Al desarrollar políticas y procedimientos para su propia empresa, puede ser muy beneficioso revisar primero ejemplos de este tipo de documentos. Por supuesto, su versión final debe reflejar las prácticas reales de su empresa, pero puede ser útil comenzar con un documento preexistente para inspirarse en lugar de comenzar desde una pantalla en blanco. Antes de implantar una nueva política, haga que el asesor jurídico de su empresa la revise para comprobar que cumple con las leyes federales, estatales y locales aplicables. Los ejemplos proporcionados aquí son sólo para fines informativos y no constituyen asesoramiento jurídico.
Ejemplo de política de asistencia
La política de asistencia de una empresa debe definir los términos clave, especificar los procedimientos para informar de las ausencias y detallar las consecuencias aplicables.
Ejemplo de procedimientos de nómina
El propósito de este tipo de política es definir el período de pago de la empresa, especificar las fechas de pago y proporcionar detalles sobre los impuestos de nómina y cómo los empleados deben informar de su tiempo. También es aconsejable incluir cómo se manejan los embargos e informar a los empleados de su obligación de mantener su dirección actualizada a efectos fiscales.
Ejemplo de política de uso de tarjetas de crédito
Si emite tarjetas de crédito de la empresa a los empleados, es imperativo que firmen una política que describa las directrices de uso.
Política de código de vestimenta
Es una buena idea proporcionar una política escrita que especifique las expectativas de la ropa de trabajo. El ejemplo de política que se proporciona aquí describe un enfoque informal de negocios, aunque puede ajustarse para satisfacer las necesidades de cualquier lugar de trabajo.
Políticas de tiempo libre
Si su empresa ofrece tiempo libre remunerado (PTO) o una combinación de licencia por enfermedad y vacaciones, es importante delinear claramente los procedimientos de uso. Además, si su empresa es un empleador cubierto por la Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA), también debe tener (y seguir) una política escrita de FMLA.
- Tiempo Libre Pagado: Este ejemplo de política proporciona una descripción clara de cómo se gana y se acumula el tiempo libre, la cantidad máxima de tiempo libre que se puede acumular, cómo se paga cuando alguien deja la empresa y cómo programar el tiempo libre.
- Licencia por enfermedad: Esta política explica claramente cómo los empleados ganan la licencia por enfermedad y las condiciones en las que se puede tomar. También transmite detalles sobre cómo los empleados que necesitan tomar una licencia por enfermedad deben notificar al empleador y qué tipos de documentación deben ser proporcionados.
- Vacaciones: Este documento es un ejemplo de política de empresa específica para las vacaciones. Proporciona detalles sobre la elegibilidad y la acumulación, así como los procedimientos para solicitar la aprobación para utilizar el tiempo libre acumulado bajo la política.
- FMLA: esta política de la FMLA incluye información relacionada con la elegibilidad de la FMLA, los eventos calificados, la certificación y más. Sus procedimientos de certificación deben requerir el uso de los formularios oficiales de la FMLA disponibles a través del Departamento de Trabajo (DOL).
Políticas de seguridad en el lugar de trabajo
La seguridad es importante en todos los entornos de trabajo, aunque los requisitos de las políticas varían mucho en función de la naturaleza y el nivel de riesgo asociado al tipo de trabajo realizado.
- Seguridad en la construcción: Este ejemplo está escrito para abordar las necesidades de seguridad específicas de las obras de construcción.
- Seguridad en la atención sanitaria: Revise las políticas de seguridad reales utilizadas por Johns Hopkins Medicine para tener una idea de lo que debe incluirse en la documentación de una organización sanitaria.
- Seguridad en la oficina: Aunque los entornos de oficina no son los requisitos de trabajo más peligrosos, siguen existiendo riesgos. Esta muestra aborda las preocupaciones de seguridad comunes para este tipo de lugar de trabajo.
- Salud & Seguridad: Los ejemplos proporcionados por la Asociación de Seguridad y Salud en las Infraestructuras (IHSA) cubren una amplia gama de entornos de trabajo.
- Seguridad de la flota de vehículos & Uso: Proporcionada por una compañía de seguros, esta amplia póliza regula el uso de los vehículos propiedad de la empresa.
Políticas de drogas &
Es importante tener una política que explique la postura de su empresa sobre el abuso de sustancias y delinee cualquier procedimiento de pruebas de drogas y alcohol. Su proveedor de seguros de compensación de trabajadores probablemente tiene una política estándar de drogas y alcohol que recomiendan o requieren. Si no es así, puede encontrar que una de estas es apropiada.
- Abuso de sustancias: Esta política detalla los procedimientos para las pruebas de drogas y alcohol previas al empleo, basadas en causas y aleatorias, junto con las prohibiciones, los procedimientos y las consecuencias de las violaciones de la política.
- Lugar de trabajo libre de drogas: Este ejemplo va un poco más allá, incorporando cuestiones como el comportamiento fuera de servicio que puede afectar a la reputación de la empresa y el uso de medicamentos recetados no prescritos al individuo.
- Procedimientos previos a la contratación: Este documento detalla todos los aspectos del proceso de preempleo, como la forma en que se aceptan las solicitudes; qué información deben proporcionar los posibles empleados; cómo se llevan a cabo las entrevistas, las comprobaciones de antecedentes, las pruebas de drogas y otros exámenes de preempleo; y cómo se hacen las ofertas de empleo.
