El problema
Un programa de hoja de cálculo es una herramienta estupenda para mantener y calcular pequeños conjuntos de información. Microsoft Excel es fácil de entender, crea nombres de columnas, introduce tus datos, crea fórmulas y ya está. Puedes ordenar, filtrar y dar formato a los datos de forma rápida y sencilla. Pero las hojas de cálculo no son ideales para manejar cientos de registros en los que necesitas tener «una versión de la verdad» para algo como un cliente, un contacto o la «cosa» principal que necesitas rastrear. Es muy fácil introducir errores en una hoja de cálculo, lo que hace que el análisis, la suma y la elaboración de informes sean muy difíciles. La imagen siguiente ofrece un ejemplo rápido de varios retos clave a los que se enfrentan las hojas de cálculo.
La solución: Almacenar la información relacionada, eliminar la duplicación
- Menos errores e incoherencias. Mantener una versión de la verdad para las cosas que necesita rastrear minimiza el potencial de duplicación, errores y valores inconsistentes. En el ejemplo de Excel anterior, los nombres de los clientes, los números de teléfono de contacto y los nombres de los productos están mal escritos, transpuestos y abreviados de diferentes formas. Imagine que intenta crear un informe o un gráfico en Excel que muestre una imagen precisa de sus ventas u otros indicadores clave de rendimiento.
- Mayor productividad. Usted y otras personas que trabajan en su base de datos sólo necesitan cambiar un único registro y todas las demás cosas relacionadas en su base de datos «verán» automáticamente el cambio. En nuestro ejemplo de Excel, tendría que cambiar cada ocurrencia del nombre de un cliente. La función de buscar y reemplazar no necesariamente detectaría que el nombre de un cliente se escribe de seis maneras diferentes. En una base de datos, sólo hay que cambiar un registro de cliente. Todos los demás registros (pedidos, contactos, etc) que se relacionan con ese registro de cliente nunca tendrán que cambiar porque están unidos al cliente.
- Seguridad y control. Las bases de datos proporcionan una ubicación central para almacenar, asegurar y controlar sus datos. Microsoft Access incluye la capacidad de cifrar y proteger con contraseña los archivos de la base de datos. Y con los usuarios que dependen de una base de datos en lugar de hojas de cálculo de Excel separadas, puede tener un mayor control sobre el acceso a la información.
- Mejores decisiones y conocimientos. Tal vez lo más importante es que una única fuente de verdad en un formato estandarizado significa que puede obtener una mejor visión y tomar mejores decisiones mediante la presentación de informes y el análisis de sus datos en una base de datos. Los usuarios están familiarizados con los gráficos de Excel, y las bases de datos como Microsoft Access pueden proporcionar capacidades similares, al tiempo que van más allá de Excel con tendencias históricas más potentes, agregación y filtrado de consultas.
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¿Cómo funciona una base de datos de Microsoft Access?
Microsoft Access funciona de la misma manera que cualquier base de datos, almacenando información relacionada entre sí, y permitiéndole crear conexiones (comúnmente llamadas relaciones) entre diferentes cosas. Las relaciones entre dos cosas diferentes en MSAccess pueden ser muy simples (como un contacto en un cliente y el propio cliente) o complejas. En el ejemplo siguiente, los cuadros azules representan las principales cosas que estamos siguiendo en nuestras tablas de la base de datos de MS Access, y los informes de la derecha muestran cómo se puede unir la información relacionada para el análisis y la presentación de informes.
Los datos se almacenan en tablas de Microsoft Access (piense en ellas como mini hojas de cálculo que almacenan un solo tipo de cosa). Una tabla puede tener muchos campos (piense en ellos como columnas en su hoja de cálculo). Cada campo de una tabla se puede configurar para permitir o impedir que los usuarios introduzcan cierta información (por ejemplo, podría decir que un campo sólo acepta fechas, otro sólo puede permitir que un usuario introduzca un valor numérico, mientras que otro les permite introducir lo que quieran).
Una vez que tenga sus tablas, campos y relaciones de MS Access configuradas, puede crear formularios de entrada de datos que utilicen esas tablas para almacenar su información y posteriormente crear informes con los datos. Los formularios de Microsoft Access son increíblemente fáciles (y divertidos) de diseñar con una herramienta de diseño de formularios wysiwyg. Y puedes utilizar los formularios de MS Access para simplificar la entrada de datos a los usuarios agrupando los campos relacionados y ocultando los campos que no necesitan introducir. El asistente de botones de comandos de Microsoft Access le ayuda incluso a crear botones sencillos para sus formularios sin necesidad de saber cómo crear macros y Visual Basic.