidos.
10. Ofrece un feedback positivo
Si tu compañero de trabajo realiza bien una tarea, díselo. Ofrecer un feedback positivo es una gran manera de mejorar la comunicación en el lugar de trabajo. También ayuda a que la gente te vea más favorablemente y fomenta la comunicación abierta. Tener una actitud positiva en general en el trabajo abrirá la puerta a la comunicación efectiva impulsando a la gente a responder más favorablemente a usted.
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