- Contratación & Selección: Aquí encontrará los procedimientos para saber qué hacer una vez que se ha identificado la necesidad de contratar más empleados, como publicar los puestos de trabajo (internos/externos), revisar los currículos o solicitudes, entrevistar, seleccionar a los candidatos y ofrecer los puestos.
- Política de contratación externa: El procedimiento de contratación de candidatos externos no es el mismo que el de las promociones internas. Este ejemplo de política detalla un enfoque para gestionar este enfoque de contratación de forma estructurada.
- Directrices para las entrevistas: Esta descripción general para que los gerentes de contratación la utilicen al realizar entrevistas cubre todos los aspectos del proceso de entrevistas, desde la reducción de los candidatos en función de las tareas y prioridades del trabajo hasta la planificación y realización real de las entrevistas.
- Nuevas contrataciones: Este ejemplo de política detalla paso a paso lo que RH y los gerentes deben hacer en la preparación para la incorporación de un nuevo empleado, así como los pasos a seguir durante su período inicial de empleo.
- Orientación de los empleados: Esta visión general describe el calendario y las responsabilidades de la orientación de los empleados. Considere la posibilidad de adaptar este ejemplo de orientación de empleados y la lista de comprobación de nuevas contrataciones como procedimientos específicos.
- Procedimientos de tutoría para nuevos empleados: Si su empresa tiene un programa formal de tutoría para los nuevos miembros del equipo, puede ser beneficioso reunir un documento de procedimientos formales que describa las expectativas y las directrices. Revise este ejemplo de colegio comunitario para empezar.
- Uso de ordenadores: Proporcionada por la Association of Corporate Counsel, esta política de uso de ordenadores puede ser beneficiosa si se busca una política bastante sencilla que resuma las normas básicas.
- Uso de Internet, correo electrónico y ordenadores: si desea revisar una política tecnológica más compleja, este documento de la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas es un buen ejemplo.
- Medios sociales: En el mundo empresarial moderno, es necesario tener una política de medios sociales. Cualquier política que adopte debe cumplir con las directrices de la Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB).
- Teléfonos móviles: Este ejemplo de política de teléfonos móviles/smartphones ofrece orientación sobre el uso de teléfonos móviles personales en el lugar de trabajo, así como para los dispositivos móviles propiedad de la empresa.
- Telecomunicaciones: Algunas empresas establecen una política de telecomunicaciones separada de otras políticas basadas en la tecnología. Si eso es algo en lo que su organización está interesada, considere revisar esta política utilizada por una universidad en California.
Nota: Esta es un área que está cambiando rápidamente en cuanto a los requisitos reglamentarios. Debe estar al tanto de la norma de la OSHA aprobada en 2016 que limita los derechos de los empleadores a exigir pruebas de drogas transversales y posteriores a un accidente. También es importante ser consciente de que hay estados en los que los empleadores no pueden hacer cumplir las políticas de drogas para los empleados que tienen condiciones médicas.
Políticas de personal & Procedimientos
Es importante para cualquier empresa tener políticas y procedimientos específicos que rigen el proceso de selección de empleados. Esto ayuda a garantizar que los candidatos reciban un trato justo y que la empresa se queje de los requisitos de igualdad de oportunidades de empleo (EEO).
Políticas y procedimientos para nuevas contrataciones
Es aconsejable tener un proceso estructurado para las distintas fases del proceso de nuevas contrataciones.
Políticas de equipos tecnológicos
Una política bien escrita describe las reglas específicas a seguir y quién tiene que seguirlas. En la mayoría de los casos, todos los empleados tienen que seguir las políticas y procedimientos escritos. Algunas políticas se aplican sólo a los empleados directivos o asalariados.
Beneficios clave de las políticas escritas
La implementación de políticas escritas tiene varios beneficios para los empleadores. Una de las principales ventajas es que se evita la incoherencia. Una política escrita da a los gerentes y supervisores instrucciones claras sobre el manejo de situaciones de trabajo específicas. Si un empleado llega tarde de forma crónica, la política detalla las consecuencias.
Por supuesto, tener políticas y procedimientos escritos es sólo el principio: los supervisores tienen que seguirlos y hacerlos cumplir de forma coherente. Cuando los gerentes siguen la política escrita, puede evitar que un gerente despida a un empleado tardío y que otro gerente sólo lo amoneste, lo que podría crear un ambiente injusto o discriminatorio.
Poner sus políticas por escrito permite que los empleados sepan exactamente lo que tienen que hacer para permanecer en buen estado. Una de las mejores formas de utilizar un manual de políticas es hacer que los nuevos empleados firmen una declaración en la que confirmen que han leído y se comprometen a cumplir las políticas del manual. Si alguien incumple una de las políticas, usted tiene la prueba de que el empleado infractor conocía las normas de antemano y debe responder por sus acciones.
La importancia de la revisión legal
No utilice nunca ejemplos de políticas y procedimientos que encuentre en Internet tal cual, ya que cualquier política que adopte debe reflejar las prácticas reales de su empresa. También deben cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables, y puede haber diferencias significativas en los requisitos de cumplimiento estatales y locales. Siempre debe consultar con un abogado licenciado con experiencia específica en derecho laboral antes de finalizar las políticas y los procedimientos, ya sean documentos individuales o combinados para formar un manual de empleados o un manual de procedimientos.